23.01.2019

Gespräche führen: Tipps für Kündigungsgespräche mit Mitarbeitern

Das persönliche Gespräch ist eines Ihrer zentralen Führungsinstrumente. Dabei gibt es eine Reihe von Anlässen, Gespräche mit Ihren Mitarbeitern zu führen. Diese erstrecken sich von Feedbackgesprächen über Zielvereinbarungs-, Förder- und Kritikgespräche bis hin zu Abmahnungs- und Kündigungsgesprächen.

Von: Matthias K. Hettl  DruckenTeilen Kommentieren 

Dr. Matthias K. Hettl

Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.

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Insbesondere die Kündigungsgespräche sind eine besondere Herausforderung für Sie als Führungskraft. Die meisten Führungskräfte empfinden Kündigungsgespräche als unangenehm. So zeigt eine Studie von 1998 aus den USA, dass 791 Herzinfarktopfer (Röttgers, 2005) angegeben haben, dass der Auslöser für ihren Zusammenbruch der Stress und die Angst waren, eine Kündigung auszusprechen.

Up in the Air

Kündigungsgespräche gehören jedoch auch zu den Führungsaufgaben einer Führungskraft, wenn auch zu den weniger schönen. Diese lassen sich nicht delegieren, auch wenn das so im Film «Up in the Air» dargestellt wird. Da ziehen George Clooney und seine junge Kollegin konsequent Kündigungsgespräche für Führungskräfte durch. Als eine Art externe Stellvertreter entlassen sie Mitarbeiter, die sie nie zuvor gesehen haben, und dies manchmal sogar per Videoübertragung am Computer. Abgesehen davon, dass dies bei uns rechtlich nicht möglich ist, wäre das auch eine fatale Trennungskultur, die sich deutlich negativ auf das Gesamtunternehmen auswirken würde.

Nicht nur in Krisenzeiten nimmt der Druck, personelle Veränderungen durchzuführen, zu. Aufgrund der hohe Veränderungsgeschwindigkeit und der gestiegenen Flexibilität kann es durchaus dazu kommen, dass auch Sie eine Kündigung aussprechen müssen. Wenn keine anderen Lösungsmöglichkeiten existieren, bleibt nur der Weg der Trennung, ob einvernehmlich oder auf einseitigem Wege.

Einheitliches Schema

Grundsätzlich laufen Kündigungsgespräche nicht nach einem einheitlichen Schema ab, weil die Gründe für Kündigungen unterschiedlich sind. Ein reines sachliches Gespräch, bei dem es nur um Fakten geht, ist bei einem Kündigungsgespräch nur schwer möglich. Gerade in Kündigungsgesprächen spielen Emotionen oftmals eine grosse Rolle, die Ihres Mitarbeiters und selbstverständlich auch Ihre eigenen. Diese Gefühle lassen sich nur schwerlich verbergen und dürfen nicht unterdrückt oder ausgeblendet werden. Die Trennungsbotschaft löst bei Ihrem Mitarbeiter meistens starke Gefühle aus. Es gibt für Kündigungsgespräche daher keine Patentrezepte, weil es für Sie meist schwierig vorhersehbar ist, wie Ihr Mitarbeiter auf die Kündigung emotional reagieren wird. Sie müssen sich jedoch auf eine mehr oder weniger emotionsgeladene Situation einstellen.

Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie das Kündigungsgespräch sorgfältig vorbereiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass auch Sie, in dieser emotional herausfordernden Situation eines Kündigungsgesprächs, ziel- und ergebnisorientiert steuern.

Anhörungsgespräch vs. Kündigungsgespräch

Wenn Sie einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung haben, wie zum Beispiel aufgrund eines Diebstahls, dann hören Sie Ihren Mitarbeiter lediglich an. Ein Kündigungsgespräch als solches findet nicht statt, sondern Sie führen nur ein Anhörungsgesprächs durch. Ein Kündigungsgespräch findet in diesem Fall nicht statt, denn bei einer fristlosen Kündigung haben Sie Ihrem Mitarbeiter nichts mehr zu sagen, ausser dem Fakt der fristlosen Kündigung.

