05.07.2016

Skizzen: Positiver Effekt der Visualisierung

Der Einsatz von Skizzen in Sitzungen erlaubt es Führungskräften, ihr Team von einem Präsentations- in den Diskussionsmodus zu begleiten, um damit einen echten Austausch von Informationen zu ermöglichen.

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Skizzen

Erfolgreicher Einsatz von Skizzen in Meetings

Geschliffene Präsentationen, auffallende Broschüren und raffinierte Workshop-Methoden prägen den Alltag eines Managers. Dennoch – oder gerade deshalb – fühlen viele Projektmanager, aber auch deren Mitarbeiter, dass dieser Weg der Einweg-Präsentationen oft der Kommunikation, dem Austausch von Informationen, der Bildung von Konsens und der Kreativität nicht besonders förderlich ist. Diese fehlende Energie und damit einhergehendes Fehlen von Engagement in der Kommunikation kann durch den Einsatz von Sketching, von Hand angefertigten Skizzen, überwunden werden.

Skizzen lockern auf

Der Gebrauch von Skizzen kann langwierige und oft gleichermassen langweilige Sitzungen in fokussierte und engagierte Treffen mit hohem Kooperationsgrad verwandeln. Durch einfache und klare visuelle Bezugsrahmen, die Sie zusammen entwickeln und komplettieren, können Sie unterschiedliche Sichtweisen darstellen und kombinieren. Das gemeinsame Skizzieren ermöglicht es, aus vorliegenden Informationen gemeinsame Schlüsse zu ziehen und den Weg in die gemeinsame Zukunft aufzuzeigen.

All jene, die oft an Sitzungen teilnehmen, kennen die folgende Situation: Manager kommen zusammen, um gemeinsam den Status eines Projekts zu diskutieren. Jemand hat im Vorfeld eine beeindruckende Power-Point-Foliensammlung zusammengestellt, die den Anspruch erhebt, alle für die Diskussion notwendigen Informationen zu enthalten. Auf dieser Basis startet alsbald die Diskussion. Dann geschieht oft das Folgende: Dadurch, dass die Sitzung durch eine PowerPoint Präsentation unterstützt wird, schwingt das Team über in den Präsentationsmodus, anstatt in einen Diskussionsmodus, der für den echten Austausch von Information nötig wäre. PowerPoint ist ein Werkzeug zur Unterstützung von Präsentationen und nicht primär zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Teams.

So gehen Sie am besten vor

Stellen Sie sich nun dieselbe Sitzungs-Konstellation wie eben beschrieben vor: Alle Mitglieder des Teams haben sich im Sitzungszimmer versammelt. Die Sitzung startet wie üblich, mit dem einzigen Unterschied, dass keine PowerPoint Folien verwendet werden, sondern dass der Projektmanager ein unbeschriebenes Plakat an die Wand des Sitzungszimmers hängt. Anstelle dass Folien projiziert werden, erarbeitet das Team die visuellen Darstellungen während der Sitzung und skizziert diese auf dem Plakat. Anstelle einer Fernbedienung hält der Projektmanager also einen Stift in der Hand. Zu Beginn skizziert der Leiter der Sitzung die zu besprechenden Punkte als von oben nach unten gerichteten Zeitstrahl, inklusive dem Ziel der Sitzung und den dazu notwendigen Schritten, auf das Poster. Zudem wird bei jedem zu besprechenden Punkt eine grobe Zeitindikation angegeben, sowie die wichtigsten Themen und Entscheide, die gefällt werden müssen.

Nach Klärung des Ziels der Sitzung geht es an den ersten Agendapunkt, die Analyse der aktuellen Situation des Projekts. Zu diesem Zweck beschliesst das Team, gemeinsam eine sogenannte Anspruchsgruppenkarte zu zeichnen.

Alle Teilnehmer der Sitzung stehen nun vor einem weiteren Poster, auf dem nun jedes Teammitglied Menschen, Gruppen oder Organisationen verortet, die ein spezifisches Interesse am Projekt haben. Zusätzlich werden diese in Bezug auf die derzeitige Zufriedenheit und deren Engagement für das Projekt bewertet. Zum Schluss dieser Diskussion fällt einem Teilnehmer auf, dass eine wichtige Anspruchsgruppe vergessen wurde, nämlich die Behörden und deren Auflagen. Die Diskussion zeigt, dass es sich dabei um einen sehr wichtigen, aber noch wenig bekannten Bezugspunkt für das Projekt handelt.

Um ein besseres Verständnis über diesen vergessenen Akteur zu erhalten, zeichnen Sie auf einem zusätzlichen Flipchart eine sogenannte Empathiekarte dieses Akteurs. Die Empathiekarte fasst das (vermutete) Vorwissen einer Person zu einem Thema zusammen.

Mithilfe der Skizzen teilen Sie das gesamte Wissen, welches Sie und Ihre Kollegen über diesen Akteur besitzen, mit dem Team. Aus dieser kurzen Analyse ergeben sich wiederum Aufgaben, die Sie auf der Sitzungsagenda festhalten. So wird nun Punkt für Punkt des Meetings diskutiert.

Nach einer Stunde hat das Team nun also nicht nur erfolgreich alle Punkte der Traktandenliste, einschliesslich einer Anspruchsgruppenanalyse des Projekts sowie die Empathiekarte eines wichtigen Akteurs abgeschlossen, sondern durch diese Art der Zusammenarbeit das gesamte Team visuell in gemeinsame Denkarbeit involviert. Viele der zuvor ungeteilten Informationen konnten an die Oberfläche gebracht und damit in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. Dadurch wurden wichtige neue Erkenntnisse gewonnen, und weitere Entscheidungen und Handlungsschritte wurden von allen verstanden.

Skizzen bleiben hängen

Statt dass sich die Teilnehmer gegenseitig mit statischen und unvollständigen Folien gelangweilt haben, hat das Team nun die positive Erfahrung gemacht, dass alle wirksam zusammengearbeitet haben, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Nicht überzeugt? Probieren Sie es aus!

Aus diesen Gründen sollten sie in ihren Sitzungen Skizzen einsetzen:

  • Ihre Sitzungen werden interaktiver und damit aktivierender.
  • Das Wissen der gesamten Gruppe kann genutzt werden.
  • Das Engagement des Einzelnen und die Motivation die beschlossenen Aktionspunkte in die Realität umzusetzen, ist höher.

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