09.08.2017

Umgang mit Informationen: Tipps für einen besseren Informationsaustausch

Werden Sie mit Infos überschüttet oder sitzen Sie auf einer grossen Informationsinsel? In diesem Beitrag geht es nicht darum, Herr über die Informationsflut zu werden, sondern um den Umgang mit Informationen und wie diese in Ihrem Betrieb besser zum Fliessen kommen.

Von: Heike Eberle   Drucken Teilen   Kommentieren  

Heike Eberle

Heike Eberle, Jahrgang 1967, ist Unternehmerin und Beraterin. Seit fast 10 Jahren leitet sie die kaufmännischen Geschicke des familiengeführten Bauunternehmens. Als engagierte Dipl.-Betriebswirtin und Kommunikationstrainerin schlägt ihr Herz für die drei wichtigen Betriebssäulen KLR: Kommunikation (intern wie extern), Liquidität und Rentabilität. Sie führt, treibt an, hinterfragt und setzt sofort um – alles unkompliziert, zielstrebig und ergebniswirksam. Mit anderen Worten ausgedrückt: Die heutige Herausforderung besteht darin, das Unternehmen und sich selbst klug zu managen.

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Umgang mit Informationen

Professioneller Umgang mit Informationen

Viele Mitarbeiter beklagen sich zunehmend über die schlechte Informationspolitik und den Umgang mit Informationen ihrer Führungskraft, Chefs kleinerer Betriebe beklagen sich über das mangelnde Feedback ihrer Mitarbeiter und Kunden beklagen sich über unzuverlässige Termineinhaltung. Wie fliessen bei Ihnen die Infos? Einseitig, unvollständig, Tage später? Es ist eine wahre Kunst, die Informationen dann zu streuen und zu empfangen, wenn Sie benötigt werden.

Wo klemmt es bei Ihnen?

  • Sagen Sie einen Kundentermin rechtzeitig ab, wenn Ihnen etwas dazwischen kommt?
  • Geben Sie Anrufe, die Ihren Kollegen betreffen, zeitnah weiter? Wie informieren Sie Ihren Kollegen, wenn dieser gerade nicht am Platz ist?
  • Bekommen Sie die Information xy, die Sie für Ihre Arbeit benötigen? Oder entsteht bei Ihnen eine Warteschlange, wie Sie sie sonst nur vom Supermarkt kennen?
  • Werden Sie von Ihrem Chef über die aktuelle Geschäftslage informiert?
  • Gelingt es Ihnen einen Informationsvorsprung vor Ihrer Konkurrenz zu nutzen?

Ausreden bringen nicht weiter beim Umgang mit Informationen

Das sind einige, teilweise provozierende Fragen, auf deren Folgen ich im Anschluss eingehen werde. Erst klären wir, warum es wichtig ist, dass wir informieren und gut informiert sind. Das gilt übrigens nicht nur im beruflichen Kontext – auch in Ihrem privaten Netzwerk ist der Informationsaustausch die Basis für eine gesunde und heile Beziehung.

In unserer hochtechnischen Welt dürfte es im Grunde gar kein Problem sein, überall und jederzeit Nachrichten zu senden und zu empfangen. So steht nicht nur der Brief und das Telefon zur Verfügung, sondern mittlerweile eine ganze Bandbreite von technischen Möglichkeiten: Anrufbeantworter, Fax, Mail, SMS, PDA und Twitter (die Liste mag unvollständig sein – es wird bestimmt in dieser Sekunde an einem weiterem Medium gebastelt).

Und trotzdem fühlen wir uns manchmal auf einer Informationsinsel und vom Geschehen weit abgekoppelt, weil es schlicht und ergreifend versäumt wurde, wichtige und dringende Informationen weiterzugeben. Da hat man nicht daran gedacht, war kopflos oder einfach nur überfordert. Das passiert jedem von uns und ist auch je nach Informationsgehalt nicht weiter tragisch.

Ausreden allerdings, die häufiger über Ihre Lippen wandern, bringen Sie und Ihr Gegenüber nicht wirklich weiter. Kennen Sie das: Sie warten auf einen Rückruf und hören dann ganz lapidar «Du warst nicht erreichbar!» Ist das ein Grund die Info zurückzuhalten? Wäre es nicht besser, wenn Ihr Gesprächspartner ehrlich zugeben würde, dass er Sie nach vergeblichem Erreichen vergessen hat?

Folgen von Informationsdefiziten

Schauen wir uns genauer an, was passiert, wenn Informationen nicht weitergegeben werden. Je nach Gemüt und Wichtigkeit sind die Folgen nicht ohne. Nehmen wir an, Sie arbeiten in einem Projekt und warten auf eine wichtige Information Ihres Projekt-Kollegen. Die Wartezeit bremst Sie aus, das ganze Projekt gerät ins Stocken. Je länger Sie warten müssen, desto «stinkiger» werden Sie. Und häufig werden aus der Situation heraus falsche Schlüsse gezogen. Gefährlich! Die Stimmung rauscht schlagartig in den Keller, das Miteinander ist vergiftet - der gesamte Betrieb leidet.

Ein reger Flurfunk sorgt nicht selten dafür, dass der Informationsempfänger viel früher über eine Sache erfährt als gewollt – nicht selten verfälscht, abgewandelt und unvollständig. Eine mögliche Folge: Informationsgeber und –empfänger sind verärgert, grantig und mufflig.

Grundsätzlich gilt: Wenn Informationen nicht fliessen, so ist das wie ein Rad, das nicht mehr rund läuft und an einer bestimmten Stelle hängt. Es entstehen unnötige Leerlaufzeiten, die dem Unternehmen nicht nur immaterielle, sondern auch materielle Schäden zuführen.

Tipps für einen besseren Umgang mit Informationen

  • Bilden Sie regelmässige Informationseinheiten (auch jour-fix), in der Sie sich Projektbezogen austauschen. Legen Sie fest, wer, was bis wann zu tun hat. Kontrollieren Sie das Einhalten und haken Sie direkt ein, wenn es nicht funktioniert.
  • Nutzen Sie die ganze Bandbreite an Informationsmedien: Mail, Telefon, Fax, SMS. Auch das Medium Anrufbeantworter darf dabei sein!
  • Machen Sie in einer Runde klar, wer welche Infos benötigt. Fixieren Sie diese Dinge gegebenenfalls neu und haken Sie konsequent ein!
  • Denken Sie vor allem mit, denken Sie über Ihren Tellerrand: Stellen Sie sich den Betrieb als Fliessband vor, bei dem das Band ständig laufen muss, um produktiv zu sein. Und sagen Sie sich: Etwas einmal mehr zu sagen, schadet schliesslich keinem!
  • Üben Sie sich in klarer und konkreter Ausdrucksweise. Das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse.
  • Richten Sie eine Informationstafel ein: Jedem sollten wichtige Informationen zugänglich gemacht werden.
  • Falls es um Terminkoordination geht: Richten Sie ein System ein, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können (Outlook, eigene Version).

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