07.02.2017

Effiziente Meetings: Wie sie nicht zum Zeitdieb werden

So manches Meeting entpuppt sich als Zeitdieb, der immense und unnötige Personalkosten verursacht. Deshalb ist auch in einer Besprechung eine zeitliche Effizienz gefordert. Prüfen Sie mit Hilfe dieses Beitrags, an welcher Stelle in der Besprechung Sie Zeit einsparen können und erfahren Sie mehr über die Ursachen für die zeitliche Ineffizienz, so dass Ihre Sitzungen effiziente Meetings werden.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Effiziente Meetings

Effiziente Meetings verfolgen ein bestimmtes Ziel

Das Ziel eines Meetings ist, auf effiziente und effektive Weise Themen in einem grösseren Kreis zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Nur leider scheitert diese Zielsetzung oftmals an einer Hürde: Der Zeit. Obwohl Sie als Vorgesetzter oder Moderator des Meetings einen zeitlichen Rahmen für die Besprechung gesetzt hatten, wird dieser kaum eingehalten.

Ursachen für ineffiziente Meetings

Die Ursachen für zeitliche Ineffizienz an Meetings sind zahlreich:

  • Das Meeting beginnt unpünktlich, da einige Mitarbeiter zu spät erscheinen und dadurch den Ablauf durcheinander bringen.
  • Einige Mitarbeiter haben sich nicht vorbereitet, so dass vorausgesetzte Informationen nun im Meeting mitgeteilt werden müssen.
  • Das Besprechen einzelner Punkte auf der Agenda zieht sich zeitlich in die Länge.
  • Einzelne Mitarbeiter halten ungehindert minutenlange Monologe.
  • Die Diskussionen geraten zu Konfrontationen, die erst mit grossem Zeitaufwand wieder gelöst werden können.
  • Killerphrasen behindern die sachliche Auseinandersetzung über ein Thema.
  • Es werden Diskussionen zu Punkten begonnen, bei denen eigentlich keine vorgesehen waren. es wird (fast krampfhaft) versucht, zu einem Ergebnis zu gelangen.
  • Informationen werden „schwammig“ mitgeteilt, so dass die Mitarbeiter zur Klärung nachfragen müssen.

All diese Situationen sind jedem, der Meetings schon geleitet hat, nur zu vertraut. Und obwohl viele dieser Ursachen für die zeitliche Ineffizienz auf Mitarbeiter (bzw. Kollegen) zurückzuführen sind, sollte die Hauptursache und Verantwortung an anderer Stelle gesucht werden: Der Moderator nimmt seine Rolle unzureichend wahr.

Sie als Moderator sorgen für effiziente Meetings

Denn Sie als Moderator, ob Sie nun die Führungskraft, ein Teammitglied oder ein Mitarbeiter sind, tragen allein die Verantwortung für den zeitlichen Verlauf  eines Meetings. Sie allein müssen dafür Sorge tragen, dass eine Besprechung ihren zeitlichen Rahmen nicht sprengt – und nicht die teilnehmenden Mitarbeiter oder Kollegen. Sie müssen für effiziente Meetings sorgen.

Vielleicht löst diese Aussage der alleinigen Verantwortung bei Ihnen Einwände aus. „Aber es sind doch die Mitarbeiter, die durch ihre Killerphrasen die Diskussion ausufern lassen.“ oder „Der Kollege Winter kommt nie auf den Punkt und erzählt stundenlang, bevor er einmal endet.“ All dies ist richtig. Nur Sie als Moderator haben nicht allein das Recht, sondern auch die Pflicht in solchen Momenten gezielt einzugreifen. Nehmen Sie deshalb ab heute Ihre Verantwortung wahr.

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