19.09.2019

Kollaborative Arbeitstools: So fördern Sie das Miteinander und die Agilität

Wenn sich in der Aussenwelt alles vernetzt, muss das auch drinnen im Unternehmen passieren. Schnelligkeit und stetiges Wandlungsvermögen sind hierbei ein Muss. Damit sich die bereichsübergreifende Zusammenarbeit weiterentwickelt, sind kollaborative Arbeitswerkzeuge überaus hilfreich.

Von: Anne M. Schüller  DruckenTeilen 

Anne M. Schüller

Anne M. Schüller ist Managementdenker, Keynote-Speaker, zehnfache Buch- und Bestsellerautorin und Businesscoach. Die Diplom-Betriebswirtin gilt als Europas führende Expertin für Loyalitätsmarketing und ein kundenfokussiertes Management. Sie zählt zu den gefragtesten Referenten im deutschsprachigen Raum. Sie ist Gastdozentin an mehreren Hochschulen. Wenn es um das Thema Kunde geht, gehört sie zu den meistzitierten Experten. Zu ihrem Kundenkreis zählt die Elite der deutschen, österreichischen und schweizerischen Wirtschaft.

Kollaborative Arbeitstools

Social-Collaboration-Werkzeuge beziehungsweise Enterprise Social Networks bieten eine perfekte Unterstützung, wenn es um die innerbetriebliche Vernetzung, einen höheren Agilitätsgrad, mehr Arbeitseffizienz, eine verbesserte Zusammenarbeit und innovationsfreundliche Rahmenbedingungen geht. Die entsprechenden Tools gibt es schon seit Jahren. Doch längst noch nicht überall sie sind am Start.

Grundsätzlich werden sie für folgende Zwecke eingesetzt:

  • für das Projektmanagement,
  • für das Wissensmanagement,
  • zur interaktiven Kommunikation,
  • zum Erfahrungsaustausch,
  • für die Ideengenerierung,
  • für die interdisziplinäre Zusammenarbeit,
  • für die digitale Kundenkommunikation,
  • als internes soziales Netzwerk,
  • für den internen Dokumentenversand,
  • für Online-Meetings,
  • für die Weiterbildung.

Sie ermöglichen das Hinwenden zu einer freien, offenen Unternehmenskultur, in der sich abteilungs- und hierarchieübergreifend alle miteinander koordinieren können.

Was sich durch kollaborative Arbeitstools erreichen lässt

Über kollaborative Arbeitstools wird jedermanns Anteil am Unternehmenserfolg sofort sichtbar. Sie ermöglichen zudem eine neue Art, kreativ zu arbeiten, Ideen gemeinsam zu entwickeln, Innovationen zu den Kunden zu bringen und so an Ergebnissen unmittelbar teilzuhaben. Jeder kann über ein kontinuierliches Ideensammeln, Verknüpfen, Bereichern und Bewerten auf breiter Basis mitentscheiden, wo es in Zukunft langgeht.

Kollaborative Arbeitstoolsmachen die Zusammenarbeit einfacher, angenehmer, schneller und produktiver – und damit auch motivierender. Sie erleichtern den Zugang zu Entscheidern und beschleunigen Entscheidungsprozesse. Statt den Weg durch die Instanzen zu gehen, was alles heillos verzögert, kommt man ruckzuck zur Sache. Innerhalb der Tools findet man zum Beispiel Antworten in Echtzeit, auf die man üblicherweise manchmal Stunden oder Tage wartet, wenn man Kollegen konsultiert.

Bei der Auswahl passender Kollaborationswerkzeuge setzen viele auf Cloud-basierte Lösungen. Dann hat jeder im Team von jedem beliebigen Ort überall auf der Welt aus und auch zu jeder Tages- und Nachtzeit Zugriff auf die Projekte. Erst dies ermöglicht die rasche Iteration, egal, wie gross das Team ist und von wo aus gearbeitet wird.

