Priorisieren: Methoden im Zeitmanagement
Rolf Rado
Viele Jahre tätig als Manager von diversen Klein- und Mittelunternehmen (KMU), bis zu Grosskonzernen, heute Mitinhaber der Firma Axios. Er ist Berater, Trainer, Coach.
Sue Rado
Sue Rado, eidg. dipl. Ausbildungsleiterin, ist Betriebsausbilderin und Performance Improvement Coach. Sie verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus verschiedenen Funktionen (Einkäuferin, Key Account Manager, Projektleiterin, Stv. Geschäftsleiterin, Schulungsleiterin) und ist Dozentin im Bereich Bildungs-Controlling. Als Selbstständige betreut sie viele unterschiedliche Firmen aus verschiedenen Branchen (Einführung/Umsetzung Personalentwicklung, Veränderungsprojekte, Kundenservice-Optimierungen) und gibt diverse Trainings im Bereich Führung, Verkauf/Kundendienst und Teamentwicklungen. Ihre praxisnahen Trainings sind bekannt für hohe TeilnehmerInnen-Aktivität, den Einbezug aktueller Beispiele von den Teilnehmenden und die Abgabe vieler zusätzlicher, zeitsparender Hilfsmittel für den Alltag (Checklisten, Vorlagen).
Arbeitshilfen Selbstmanagement
Priorisieren:
Entweder Sie managen Ihre Zeit, oder andere managen Sie!
Setzt man sich mit dem Zeitmanagement auseinander, stossen wir unweigerlich auf die folgenden Kernthemen, die mit verschiedenen Modellen und Hilfsmitteln dann im Alltag angegangen werden:
- Terminverwaltung (z.B. Outlook)
- Zielsetzungen
- Prioritätenfestlegung (z.B. Eisenhower, ABC, Pareto-Prinzip, Effizienz und Effektivität)
- Aufgabensortierung und priorisieren
- Aktivitätenliste (z.B. Notes, Outlook Taskliste)
- Wochenplanung
- Arbeitsplatzorganisation
- Zeit- und Energiefresser (z.B. interne und externe Zeitfresser)
Wir picken uns jetzt ein paar wenige davon heraus!
SMARTE Ziele
«Wer nicht weiss, wohin er will, braucht nicht erstaunt zu sein, wo er ankommt.» unbekannte Quelle
Ziele sollten keine Absichtserklärungen sein – sondern ganz konkrete Angaben darüber, wo wir dank unserer Aktivität ankommen möchten. Eine häufi g verwendete Eselsbrücke ist die folgende:
- S = Spezifisch
- M = Messbar
- A = Attraktiv
- R = Realistisch
- T = Terminiert
- E = Eigenerreichbar
UNSERE TIPPS
- Haben Sie klare Ziele in Ihrem Leben, was Sie erreichen möchten? Und kennt Ihr Lebenspartner Ihre wichtigen Ziele?
- Achten Sie beispielsweise das nächste Mal darauf, wenn Sie jemandem einen Auftrag erteilen: Liefern Sie auch ein konkretes Ziel mit?
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Priorisieren: Eisenhower-Prinzip
Die beiden Achsen betreffen die Dringlichkeit und die Wichtigkeit einer Aufgabe. Siehe dazu das Titelbild dieses Beitrages.
- Überlegen Sie bei jeder Aufgabe, die Sie zu erledigen haben, ob es eine A-/B-/C- oder eine liebgewonnene D-Aufgabe ist. Seien Sie kritisch sich selber gegenüber – niemand wird lauter A-Aufgaben haben – ausser er stellt sich selber ein Bein, indem er wichtige B-Aufgaben nicht terminiert – denn dann werden diese unweigerlich und plötzlich zu A-Aufgaben, also zu Feuerwehrübungen! ••Sind Ihnen Ihre Kernaufgaben in Ihrem Job glasklar – und sieht das Ihr Chef auch so? Dann bravo – sonst fragen Sie Ihren Chef, was er/sie als Ihre wichtigsten Kernaufgaben anschaut.
- Bestimmen Sie möglichst selber über Ihre Zeit und lassen Sie sich nicht Prioritäten von anderen aufdrängen (ausser es ist gerade der eigene Chef – im Büro oder daheim …), sondern priorisieren Sie selbst Ihre Aufgaben-
Aufgabensortierung und priorisieren
Sobald Sie etwas in die Hände bekommen, ist eine Vorsortierung Ihrer Aufgaben nach dem folgenden Muster sinnvoll:
- Muss die Aufgabe überhaupt erledigt werden?
- Müssen Sie die Arbeit selber tun?
- Müssen Sie die Arbeit sofort tun?
- Müssen Sie die Arbeit wie bisher gewohnt erledigen?
- Muss die Arbeit wie vorgegeben erfolgen?
Sie können sich durch die Beantwortung dieser Fragen sehr viel Zeit sparen!
Wochenplanung
Für uns ist das ein Tool, dessen Nutzen häufig verkannt wird. Ein idealer Moment für eine Wochenplanung ist der Freitagnachmittag, damit man die laufende Woche abschliessen und die neue planen kann – um dann hoffentlich befreit ins Weekend zu gehen. Eine kleine Leitplanke liefert dieses Modell:
- Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren
- Dauer schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
UNSERE TIPPS
- Die meisten Fehler passieren aus unserer Sicht, weil keine oder ungenügende Pufferzeiten eingeplant sind oder weil zu einer geplanten Aufgabe nicht konsequent ein dafür notwendiger Zeitbedarf abgeschätzt wird. Im Zeitmanagement weiss man: Man hat ohne konkretes Zeitfenster immer länger an einer Aufgabe als wenn man einen klaren, vertretbaren Zeitrahmen pro Task definiert.
- Der grösste Nutzen ist aus unserer Erfahrung, dass man vier bis sechs Wochen mit einer Wochenplanung arbeitet, am Freitag die Folgewoche plant und unter der Woche laufend die Istsituation nachführt. Ende der Woche – also am darauffolgenden Freitag – vergleicht man kurz Ist und Soll. So sammelt man Erfahrung in der Planung und stellt rasch fest, wo die eigenen Zeitfresser sind.
- Und übrigens: Private Termine gehören so terminiert, als wäre es ein Treffen mit Ihrem Chef! Priorisieren diese dementsprechend.
