22.09.2020

Action-Programm: In 4 Schritten mit dem Action-Programm mehr erreichen

To-do-Listen sind ein Zeitmanagement-Tool zur Erfassung der Aufgaben. Leider ohne konkreten Handlungshinweis. Mit dem Action-Programm legen Sie gleich los.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Action-Programm

To-do-Listen – meist nur eine Auflistung der Aufgaben

Ein wesentliches Teil im Zeitmanagement sind die To-do-Listen. Gerne verwendet, um die Aufgaben aufzulisten. Damit soll der Kopf freiwerden, ohne dass etwas vergessen geht. Bei der späteren Zeitplanung dienen die To-do-Listen als Orientierung.

To-do-Listen sind somit hilfreich, dass wissen Sie. Aber Sie wissen auch, To-do-Listen haben einige Schwächen:

  • Zu viele Auflistungen erschweren den Überblick. Meist reichen schon 20 Einträge aus, um die Zeitplanung zu erschweren.
  • Einiges bleibt doch ungelistet. Ideen, Informationen, Visionen gelangen kaum auf die To-do-Liste, sondern „schwirren“ weiterhin im Hinterkopf umher.
  • Keine Fokussierung auf die Handlung. Kurz und knapp werden mit einem Stichwort oder in einem Satz die Aufgaben umrissen – wie beispielsweise „Emma im Customer Service anrufen“ oder „Kunden-Präsentation erstellen“ oder „Videokonferenz mit Gernot, Ayla, Tom und Laura“. Bei solchen Einträgen fehlen jedoch die Details, die auf die notwendigen Handlungsschritte verweisen.

Letztendlich zeigen Ihnen zwar To-do-Listen auf, was Sie alles erledigen wollen und müssen. Aber die To-do-Listen führen Sie selten zu einer Handlung. Im Grunde bremsen die To-do-Listen Ihren Arbeits-Flow.

Ins Tun gelangen – mit dem Action-Programm

Optimieren Sie deshalb Ihre To-do-Listen. Bauen Sie diese zu einem Action-Programm um. Mit Hilfe des Action-Programms

  • ordnen Sie Ihre Aufgaben bestimmten Projekten zu.
  • erhöhen Sie die Übersichtlichkeit Ihrer Aufgaben.
  • setzen Sie gezielt Prioritäten.
  • behalten Sie den Überblick über kurz-, mittel- und langfristige Aufgaben.
  • erleichtert sich das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter und/oder Kollegen.
  • legen Sie Handlungsschritte und Deadlines fest.

Zwar kostet das Erstellen des Action-Programm zu Beginn ein wenig mehr Zeit. Sie müssen sich schliesslich mit den einzelnen Schritten vertraut machen. Später gehen diese Ihnen ganz selbstverständlich von der Hand. Wie auch immer, diese Zeit ist gut investiert. Denn sie können mit Hilfe des Action-Programms stets gleich loslegen.

Das Action-Programm im Einsatz: 4 Schritte

Verschaffen Sie sich erst den notwendigen Überblick. Holen Sie danach Ihre To-do-Liste hervor. Wandeln Sie diese Schritt für Schritt in Ihr persönliches Action-Programm um.

Schritt 1: Alles erfassen

Ihre To-do-Liste umfasst eine Menge an Aufgaben und Arbeiten. Prüfen Sie in Ruhe, ob wirklich alles auf Ihrer To-do-Liste erfasst ist:

  • E-Mail-Anfragen, die Sie beantworten wollen.
  • Voice-Mail-Nachrichten, die etwas von Ihnen verlangen.
  • Berichte und Protokolle, die Sie lesen müssen.
  • Meetings und Videokonferenzen, an denen Sie teilnehmen wollen.
  • Briefe und Unterlagen in Ihrem Posteingangskorb.
  • Routineaufgaben, die täglich oder wöchentlich zu erledigen sind.
  • Ideen, die Sie bisher kaum weiterverfolgten.
  • Karriere-Push-Projekte, die Sie angehen wollen.
  • Zukunftsvisionen und –projekte, die Sie interessieren.
  • undundund…

Notieren Sie alles, was Ihnen noch einfällt und in Ihrem Kopf vielleicht schon seit Langem herumgeistert. Zensieren Sie sich nicht. Scheuen Sie vor dem ausführlichen Notieren nicht zurück, weil Ihre To-do-Liste immer länger und länger wird. Sorgen Sie sich nicht, den Überblick zu verlieren. Denn mit den folgenden Schritten bringen Sie Ordnung ins momentan bestehende „Chaos“.