Anders verhält es sich bei einer sogenannten ordentlichen Kündigung, die mit der Person oder dem Verhalten Ihres Mitarbeiters zu tun hat oder aber aus Gründen, die Ihr Mitarbeiter nicht zu verantworten hat, weil diese betriebsbedingt sind, also aufgrund von wirtschaftlichen Gründen erfolgt. In diesen Fällen erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter im Kündigungsgespräch die Gründe, die diese rechtfertigen.

Das Kündigungsgespräch bringt es mit sich, dass anders, als bei einem regulären Mitarbeitergespräch, wie zum Beispiel einer Leistungsbeurteilung, es bei einem Kündigungsgespräch weder einen positiven Einstieg noch einen optimistischen Abschluss geben wird. Für Sie als Vorgesetzten, der das Gespräch führt und den Mitarbeiter kennt und zu ihm eine menschliche Beziehung hat, heisst das: Sie müssen in Ihrem Denken und Ihrer Einstellung umschalten, denn eine Kündigung bedeutet Abschied nehmen, die Bedrohung der Existenz aussprechen und Ihren Mitarbeiter in eine ungewisse Zukunft schicken.

Deshalb ist es unverzichtbar, dass Sie ein Kündigungsgespräch gut vorbereiten. Sie sind es Ihrem Mitarbeiter schuldig, eine schlüssige Begründung zu liefern. Insbesondere trägt die Art und Weise der Durchführung einer fairen Kündigung auch dazu bei, die Motivation Ihrer verbleibenden Belegschaft zu erhalten. Eine gute Trennungskultur basiert im Kern auf den gleichen Voraussetzungen wie eine gute Unternehmenskultur: offene und frühe Kommunikation, Transparenz und Ehrlichkeit, Fairness, Respekt, Wertschätzung und Sensibilität.

Teure Folgen von Fehlern

Fehler ziehen gerade bei Kündigungsgesprächen teure Folgen in Form von hohen Abfindungen, Prozess- und Anwaltskosten und schlechte Stimmung bei den anderen Mitarbeitern nach sich. Anhaltende Kündigungsquerelen führen schliesslich zu einer erhöhten Fluktuation bei den verbleibenden Mitarbeitern. Dieses sogenannte Survivor-Syndrom, bei dem Leistungsträger aus Unsicherheit aus dem Unternehmen flüchten, müssen Sie unbedingt vermeiden. Daher geht es im folgenden Kapitel darum, wie Sie Kündigungsgespräche richtig führen und den Trennungsprozesse möglichst optimal für alle Beteiligten gestalten. Das heisst konkret, welche Phasen es im Kündigungsprozess gibt, welche Schritte Sie berücksichtigen müssen und wie Sie konkret bei einem Kündigungsgespräch vorgehen.

Grundsätzliche Gesprächshaltung im Kündigungsgespräch

Eine wichtige Gesprächstechnik, mit der Sie Ihre Gesprächsführung optimieren und die auch bei Kündigungsgesprächen sehr hilfreich ist, bietet Ihnen das Konzept des «aktiven Zuhörens». Durch aktives Zuhören und Empathie können Sie vermeiden, dass Ihr Mitarbeiter bzw. Ihr Gesprächspartner Sie missversteht, und das womöglich sogar, ohne es zu merken. Gerade in einem Kündigungsgespräch kommt es stark darauf an, was Sie sagen, wie Sie es sagen und insbesondere wie gut Sie zuhören.

