Virtuelle Mitarbeitergespräche: So bereiten Sie sich gezielt auf das Mitarbeitergespräch vor

Mitarbeitergespräche im Allgemeinen

Unabhängig vom Setting sind folgende Aspekte wichtig:

Klarheit

über die Art des Mitarbeitergesprächs. Also, ob es um

• ein Zielvereinbarungsgespräch,
• eine Leistungsevaluation,
• ein Entwicklungsgespräch oder
• einen Austausch zur Führungskooperation geht.

Struktur

Vor dem Fokus auf inhaltliche Aspekte ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft

• einen passenden Rahmen und die
• Beziehung zum/zur Mitarbeiter*in hergestellt haben. Danach
• geben Sie als Führungskraft einen inhaltlichen Überblick und
• steigen erst dann ins Thema ein. Den Abschluss bildet eine
• klare Zielvereinbarung.

Virtuelle Mitarbeitergespräche

Bei virtuellen Mitarbeitergesprächen sollte besonders auf folgendes geachtet werden:

Einsatz von Video vor Telefon

Gerade bei virtuellen Gesprächen ist die gegenseitige Wahrnehmung über möglichst viele Sinneskanäle wichtig. Dazu gehört es, beim Videocall die Kamera einzuschalten!

Häufigere Mitarbeitergespräche

Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert mehr Austausch zwischen der Führungskraft und den einzelnen Mitarbeiter*innen. Deshalb sollten Sie sich monatlich mindestens 35 Minuten pro Mitarbeiter*in für virtuelle Einzelgespräche Zeit nehmen. Das ist eine richtig gute Investition und gehört zu den Führungsaufgaben!

Während der virtuellen Mitarbeitergespräche gilt:

Lassen Sie die/den Mitarbeiter*in zuerst zu Wort kommen! Das zeigt Ihr Interesse und Ihre Wertschätzung. Gleichzeitig erfahren Sie,

• wie und
• worum es Ihrer/Ihrem Mitarbeiter*in geht.

Besonders wichtig: Nutzen Sie die Vorteile der Technik, statt sich über deren Nachteile zu ärgern! Unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen, und wenn sichergestellt ist, dass ausschliesslich Sie sowie die/der Mitarbeiter*in darauf Zugriff haben, können Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs online dokumentieren und das Gespräch aufzeichnen. So sorgen Sie für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ausserdem bietet diese Dokumentation eine gute Basis für Folgegespräche und spart Zeit.

So bereiten Sie sich gezielt auf virtuelle Mitarbeitergespräche vor

Genauso wie bei Mitarbeitergesprächen, für die Sie Ihre Mitarbeitenden persönlich treffen, ist auch für virtuelle Mitarbeitergespräche eine entsprechende Vorbereitung wichtig. Sowohl seitens der Führungskraft als auch der Mitarbeitenden! Dabei kann Sie folgende Checkliste unterstützen:

Terminfindung

Vereinbaren Sie den Termin für das Mitarbeitergespräch rechtzeitig und ermöglichen Sie – für sich ebenso wie für Ihre Mitarbeitenden – ausreichend Vorbereitungszeit. Gerade wenn es um Themen wie Zielvereinbarungen, Leistungsevaluation oder Entwicklungsgespräche geht, sollten sich alle Beteiligten möglichst konkret und ausreichend darauf vorbereiten können. Daher ist die Terminvereinbarung spätestens 14–21 Tage vor dem tatsächlichen Termin sinnvoll.

Rahmenbedingungen

Kommunizieren Sie bei der Terminfindung auch die Rahmenbedingungen für das Mitarbeitergespräch:

• Art des Mitarbeitergesprächs (Zielvereinbarungs- bzw. Entwicklungsgespräch, Leistungsevaluation …): Hierbei ist auch wichtig, dass Sie klar kommunizieren / eingrenzen, welche Themen in diesem Mitarbeitergespräch behandelt werden und welche nicht.
• Dauer des Gesprächs: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, wie viel Zeit für das Mitarbeitergespräch vorgesehen ist. idealerweise sollten weder Sie noch Ihre Mitarbeitenden unmittelbar davor bzw. gleich danach andere Termine wahrnehmen müssen. Planen Sie entsprechende «Zeitpolster» rund um Ihr gemeinsames Gespräch ein.
• Videocall (bei eingeschalteter Kamera!): Daher ist es essenziell, dass Ihre Mitarbeitende bzw. Ihr Mitarbeitender
  • ungestört und frei sprechen kann sowie
  • vor dem Mitarbeitergespräch die technischen Aspekte geklärt hat und
  • für den Videocall bereit ist.

Wichtig: Dasselbe gilt auch für Sie als Führungskraft!

Erforderliche Vorbereitung im Vorfeld

Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hin, ob/welche (Online-)Dokumente, Inhalte (von Ihrer/Ihrem Mitarbeiter*in) vorzubereiten sind. Das kann z.B. ein Soll-Ist-Abgleich laut Zielvereinbarung im Zuge des bisher letzten Mitarbeitergesprächs oder können andere/weitere unternehmensweit standardisierte Dokumente sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden auch über all das, was Sie als Führungskraft vorbereiten. Beispielsweise, Ihren Input zum Soll-Ist-Abgleich sowie folgende Aspekte, die in Ihre Zuständigkeit als Führungskraft fallen.

Ihre weiteren Aufgaben als Führungskraft:

• Vorbereitung: Wie oben angegeben.
• Agenda: Dazu kann die bereits erwähnte Struktur hilfreich sein.
• Zeitmanagement: Achten Sie während des Mitarbeitergesprächs auf den vereinbarten Zeitrahmen und runden Sie das Gespräch rechtzeitig ab.
• Gesprächsführung: Berücksichtigen Sie dafür bitte die soeben erläuterten Anregungen und weitere Hinweise an anderer Stelle dieser Publikation.
• Inhaltlicher Fokus: Bei der Vorbereitung ebenso wie beim Mitarbeitergespräch selbst ist wichtig,
  • beim vereinbarten Inhalt des Gesprächs zu bleiben, dass
  • Sie z.B. neue Ziele möglichst konkret formulieren bzw.
  • klare Kriterien für das zukünftige «Soll» definieren (einige Anregungen dafür finden Sie in den anderen Arbeitshilfen dieses Dokuments).

Ausblick auf nächste Schritte: 

• Planen Sie in Ihrer Agenda auch dafür ausreichend Zeit ein.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden inhaltlich, zeitlich und organisatorisch einen Überblick über die weitere Vorgangsweise. Etwa zu folgenden Themen:
  • Bis wann wird – laut unternehmensinternen Prozessen – die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs finalisiert bzw. gegebenenfalls online erfasst?
  • Welche konkreten Aktionen werden als nächste von Ihnen, Ihren Mitarbeitenden bzw. von Ihnen gemeinsam umgesetzt?
  • Wann und zu welchem Thema findet das nächste Mitarbeitergespräch statt?

Die Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs

«Neben» der Erfüllung der unternehmensweiten, standardisierten Vorgaben (etwa der formellen Dokumentation der Vereinbarungen laut Mitarbeitergespräch) ist eine Reflexion sinnvoll. Möglicherweise haben Sie neue Dinge von Ihren Mitarbeitenden erfahren oder kamen aufgrund des Gesprächs auf Ideen, die für Sie als Führungskraft, Ihre Mitarbeitenden oder Ihr Team wertvoll sind. Diese Anregungen können Sie – unter Einhaltung der Vertraulichkeit und anderer Vorgaben – eventuell weiterentwickeln und/oder (gemeinsam) verwirklichen.

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