Tipp: Erstellen Sie sich diese ausführliche To-do-Liste am besten auf Ihrem PC. So können Sie danach in Office-Word, Outlook oder OneNote mühelos mit Copy + Paste einzelne Einträge verschieben. Alternativ nutzen Sie zwei Zeitmanagement-Apps, mit denen Sie sehr gut das Action-Programm anwenden können: ChaosControl oder 2Do.

Schritt 2: Organisieren

Gehen Sie langsam Ihre To-do-Liste durch. Bekommen Sie erst einmal ein Gefühl dafür, welche Aufgaben Sie gelistet haben. Beginnen Sie im Anschluss damit, die Aufgaben zu ordnen. Denn es werden sich Aufgaben finden, die in eine „Kategorie“ passen – wie beispielweise:

  • Kundenpräsentation
  • Content Marketing
  • Kundenakquise
  • Routineaufgaben
  • Weiterbildung
  • Fitness
  • Familie und Freunde
  • Zukunftsvisionen

Bündeln Sie auf diese Weise Ihre gelisteten Aufgaben. Verschieben Sie die jeweiligen Einträge in den passenden erstellten „Kategorie-Ordner“, bis Ihre To-do-Liste leer ist.

Tipp: Sie dürfen selbstverständlich Kategorien löschen und neue benennen. Schliesslich verändern sich Ihre Aufgaben. Auch können Sie zukünftig sofort neue Aufgaben und Ideen einer Kategorie zu ordnen und in dieser eintragen, d.h. die traditionelle To-do-Liste wird nicht länger benötigt.

Schritt 3: Priorisieren und konkretisieren

Wenden Sie sich Ihren einzelnen „Kategorie-Ordnern“ zu. Legen Sie bei jedem Eintrag fest,

  • welche Priorität diese Aufgabe hat.
  • bis wann diese Aufgabe erledigt werden muss.
  • welche Handlungsschritte die jeweilige Aufgabe bis wann umfasst.
  • welche (Teil-)Aufgaben an wen delegiert werden können.
  • welche Aufgabe keine Handlung von Ihnen verlangt. Löschen Sie diese sofort.

Tipp: Trainieren Sie Ihre Fähigkeit, Aufgaben sofort in kleinere Handlungseinheiten aufzusplitten. Zum einen wird die Aufgabe dadurch überschaubarer. Zum anderen erleichtert dies Ihre Zeitplanung.

Schritt 4: Die Aktionen festlegen

In jedem „Kategorie-Ordner“ finden Sie viele Aufgaben der Prioritäten A und B. Jede dieser Aufgaben fordert Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Handeln. Allerdings weisen nicht alle A-oder B-Aufgaben die gleiche Deadline auf. Übertragen Sie deshalb die jeweiligen Aufgaben in Ihre Tages- und Wochenplanung. Legen Sie so gezielt Ihr Action-Programm für eine Woche fest, ohne dass Sie täglich alle „Kategorie-Ordner“ durchforsten müssen.

Tipp: Einmal pro Woche widmen Sie sich all Ihren „Kategorie-Ordnern“. Löschen Sie erledigte Aufgaben. Prüfen Sie die gesetzten Prioritäten. Überlegen Sie, ob es weitere Aufgaben gibt, die in diese Kategorie gehören. Planen Sie entsprechend die neue Woche, indem Sie die Aufgaben auswählen, die in diesem Zeitraum erledigt werden müssen.

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