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Zeitmanagement im Home Office: 5 Tipps für ein besseres Arbeiten

Das Home Office bringt seine eigenen Herausforderungen mit. Hier ist eine gute Portion Selbstdisziplin gefragt, dazu ein solides Zeitmanagement und natürlich die nötige Motivation, die Arbeit in Eigenregie über Monate und Jahre hinweg erfolgreich zu absolvieren. Nicht jeder fühlt sich dafür gut gerüstet, doch die gute Nachricht lautet: Home Office lässt sich erlernen! Dafür braucht es erst einmal eine gewisse Eingewöhnungszeit, Geduld und die Bereitschaft, an sich selbst zu arbeiten, teilweise auch die eigenen Gewohnheiten zu ändern. Das fällt dem einen leichter, dem anderer schwerer.

28.12.2021
Zeitmanagement

So gelingt das Zeitmanagement im Home Office

Im Folgenden halten wir 5 Tipps bereit, die das Zeitmanagement im Home Office deutlich verbessern. Das Wichtigste vorab: Bringen Sie Struktur in Ihre Tage, so, als befänden Sie sich in einem Grossraumbüro und müssten sich an die dortigen Zeitpläne halten. Die folgenden Ratschläge untermauern dieses Konzept.

1. Klare Definition der Arbeitszeiten

Zuallererst ist eine klare Definition der Arbeitszeiten vonnöten. Dabei gilt es, die weiteren Aufgaben des Alltags passend unterzubringen und ein Stück weit auch die Trägheit der eigenen Masse zu überwinden. Legen Sie einen täglichen Arbeitsbeginn fest und stellen Sie sich den Wecker. Sie sollten zur anvisierten Uhrzeit zwar möglichst ausgeschlafen sein, trotzdem ist es nicht gut, zu spät zu beginnen. Denken Sie daran, dass Sie sich den Arbeitsweg sparen, das allein bringt schon einige Minuten mehr im Bett.

Für ein klares Zeitmanagement im Home Office tragen Sie Ihre Arbeitszeiten in einen digitalen Kalender ein, nicht nur, um ihn sich selbst immer wieder vor Augen zu führen, sondern auch, um Ihre Kollegen zu informieren. So wissen Ihre Mitarbeiter stets, zu welchen Zeiten Sie für Meetings zur Verfügung stehen. Wenn Sie zwischendurch Mittagessen kochen oder Kinder betreuen müssen, sind an diesen Stellen Auszeiten einzuplanen, die Sie entsprechend später nachholen. Das Home Office bringt oftmals gewisse Freiheiten mit sich, auch das Privatleben besser zu organisieren. Doch zu Anfang sollte Sie mit Stolpersteinen rechnen, die es erst aus dem Weg zu räumen gilt.

2. Pausenzeiten sinnvoll festlegen

Bauen Sie auch Pausenzeiten in den Tag ein, mit einem festgelegten Anfang und einem fixen Ende. Auch wenn niemand Sie überwacht, sollten Sie diese Zeiten wann immer möglich einhalten. Denken Sie daran, dass eine kurze Auszeit zwischendurch direkten Einfluss auf die Konzentration hat. Menschen sind normalerweise viel leistungsfähiger, wenn sie öfter mal kurz pausieren und dabei auf andere Gedanken kommen. Verlassen Sie in der Pause den Arbeitsplatz und sorgen Sie dafür, dass Sie in der Auszeit für Ihre Kollegen nicht erreichbar sind.

Viele fleissige Menschen im Home Office nutzen ihre Arbeitspausen gerne für einen entspannenden Spaziergang oder spielen zur Ablenkung ein Handyspiel. Im Internet finden sich einige professionelle Tipps für das Home Office, die sich insbesondere auf die Beseitigung von Ablenkungen, die Entwicklung einer gesunden Arbeitsroutine sowie die Perfektionierung des eigenen Zeitmanagements fokussieren. Diese Art von Ratschlägen erweisen sich als besonders hilfreich für Berufsgruppen, die auf ein hohes Konzentrationsniveau angewiesen sind, wie beispielsweise professionelle Poker- und Schachspieler, Büroangestellte und Software-Entwickler.

