16.05.2017

Nein sagen können: Lehnen Sie unnötige Aufgaben mühelos ab

Lehnen Sie (unnötige) Aufgaben mühelos ab. Fragen Sie mit einem simplen «Warum?» nach dem Grund. So zeigt sich oft: Ein Kollege könnte es auch erledigen.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Ihr Aufgabenmanagement fordert kluge Prioritäten

Von allen Seiten werden Sie mit Arbeiten eingedeckt. Stündlich landen weitere Aufträge auf Ihrem Schreibtisch. Ihr Vorgesetzter verlangt eine Auswertung des Quartalsberichtes. Ein Kollege kommt für die UZH-Präsentation mit den Daten zu Ihnen, damit Sie diese aktualisieren. Ein Kunde wünscht sich ein Angebot. Der Teamleiter will Ihnen die Moderation der nächsten Teamsitzung übertragen.

Alles Aufgaben, die mehr oder weniger, in Ihr Aufgabengebiet fallen. Und so ist es kaum verwunderlich, dass Sie automatisch nicken, ein «Ja murmeln», eventuell noch kurz nach weiteren Details fragen, um dann gleich (oder zu einem etwas späteren Zeitpunkt) loszulegen. Schwuppdiwupp –die Falle ist mal wieder zugeschnappt. Die Falle des vorschnellen «Ja»-Sagens. Die Falle des «Ich nehme jede Arbeit an».

Mit der Folge: Ihr Schreibtisch biegt sich unter der Last der zusätzlichen Aufgaben. Ihr Aufgabenmanagement können Sie ad acta legen. Deshalb stoppen Sie Ihren Impuls, «Ja»- zu sagen und lernen Sie, wie Sie nein sagen können. Blocken Sie (unnötige) Aufgaben ab heute lieber ab. Sagen Sie geschickt nein – und setzen Sie so kluge Prioritäten.

Bevor Sie «Ja» sagen, fragen Sie lieber nach dem Grund

Sie können Ihren Impuls «Ja» zu sagen, mühelos mit einem kleinen Trick stoppen. Hinterfragen Sie das Anliegen. Erkundigen Sie sich nach dem tieferen Sinn der Aufgabe – mit einem «Warum?».

Vorgesetzter: «Lassen Sie alles stehen und liegen. Kümmern Sie sich sofort um …»

Sie: «Warum?»

Vorgesetzter: «Weil der Verkaufsleiter die Daten bis übermorgen im Meeting braucht.»

Sie: «Warum?»

Vorgesetzter: «Unsere Leistungen der letzten zwei Monate sollen dem Vorstand präsentiert werden.»

Sie (setzen entgegen): «Da würde ich gerne mithelfen. Doch Emma hat vor zwei Wochen einen ähnlichen Bericht ausgearbeitet. Sollten wir nicht sie fragen, ob sie das übernehmen kann? Schneller ginge es in jedem Falle, wenn wir ihr Material einsetzen würden…»

Vielleicht denken Sie jetzt: Ein schönes Beispiel. Nur die Realität sieht anders aus. Ihr Vorgesetzter hätte Ihre vielen «Warum?»-Fragen abgeschmettert und Sie zum Tun verdonnert. Mag sein. Mag aber auch nicht sein. Ihr Vorgesetzter kann Ihren Lösungsvorschlägen auch zustimmen. Diese Alternative sollten Sie stets im Fokus behalten. Denn, wenn Sie nicht nein sagen können, landet die Aufgabe garantiert auf Ihrem Schreibtisch.

Geschickt nein sagen können: 3 Tricks, wie Sie nach dem Grund fragen

Nach dem Warum zu fragen, erscheint leicht. Es gilt ja nur eine simple Frage zu stellen «Warum?» Nur, wenn es so leicht ist, warum tun es nicht auch die anderen oder alle? Weil mit dieser Frage zum einen eine Lücke offenbart wird, eine Wissenslücke. Solch eine Blösse will sich keiner geben. Zum anderen, weil ein «Warum» aufdringlich, gar aufsässig wirken kann.

Deshalb geben Sie sich Zeit, will heissen, üben, üben und nochmals üben. Machen Sie sich in jedem Falle mit den unterschiedlichen Varianten des „Warum“-Fragens vertraut. Denn Sie können Ihr «Warum» hervorragend tarnen, so dass keiner wirklich bemerkt, welche Strategie Sie mit Ihrem Hinterfragen eigentlich verfolgen.

Trick 1: Mehrmals warum, warum, warum fragen

Haken Sie nach. Um zu erfahren, was Ihr Gegenüber wirklich von Ihnen will, müssen Sie mindestens drei bis fünf Mal die Frage «Warum?» stellen. Geben Sie sich mit der ersten Erklärung wie «…weil es der Kunde so will» nicht zufrieden.

Denn meist – wie im obigen Beispiel – wird ja erst nach der zweiten, dritten oder fünften Antwort, deutlich, welches Problem mit der Tätigkeit gelöst werden soll. Und genau diese Information benötigen Sie. Ohne diese Information können Sie die Aufgabe nicht ablehnen. Ohne diese Information können Sie keine Alternativen anbieten.

Trick 2: Wieso, weshalb und wozu – die direkten Alternativen im Einsatz

Wenn Ihnen die Frage «Warum» zu plump erscheint, nutzen Sie die direkten Alternativen. Diese Alternativen sind bestens für Klärungsgespräche mit Ihren Kollegen und anderen Gleichgestellten geeignet:

  • «Hhmmmm, wieso das?»
  • «Und weshalb soll dies jetzt vorrangig bearbeitet werden?»
  • «Erläutere mir dies jetzt bitte näher…»
  • «Wozu das jetzt?»
  • «Weswegen wird diese Aufgabe benötigt?»
  • «Wie kommt es, dass die Daten jetzt bis morgen aktualisiert werden sollen?»

Trick 3: «Dazu habe ich eine Verständnisfrage» – die indirekte Alternativen

Es geht auch mit Fingerspitzengefühl. Gerade im Umgang mit Ihrem Vorgesetzten, Kunden, oder Geschäftspartner hinterfragen Sie, ohne unangenehm aufzufallen.

  • «Ich habe hierzu eine Verständnisfrage…»
  • «Damit keine Missverständnisse entstehen, können Sie die Ziele für diese Aufgabe bitte noch einmal darlegen?»
  • «Was ist das Wesentliche an dieser Arbeit?»
  • «Das hat doch mit … zu tun, oder?»
  • «Diese Aufgabe ist deshalb so wichtig, weil …. Korrekt?»

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