18.12.2017

To-do-Liste: So erstellen Sie effektive To-do-Listen

Vielleicht kennen Sie das: Obwohl Sie eine Reihe von Aufgaben erledigen müssen, verschieben Sie diese einfach auf einen anderen Tag. Sie reden sich ein, dass Sie ja noch sehr viel Zeit haben und das schon irgendwie schaffen werden. Häufig werden diese Aufgaben dann bis zur letzten Minute hinausgezögert.

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To-do-Liste

Wofür braucht es überhaupt eine To-do-Liste?

To-do-Listen unterstützen uns dabei, ein Limit zu setzen. Wir werden viel mehr von Aufgaben angespornt, die wir vorher auf einer Liste festgelegt haben. Es erfüllt uns mit Stolz und Motivation, Aufgaben nach und nach abhaken zu können. Ausserdem kann es immer wieder vorkommen, dass eine Aufgabe vergessen wird. Auf To-do-Listen bleiben unsere Aufgaben jedoch allezeit sichtbar.

Effektive To-do-Listen erstellen in 7 Schritten

Sie bieten somit das perfekte Werkzeug für schnelles und korrektes Arbeiten. Doch wie erstellt man eine wirklich effektive To-do-Liste?

1. Die richtige Vorbereitung

Bevor Sie mit der To-do-Liste beginnen, sollten Sie erst mal alle bevorstehenden Aufgaben neutral betrachten. Besonders wenn Sie viele Aufgaben vor sich haben, ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren und gelassen zu bleiben. Die besten Entscheidungen werden nämlich in einem emotional beruhigten Zustand getroff en. Machen Sie sich bewusst, dass Sie alle Aufgaben in Ruhe hintereinander erledigen können.

Holen Sie sich nun die notwendigen Utensilien, mit denen Sie die To-do-Liste verfassen werden. Dazu gehören:

  • einige Schmierblätter,
  • ein persönliches Notizbuch bzw. ein hochwertiges Blatt Papier und
  • ein schön schreibender Stift .

Die Qualität Ihrer Utensilien spielt hierbei eine grosse Rolle – wenn Sie sich qualitative Schreibwaren zulegen, tritt ein psychologischer Effekt ein. Dieser bewirkt, dass Sie Ihre To-do-Liste mehr schätzen und die Aufgaben als deutlich wichtiger empfunden werden.

2. Die Aufgaben schriftlich festhalten

Schreiben Sie nun alle Aufgaben, die Ihnen gerade spontan einfallen, erst mal auf ein Schmierblatt. Die Reihenfolge, Wichtigkeit, Kategorie und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben ist zu diesem Zeitpunkt erst mal nebensächlich. Wichtig ist nur, dass Sie an alle Aufgaben denken. Wenn Sie soweit sind und nun vor Ihrer Liste sitzen, haben Sie den ersten Schritt gemacht. Sie haben erkannt, dass es viele Aufgaben gibt, die Sie noch erledigen wollen.

Schreiben Sie nun die einzelnen Aufgaben in Kurzform auf. Das heisst Formulierungen wie: «Ich muss Herrn Meier anrufen und über den Vertrag sprechen» sollten in «Hr. Meier anrufen» geändert werden – das fördert die Übersichtlichkeit und macht die Liste smart.

3. Nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Reihenfolge sortieren

Wer sich Prioritäten setzt und nur auf eine Aufgabe fokussiert ist, wird diese schneller erledigen können. Die Wichtigkeit Ihrer Aufgaben, sowie deren Dringlichkeit, sollte deshalb auch in Ihrer To-do-Liste deutlich sichtbar sein. Wenn Sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigen müssen, sollten Sie diese als «dringend» einstufen. Andere Aufgaben, wie eine Sprache lernen, sollten möglicherweise als «wichtig» gesehen werden.

Legen Sie nun die Reihenfolge fest. Was kann morgens besser erledigt werden? Was machen Sie kurz vor Feierabend? Einen anstrengenden Text verfassen Sie besser morgens, wenn Ihre Aufmerksamkeit am höchsten ist. Kopien und Ausdrucke benötigen weniger Konzentration und könnten auch nachmittags erledigt werden. Überlegen Sie deshalb, welche Zeiten für die einzelnen Aufgaben am sinnvollsten sind und sortieren Sie diese dementsprechend.

4. Komplexe Aufgaben aufteilen

Sicher gibt es in Ihrer Liste einige Aufgaben, die anspruchsvoll und langwierig sind. Teilen Sie diese Aufgaben deshalb in mehrere Teilaufgaben ein, welche Sie nach und nach bewältigen können. Mit dieser Methode bekommt sogar eine wirklich langfristige Aufgabe den Anschein, einfach und erreichbar zu sein.

Wer eine Aufgabe wie «das Erstellen eines Organisationsplanes» in eine To-do-Liste einfügt, wird dieses Ziel immer mehr nach hinten verschieben – der Erfolg bleibt dabei meist aus. Das liegt daran, dass diese Aufgabe aus vielen Teilaufgaben besteht, die zu abstrakt sind.

5. Zeitliche Abmachungen setzen

Eine konkrete, zeitliche Abmachung optimiert Ihre Arbeitsleistung. Legen Sie genau fest, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. So vermeiden Sie Faulheit und sinnloses Aufschieben. Bleiben Sie dabei jedoch unbedingt realistisch und passen Sie die Aufgaben Ihren Fähigkeiten an. Die zeitliche Angabe soll Sie fordern, aber nicht überfordern. Knappe Zeitvorstellungen setzen Sie nur unter Druck und die Arbeitsqualität leidet.

Für Ihre zeitliche Abmachung gilt: Sie benötigen nur so viel Zeit für eine Aufgabe, wie Ihnen zur Verfügung steht.

6. Sauber und strukturiert gliedern

Nun haben Sie Ihre Aufgaben nach Reihenfolge, Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Holen Sie sich jetzt ein sauberes Blatt, auf dem Sie Ihre Aufgaben strukturiert auflisten. Dieses Blatt bildet dann Ihre fertige To-do-Liste. Je nachdem welche Aufgaben auf der Liste stehen, werden Sie diese nun Tage, Wochen oder Monate aufbewahren.

7. Loslegen

Auch wenn To-do-Listen ein wirklich hilfreiches Werkzeug auf dem Weg zum Erfolg sind, können diese Ihnen nicht die Arbeit abnehmen. Die Anfertigung der Liste ist nur der erste Schritt, erst jetzt beginnt die wirkliche Reise. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Liste immer gut sichtbar aufb ewahren und die festgelegten Aufgaben nach und nach zu Ende bringen. Bleiben Sie konsequent, machen Sie ausreichende Pausen und geniessen Sie jeden bemerkbaren Fortschritt!

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