18.12.2018

Überzeugend formulieren: Streichen Sie unnötige Adjektive in Ihren Briefen

Fast jeder Geschäftsbrief enthält Sie: Unnötige Adjektive, die Platz kosten. Bringen Sie Ihre Aussagen lieber auf den Punkt. Formulieren Sie knackig und kurz. Ihr Empfänger wird es Ihnen danken – denn es gibt für ihn mehr Informationen in weniger Zeit.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Überzeugend formulieren

Adjektive in Hülle und Fülle in jedem Geschäftsbrief

Wer das Wort Adjektiv liest, vor dessen geistigem Auge entstehen Begriffe wie „schön, reizend, klug, einfallsreich, treu, verlässlich“ – also alles Wörter, die eine Eigenschaft einer Person, eines Unternehmens oder auch eines Produktes beschreiben. Allerdings gibt es auch weitere Varianten der Adjektive: Die Partizipien. Partizipien werden von einem Verb abgeleitet.

 

VerbPartizip IPartizip II
treffentreffendgetroffen
mitteilenmitteilendmitgeteilt
beifügenbeifügendbeigefügt
gewinnengewinnendgewonnen

In Geschäftsbriefen finden solche Varianten des Partizips eine rege Verwendung und verlängern jeden Brief unnötig – beispielsweise:

  • Ihr erteilter Auftrag
  • der uns vorliegende Brief
  • die durchgeführte Analyse
  • der entstandene Verlust
  • die von Ihnen getroffene Entscheidung
  • die beigefügten Unterlagen

Doch solche Formulierungen kosten nicht allein Platz in Ihrem Brief, sie klingen auch veraltet, gestelzt und langatmig. Das Lesen eines solchen Geschäftsbriefes bereitet kaum Freude, sondern ermüdet und langweilt.

Den Empfänger das Lesen erleichtern

Ihr Geschäftsbrief steht im Wettbewerb. Jeder Werbebrief, jede Nachricht, jedes Protokoll, jede E-Mail, jede Anzeige oder jeder Social-Media-Post buhlt um die Aufmerksamkeit Ihres Kunden oder Geschäftspartners – also des Empfängers Ihres Briefes. Und diesem Wettbewerb müssen Sie sich stellen.

Bedenken Sie bei dieser Herausforderung stets: Viel Zeit zum Lesen hat Ihr Kunde nicht. Er will nur eins: Den Inhalt des Briefes schnell und mühelos erfassen. Deshalb streichen Sie langatmige und verflochtene Satzfragmente wie es das Partizip-Adjektiv ist.

 

Formulierungen mit PartizipFormulierungen ohne Partizip
Ihr erteilter AuftragIhr Auftrag
der uns vorliegende BriefIhr Brief
die durchgeführte AnalyseDie Analyse
der entstandene VerlustDer Verlust
die von Ihnen getroffene EntscheidungIhre Entscheidung
die beigefügten UnterlagenDie Unterlagen

Kurz, knackig und stichhaltig formulieren: 3 Schritte für Geschäftsbriefe ohne Partizipien

Eins vorweg: Es ist eine Umstellung. Der jahrelange Gebrauch von Partizip-Adjektiven in der Geschäftskorrespondenz ist tief im Geiste verankert. Satzfragmente wie „die entstandenen Kosten“ sind so vertraut, dass diese ohne lange Überlegung in den Brief eingebaut werden. Im ersten Moment scheint dann bei neuen Formulierungen etwas zu fehlen (na, gut, tut es auch: das Partizip-Adjektiv!). Geben Sie sich deshalb Zeit. Nutzen Sie die folgenden Schritte, um sich nachhaltig zu desensibilisieren – und zukünftig knapp und bündig zu formulieren. 

Schritt 1: Die Fülle der Partizip-Adjektive wahrnehmen

Durchforsten Sie Ihre abgespeicherten Geschäftsbriefe nach unnötigen Partizip-Adjektiven. Falls Sie unsicher sind, wie Sie diese aufspüren können, fokussieren Sie alle Substantive wie Bericht, Brief, Analyse, Leistungen im jeweiligen Brief. Denn Partizip-Adjektive treten in der Geschäftskorrespondenz stets in Kombination mit Substantiven aus:

  • der vorliegende Bericht
  • der eingegangene Brief
  • die erstellte Analyse
  • die erbrachten Leistungen

Machen Sie jedes für sich kenntlich. Markieren Sie es mit der Funktion „Fett“. 

Schritt 2: Die Klarheit entdecken

Wagen Sie es. Löschen Sie die markierten Satzfragmente. Keine Angst, Ihr Geschäftsbrief ist abgespeichert. Es geht nichts verloren. Falls Sie ganz sicher sein wollen, erstellen Sie sich zuerst eine Kopie, in der Sie nun „üben“ können, ohne Partizip-Adjektive auszukommen.

Lassen Sie den Brief spontan auf sich wirken. Spüren Sie den Aussagen und Informationen in dem Geschäftsbrief nach. Fragen Sie sich:

  • Benötigt die Aussage weiterhin das Partizip-Adjektiv? Falls ja, warum?
  • Ist es wirklich nötig zu betonen, dass es sich beispielsweise um „den zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrag“ handelt? Um welchen Vertrag denn sonst?
  • Ist die Aussage durch die Streichung präziser geworden?
  • Erleichtert es das Lesen und Verstehen des Briefes?
  • Können Informationen dadurch besser aufgenommen werden?

Speichern Sie den überarbeiteten Brief ab und schliessen Sie ihn für einige Tage.

Schritt 3: Briefe überarbeiten

Öffnen Sie nach einigen Tagen erneut die jeweiligen Geschäftsbriefe. Durch den zeitlichen Abstand lassen sich jetzt die Änderungen neu bewerten. Der erste Eindruck nach der Bearbeitung – vielleicht ein leichter Widerstand – ist verflogen. Der Brief kann ohne den Eindruck der fehlenden Partizip-Adjektive gelesen werden.

Prüfen Sie:

  • Hat sich die Aussage verbessert?
  • Kann die Kernaussage des Briefes schnell erfasst werden?
  • Wollen Sie einzelne Satzpassagen optimieren, d.h. wie können Sie diese noch präziser und knackiger formulieren? Vielleicht mehr Verben statt Substantive verwenden?
  • Wird beim Lesen deutlich, was Sie (bzw. das Unternehmen) getan haben und was der Leser tun soll?

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