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Ordnung am Schreibtisch
Lose Zettel, Kaffeebecher vom Vortag, herumliegende Ordner und Stifte - ein unordentlicher Arbeitsplatz hinterlässt nicht nur einen schlechten Eindruck bei Kollegen. Obendrein führt Unordnung am Arbeitsplatz dazu, dass man ineffizient arbeitet. Laut einer US-Studie wirkt sich ein unaufgeräumter Schreibtisch bei 90 Prozent der Arbeitnehmer negativ auf deren Arbeitsleistung aus. Hat hingegen alles einen festen Platz, spart man nicht nur Zeit, weil alles direkt auffindbar ist. Man minimiert auch das Risiko, wichtige Unterlagen versehentlich zu verlegen. Ausserdem unterbricht der Workflow nicht ständig, weil man nach etwas suchen muss. Deshalb ist der erste Schritt für mehr Struktur im Arbeitsalltag ein aufgeräumter Schreibtisch. Auf ihm sollten nur Dinge stehen, die täglich benötigt werden. Neben dem Computerzubehör können dies das Telefon, Stifte und ein Kalender sein. Alles andere wird in Ablagen oder Schubladen verstaut und systematisch geordnet. Leere Kaffeetassen oder Getränkeflaschen gehören ebenso wenig auf den Tisch wie nicht mehr benötigte Dokumente oder Notizen. Damit Müll sofort entsorgt werden kann, sollte immer ein Papierkorb am Arbeitsplatz stehen.
Ordnung im Büro
Generell sollten Personaler dafür sorgen, dass im gesamten Büro Ordnung herrscht und ihre Kollegen bei der Selbstorganisation unterstützen. Bereits kleine Dinge können dafür hilfreich sein: In Buchform ausgedruckte Verhaltensregeln oder Guidelines - zum Beispiel, wie man einen Meetingraum reserviert - können an festen Plätzen im Büro ausgelegt werden. Ein sorgfältig gestaltetes Buch wird mit Sicherheit aufmerksamer gelesen als lose, unsortierte Zettel. Liegen die Bücher an einem festen Platz, wissen die Mitarbeiter sofort, wo sie nachschlagen können. Des Weiteren sollten Personaler ihren Mitarbeitern für sämtliche Materialien Ablagen, kleine Schubladenelemente und Papierkörbe zu Verfügung stellen. So ist gewährleistet, dass jeder den eigenen Arbeitsplatz ordentlich halten kann.
Strukturierte Arbeitsprozesse
Zwar sind äusserliche Aspekte wie ein aufgeräumter Schreibtisch und ein gut organisiertes Büro sehr wichtig für effektives Arbeiten, aber auch eine gut durchdachte Struktur der Arbeitsprozesse ist nicht zu unterschätzen. Wer Prioritäten setzt, Multitasking vermeidet und sich öfter traut "Nein" zu sagen, wird in Zukunft die eigene To-do-Liste stressfreier abarbeiten können.
- Prioritäten setzen: Zu Arbeitsbeginn sollte man sich zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen, diese planen und vor allem priorisieren. Da die To-do-Liste an manchen Tagen so lang ist, dass es gar nicht möglich ist, alles innerhalb von acht Stunden zu schaffen, kommt der Priorisierung eine besondere Bedeutung zu.
- Multitasking vermeiden: Es ist sinnvoll, sich auf eine Sache zu fokussieren, und sich erst danach einer weiteren Aufgabe zuzuwenden. Wer konzentriert arbeitet, schafft am Ende mehr als derjenige, der versucht, viele Dinge gleichzeitig zu erledigen.
- Nein sagen: Einige neigen dazu, ihren Kollegen jede Aufgabe abzunehmen, sobald diese sie um Hilfe fragen. Das ist ab und zu auch völlig in Ordnung. Doch wer selbst in Aufgaben versinkt, sollte lernen, auch mal "Nein" zu sagen, um sich auf die eigene Arbeit konzentrieren zu können.