Man kann sogar weniger erfahrene Mitarbeiter ohne Bedenken einbeziehen, weil alle Änderungen nachverfolgt und zugeordnet werden können. Ein Quantensprung, denn wer weiss, wann der Praktikant das entscheidende Fünkchen Genialität beisteuert?

Digital Natives sind von Haus aus mit dem Gebrauch solcher Software vertraut. Und die übrige Belegschaft wird sie schnell lieben lernen, weil alles so spielerisch einfach ist. Wissen und Können werden transparent und für jedermann greifbar gemacht. Und das zeitfressende Rundmail-Schreiben kann endlich eingedämmt werden.

Ein Überblick über gängige kollaborative Software

Gängige Tools aus der Palette der kollaborativen Software sind für unterschiedliche Aufgabenstellungen und verschiedene Unternehmensgrössen konzipiert. Neben den per Kriterienkatalog zu definierenden Zielen und Zwecken sollte die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Nicht alle Tools passen zu jeder Situation.

Zudem sollten sie sich in die vorhandenen unternehmensinternen Systeme integrieren lassen. Beziehen Sie die Mitarbeiter bei der Auswahl mit ein und machen Sie vorab einige Tests. Schalten Sie alte Anwendungen ab, sobald die neuen gut funktionieren.

Derzeit gebräuchliche Tools sind unter anderem diese:

  • Slack, Microsoft Teams: für die interne Kommunikation
  • Yammer, Chatter, Jive: interne soziale Netzwerke
  • Skype for Business, GoToMeeting, Zoom: Online-Meetings
  • Wrike, Asana, Trello: Projektmanagement

Egal, für welche Tools Sie sich am Ende entscheiden: Das Miteinander im gesamten Unternehmen wird eine neue Qualität erreichen. Die Effizienz nimmt schnell zu, der Zusammenhalt wächst, alles Trennende wird zurückgedrängt, statt Horten wird eine Kultur von Austausch und Teilen implementiert, die „Weisheit der Vielen“ wird sinnvoll genutzt, Anbieter-Attraktivität und Innovationskraft werden steigen.

Eine interne Ideenbank auf Social-Collaboration-Basis

Das gute alte betriebliche Vorschlagswesen (BVW) ist längst Geschichte. Das ideale Tool für ein modernes Ideenmanagement ist eine Mischung aus Wiki, Blog und Bewertungsportal. Interessante Ideen aus Kreativ-Workshops, Anstösse aus Reklamationen, Verbesserungsvorschläge aus Mitarbeiter- und Kundenbefragungen, passende Impulse aus den Medien, dem Web sowie von Messen und Trendreports können dort unterkommen, auch wenn es gerade keine Verwendung dafür gibt.

Ideenbank nenne ich das Tool deshalb, weil es wie ein Sparkonto funktioniert: Bei Bedarf kann man sich etwas auszahlen lassen, anderes bleibt als Einlage für spätere Zwecke liegen. Dieses Vorgehen reduziert auch verständlichen Frust, wenn die Idee eines Mitarbeitenden nicht gleich an die Reihe kommt.

Um das Handling einfach zu machen, werden am besten zunächst passende Oberkategorien gebildet, zum Beispiel Produkte, Prozesse oder Kundengruppen. Eine Verschlagwortung sowie eine Suchfunktion helfen beim Suchen und Finden. Unter jede Idee kommt ein Kommentarfeld, in das Dritte ihre Meinung zu oder ihre Erfahrungen mit der Idee einstellen können. Zudem kann jede Idee durch eigene Ideen bereichert und weiterentwickelt werden. Ferner gibt es eine Fünf-Sterne-Bewertungsfunktion sowie die Ja/Nein-Frage, ob die Idee hilfreich war.

Auf diese Weise können alle Interessierten auf basisdemokratische Weise an einem kontinuierlichen Ideensammeln, Bereichern, Bewerten und Implementieren teilhaben. Dies erfolgt völlig transparent und für alle nachvollziehbar. Etwaige Ideensieger werden nicht länger von einem geheimnisvollen Gremium auf welche Weise auch immer benannt, sondern im Rahmen eines öffentlichen Verfahrens gemeinsam gekürt.

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