50 bis 70% empfinden Meetings als Zeitverschwendung
Leider mögen viele denken fünf bis zwölf Stunden pro Woche in Meetings zu verbringen, ist keine Seltenheit. Das ist kostbare Zeit, die nach Meinung vieler Mitarbeiter verschwendet wird: 50 bis 70 Prozent vertreten diese Meinung. Studie über Studie – beispielsweise Industry Week, 3M, Microsoft Office Personal Productivity Challenge oder Workplace Survey – bestätigen diese Frustration.
Den schlechten Ruf der Meetings wiedergutmachen
Eigentlich haben Meetings ein konkretes Ziel: Die Verbesserung und Unterstützung der Produktivität, Effizienz, Zusammenarbeit, Teamarbeit und Kommunikation. Ein Ziel, das viel zu selten erreicht wird und somit den schlechten Ruf der Besprechungen zu festigen scheint – nämlich unproduktiv und überflüssig zu sein.
Fokussieren Sie auf das «Wie» der Zielerreichung
- Wie wird im Meeting miteinander geredet?
- Wie wird die Kommunikation gestaltet und moderiert?
- Wie gelang es bisher, so zu kommunizieren, dass Zeit verschwendet wurde?
- Was sind typische Kriterien für eine mangelnde Gesprächsdisziplin – beispielsweise Killerphrasen, Gedankenspringen, nicht ausreden lassen?
- Und wie kann hier eine Änderung erzielt werden?
Die Antwort lautet: Durch eine Strukturierung der Kommunikation im Meeting. Statt chaotischem Durcheinander der Gedanken, das Thema des Meetings konkret unter verschiedenen Gesichtspunkten zu betrachten und zu diskutieren.
Methode «Die 6 denkenden Hüte» als Kommunikationsinstrument
Im Jahre 1986 hat der Kreativitätsforscher Edward de Bono seine «Denkhüte» entwickelt. Obwohl es sich um eine seiner vielen Kreativitätstechniken handelt, wird diese Methode längst in vielen Unternehmen als Kommunikationsinstrument eingesetzt. Denn der Einsatz der «Denkhüte» ist zeiteffizient und dabei äusserst produktiv. Schliesslich stehen die sechs Hüte für sechs Themen.
| Die 6 Hüte | Die 6 Themen | Das geforderte Denken |
|---|---|---|
| Der weisse Hut | Sammlung von Daten, Fakten, Informationen | Analytisches Denken |
| Der rote Hut | Fokussieren von Gefühlen, und der Intuition. | Emotionales Denken |
| Der schwarze Hut | Risikobetrachtung, Einwände, Schwarzmalerei | Kritisches Denken |
| Der gelbe Hut | Vision, Best-Case-Szenario, positive Sichtweise | Optimistisches Denken |
| Der grüne Hut | Assoziationen, neue Ideen und Alternativen | Kreatives Denken |
| Der blaue Hut | Überblick über die Umsetzung, Prozesse und Methoden | Ordnendes Denken |
Effizient kommunizieren: Die «6-Denkhüte» im Einsatz
Praktisch angewandt, haben die Teilnehmer des Meetings jeweils denselben gleichfarbigen Hut auf. Mit dieser einfachen Geste ziehen «plötzlich» alle an einem mentalen Strang, weil sich wirklich nur auf die Perspektive konzentriert wird, für die der einzelne Denkhut steht. Dank solch gedanklicher Disziplin wird die Effizienz der Kommunikation erhöht und letztendlich auch Zeit gespart. Der Maschinenbaukonzern ABB, der üblicherweise zur Besprechung komplexer Probleme 20 Tage benötigte, reduzierte mit Hilfe der Denkhüte die Besprechungsdauer auf ein Zehntel der Zeit, also auf zwei Tage.
Ein motivierendes Ergebnis. Und ein Ergebnis, dem mühelos nachgeeifert werden kann. Denn die Methode «Die 6 denkenden Hüte» lassen sich schnell erläutern und anwenden. Allerdings darf der Moderator auch bei dieser Methode einige Tricks für die Gesprächsführung beachten.
Trick 1: Strukturiert einsetzen – und dennoch flexibel bleiben
Eine «korrekte» Reihenfolge bei den Denkhüten gibt es nicht. Als Moderator dürfen Sie wählen, d.h. abhängig von dem Problem oder der Thematik, die diskutiert werden soll, entscheiden Sie,
- mit welchem Denkhut Sie beginnen möchten.
- welcher Denkhut zu welchem Zeitpunkt der Diskussion sinnvoll ist.
- ob alle Denkhüte aufgesetzt werden müssen.
- mit welchem Denkhut geendet wird.
Trick 2: Mit Fragen den Fokus des Denkhutes lenken
Aktivieren Sie den mentalen Prozess. Stellen Sie Fragen – passend zu dem jeweiligen Denkhut. Erleichtern Sie es so den Teilnehmer, sich auf die gewünschte Perspektive zu konzentrieren. Lenken Sie gezielt die Diskussion.
Tipp: Viele Beispielfragen für die einzelnen Denkhüte finden Sie im Tool «Fragen für die 6 denkenden Hüte».
Trick 3: Korrigierend eingreifen
Sensibilisieren Sie sich für «Abweichler». Alte Kommunikations-Gewohnheiten, wie das gedankliche Springen, sterben langsam. Äussert also ein Teilnehmer einen Einwand, obwohl die Gruppe positive Aspekte sammelt, weisen Sie den Mitarbeiter ruhig darauf hin. «Besten Dank für Ihren Standpunkt. Allerdings gehört dieser Gesichtspunkt zum schwarzen Hut, zu dem wir noch kommen werden. Notieren Sie sich bitte Ihre Ansicht. Wir greifen sie gerne später auf. Fokussieren wir erneut den gelben Hut: Was ist das Gute an der Idee? Wofür kann sie dienlich sein?»