Aktives Zuhören

Um effektive Kündigungsgespräche zu führen, müssen Sie an Ihrer Fähigkeit zum aktiven Zuhören arbeiten. Diese Gesprächstechnik geht darüber hinaus, Ihrem Mitarbeiter nicht ins Wort zu fallen oder ihn überhaupt ausreden zu lassen, und es ist besonders wichtig, diese bei Kündigungsgesprächen zu beachten. Beim aktiven Zuhören versuchen Sie den inneren Zustand, die Befindlichkeit Ihres Gesprächspartners wahrzunehmen und aufzunehmen, was der andere denkt und fühlt und dann – verbal oder nonverbal – äussert. Sie machen somit eine Art Bestandsaufnahme und erforschen die Gedanken und Gefühle Ihres Gegenübers. Den anderen verstehen bedeutet noch nicht, mit ihm einverstanden zu sein.

Empathie

Empathie ist die Fähigkeit, sich in andere hineinzuversetzen, sich emotional auf andere einzustellen. Die Grundlage ist die Selbstwahrnehmung, denn je offener Sie für Ihre eigenen Gefühle sind, desto besser können Sie die Gefühle der anderen wahrnehmen und deuten.

Bei Kündigungsgesprächen sollten Sie sich über die möglichen Gefühle Ihres Mitarbeiters bewusst sein. Das Verbalisieren von Gefühlen, also das Senden von Ich-Botschaften in einem Kündigungsgespräch ist jedoch nicht angemessen und sinnvoll. Wenn Sie beispielsweise sagen: «Sie sind traurig und fühlen sich schlecht», dann verbalisieren Sie Gefühle. Bei einem emotional aufgeladenen Kündigungsgespräch bedeutet eine Ich-Botschaft eine Verstärkung der Gefühle, und das wirkt kontraproduktiv. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht ernst genommen, denn er weiss selbst, wie es ihm geht, er ist wütend, verärgert oder verletzt. Äussern Sie besser Ihr ehrliches Gefühl: «Es tut mir leid» oder «Es fällt mir schwer».

Ihr Mitarbeiter wird mehr oder weniger stark emotional reagieren. Vier primäre Reaktionen sind möglich: Verneinung, das Nicht-wahr-haben-Wollen, Zorn, Trauer und Schweigen. Gerade hier sind Ihr menschliches Verständnis und Ihre Empathie gefragt. Daher ist es hilfreich, wenn Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters versetzen. Sagen Sie beispielsweise: «Ich kann verstehen, dass Sie (fassungslos, wütenden, enttäuscht, sprachlos) sind.»

Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit, den Schock zu verarbeiten, und bieten Sie ihm Ihre Hilfe und Unterstützung an und nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch. Eine Formulierung kann beispielsweise lauten: «Ich helfe Ihnen gerne bei Ihren Bewerbungen, sowohl bei der Erstellung als auch als Referenzgeber. Wenn Sie mich brauchen, dann kommen Sie einfach vorbei. Meine Türe ist jederzeit für Sie offen.» Formulieren Sie Fragen, nicken Sie wohlwollend und hören Sie zu. Sind Ihre ermutigenden Äusserungen ernst gemeint, spürt Ihr Mitarbeiter Wertschätzung, echte Hilfsbereitschaft und Empathie.

Trennungsgespräche können emotional sein

Auch wenn Sie Bedenken vor einem Kündigungsgespräch haben, sich in Ihrer Haut nicht wohlfühlen und befürchten, dass Sie mit der Situation nicht souverän genug umgehen oder auf Emotionen nicht angemessen reagieren. Sie müssen sich emotional darauf einstellen und akzeptieren, dass Sie im Kündigungsgespräch trotz guter Vorbereitung nicht alles im Griff haben werden, was sich im Trennungsgespräch abspielt. Machen Sie sich emotional im Vorfeld damit vertraut, dass die Trennung etwas Endgültiges hat, eine Art kleiner Tod bedeutet und das Ende Ihrer Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter ist. Es gibt in diesem Fall keinen Konsens, keinen Kompromiss, keine Harmonie und keine positive Lösung. Akzeptieren Sie das, bevor Sie in das Kündigungsgespräch gehen.

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