3. Keine Ablenkungen zulassen

Pause ist Pause – und Arbeit ist Arbeit. Während Sie sich in der Pause absichtlich ablenken, sollte während der Arbeitszeit die Konzentration an allererster Stelle stehen. Darum ist es wichtig, sich einen Arbeitsplatz möglichst fernab des Alltagsgeschehens einzurichten. Wer kein eigenes Büro zur Verfügung hat, stellt sich eventuell einen Paravent auf oder trennt den Schreibtisch mit einem Vorhang vom Wohnzimmer ab. Wenn draussen vor dem Fenster viel los ist, lohnt es sich, einen Lamellenvorhang anzuschaffen, der sich bei Bedarf blickdicht schliessen lässt. Falls die Augen dann einmal zu lange abschweifen, ist gleich ein wirksames und kostengünstiges Gegenmittel zur Hand.

Auch die Social-Media-Kanäle sollten streng geschlossen bleiben, solange Arbeiten angesagt ist. Das fällt vielen Menschen sehr schwer, sind Facebook und Co. doch nur einen Klick weit entfernt. Die Erfahrung zeigt: Wer sich für seine Arbeiten feste, relativ enge Deadlines einrichtet und darauf hinarbeitet, gerät weniger stark in Versuchung, sich zwischendurch davonzumachen. Ausserdem ist es taktisch klug, an einem Rechner zu arbeiten, der keine Passwörter für Social Media gespeichert hat. Das fördert Ihr Zeitmanagement im Home Office.

4. Den Feierabend achten

Nicht nur der Arbeitsbeginn ist heilig, auch der Feierabend verdient Beachtung. Schon allein die räumliche Trennung von Arbeitsplatz und Wohnraum sorgt dafür, dass beim Verlassen des Schreibtischs wirklich "sense" ist. Wenn der letzte Handstreich getan ist, fahren Sie Ihren Computer vollständig herunter und decken Sie ihn ab, damit das Gerät für den Rest des Tages ausser Sichtweite bleibt.

Bei privater Nutzung des Rechners sollten Sie zumindest alle Arbeitsprogramme schliessen und dafür sorgen, dass Sie auch keine beruflichen Nachrichten mehr erhalten, auf die Sie dann wahrscheinlich direkt reagieren würden. Der Feierabend gehört übrigens auch als Termin in Ihren digitalen Kalender. Und: Wer seine privaten Termine eng an den Feierabend rückt, gerät gar nicht erst in Versuchung, die Arbeit zu überziehen. Es bleibt schlichtweg keine Zeit, noch lange an einem Auftrag herumzubasteln! Und zum Glück kommt immer wieder ein neuer Morgen, der ohnehin mehr Energie bereithält als die Zeit kurz vor oder sogar schon nach Feierabend.

5. Produktive Phasen nutzen

Zum Schluss noch ein Mini-Tipp: Achten Sie darauf, zu welcher Tageszeit Sie besonders produktiv sind und nutzen Sie diese Phasen aus. Stützen Sie Ihr Zeitmanagement im Home Office auf diese Erkenntnis. Legen Sie die grössten Herausforderungen in den Vormittag oder den frühen Abend, je nachdem, wann ihre Kräfte am stärkten sprudeln. Dann wird der Erfolg Ihr treuer Begleiter sein.

ALPEN-Methode: ein wichtiger Nachtrag

Eine hervorragende Möglichkeit, den eigenen Arbeitstag zu strukturieren, gibt uns übrigens die sogenannte ALPEN-Methode an die Hand. Sie hat nichts mit dem europäischen Hochgebirge zu tun, sondern die Buchstaben bilden ein Akronym für die folgenden fünf Elemente: Aufgaben definieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten planen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle.

Die Methode lässt sich sowohl im Home Office als auch in das reguläre Arbeitsleben vor Ort integrieren. Wichtig ist, sich darüber mit den Kollegen und Kolleginnen abzustimmen, die von fern oder nah in das eigene Tagesgeschehen mit eingebunden sind. Denn Team-Arbeit ist immer ein Geben und Nehmen, ganz egal, wo die anderen gerade "sitzen".

Wir empfehlen, sich über die ALPEN-Methode gründlich zu informieren, sie den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vorzustellen und ein paar Probewochen damit zu durchlaufen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sich damit die vielen verschiedenen Köpfe, die teilweise daheim, teilweise vor Ort positioniert sind, besser miteinander synchronisieren lassen. 

Gleichzeitig ist es angeraten, die oben genannte Tipps mit der gesamten Belegschaft zu teilen, denn in einem Unternehmen kommt es nicht darauf an, dass einer "gut funktioniert", sondern es soll bei allen rund laufen. Wenn ein Rädchen ins andere greift, wird ein perfekt funktionierendes Uhrwerk daraus, das am Ende stets maximalen Erfolg ausspuckt.

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