02.05.2017

Zeitrahmen: Mehr Zeit fürs Wesentliche

Ein Schlüsselelement innerhalb des Zeitmanagements sind die Zeitvorgaben. Denn mit den Zeitvorgaben legen Sie auch den Zeitrahmen fest und entscheiden so, wie lange Sie an einer Aufgabe arbeiten wollen. Genau dieses Schlüsselelement ist auch der Schlüssel für ein Mehr an Zeit.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Zeitrahmen

1.440 Minuten pro Tag

1.440 Minuten stehen Ihnen Tag für Tag zeitlich zur Verfügung - für all die Aufgaben, Termine und Tätigkeiten, die Sie erledigen wollen und sollen. Allerdings machen Sie immer wieder die Erfahrung: 1.440 Minuten reichen einfach nicht aus. Und so wird ein Wunsch geäussert „Ach, hätte ich doch nur mehr Zeit zur Verfügung. Mehr Zeit fürs Wesentliche“.

Um diesen Wunsch zu befriedigen, werden Sie zweifelsohne schon viele gute Zeitmanagement-Methoden zur Effizienzsteigerung einsetzen. Doch ob Sie nun mit der Alpen-Technik arbeiten, mit der A-B-C-Methode Prioritäten setzen, eine To-do-Liste führen oder die Eisenhower-Methode anwenden – alle diese Zeitmanagement-Methoden haben eins gemeinsam: Ihre Zeitvorgaben, die Sie für die einzelnen Aufgaben festlegen und notieren. Somit wird der gesetzte Zeitrahmen zu einem zentralen Schlüsselelement im Zeitmanagement, um Zeit einzusparen und Zeit zu gewinnen.

3 Gründe warum der Zeitrahmen Ihre besondere Beachtung erhalten sollte

Bisher werden Sie dem Zeitrahmen nur einen kurzen Augenblick Ihrer Aufmerksamkeit gewidmet haben. Dieser Augenblick ist genau dieser, in dem Sie festlegen, ob die Aufgabe beispielsweise eine halbe Stunde, eine Stunde oder zwei Stunden Zeit beanspruchen wird. Nachdem Sie Ihre Zeitvorgabe notiert haben, ist der Zeitrahmen – verständlicherweise – nicht länger für Sie von Interesse.

Dabei wird jedoch ein Fakt kaum vertiefend reflektiert: Ihre Zeitvorgaben legen die Zeit fest, d.h. es nicht die Aufgabe oder sonst wer, der darüber bestimmt, wie lange etwas dauert. Sie sind es. Sie verfügen somit über die Macht und die Verantwortung, wie Sie Ihre Zeit festlegen, einteilen und verwenden. Und diese Verantwortung und Macht sollten Sie nutzen, indem Sie Ihre Zeitvorgaben hinterfragen und mit neuem Blick betrachten. Die drei folgenden Gründe öffnen dafür die eigene Perspektive.

Grund Nr. 1: Ihr Zeitrahmen bestimmt die zeitliche Planung

Bei Ihrer Tagesplanung werden Sie sich nicht allein an den Prioritäten der Aufgaben orientieren, sondern natürlich auch an dem Zeitrahmen, den Sie für die jeweilige Aufgabe festgesetzt haben. Denn mit Hilfe dieser Zeitvorgaben entscheiden Sie, wie viele Aufgaben Sie innerhalb der 1.440 Minuten erledigen können.

Ihre Zeitvorgaben ermöglichen somit eine zeitliche Strukturierung Ihres Tages. Leider führen diese auch zu einer zeitlichen Bindung, die oftmals kein zufriedenstellendes zeitliches Ergebnis liefert. Denn häufig ist der Zeitrahmen falsch, d.h. Sie haben entweder zu viel Zeit oder zu wenig Zeit für die Aufgabe eingeplant. Die Folge dieser Fehleinschätzung kennen Sie nur zu gut: Sie verfügen plötzlich über Leerzeiten, die Sie füllen müssen (aber auf die Schnelle nicht effektiv füllen können) oder Sie geraten unter Zeitdruck und müssen nachfolgende Aufgaben verschieben.

Grund Nr. 2: Der Zeitrahmen wird zu selten kontrolliert

In der Regel werden Sie, sobald Sie den Zeitrahmen für eine Aufgabe festlegen, eins tun: Sie werden die Zeitvorgabe schätzen, basierend auf:

  • zeitlichen Erfahrungen, die Sie mit einer gleichen bzw. ähnlichen Aufgabe in der Vergangenheit gesammelt haben.
  • zeitlichen Vermutungen, d.h. Sie nehmen an, die Aufgabe könnte solange dauern.
  • zeitlichen Entscheidungen, d.h. Sie bestimmen für sich, wie viel Zeit Sie für diese Aufgabe reservieren möchten, beispielsweise 10 Minuten für ein Telefonat.

Gegen solche zeitlichen Schätzungen ist nichts einzuwenden, nur gegen die Tatsache, dass Sie Ihre Schätzungen viel zu selten gezielt kontrollieren. Dadurch wird keine zeitliche Optimierung durchgeführt, die Ihnen mehr Zeit fürs Wesentliche bescheren würde.

Grund Nr. 3: Der Zeitrahmen will eingehalten werden

Haben Sie beispielsweise eine Stunde für eine Aufgabe, geschieht eins: Sie werden garantiert eine Stunde benötigen. Denn der Zeitrahmen wirkt wie eine zeitliche Programmierung, der Sie folgen (müssen). Sie werden kaum Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken, ob beispielsweise Ihre Gedanken abschweifen oder Sie sich durch einen Zeitdieb (beispielsweise einen Kollegen, Mitarbeiter oder ein Telefonat) stören lassen. Vielmehr wird Ihr Blick nur mit einem Ziel in Richtung Uhr wandern: Um zu kontrollieren, dass Ihnen noch ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Diese zeitliche Programmierung sollte jedoch immer wieder gezielt durchbrochen werden, um Zeit einzusparen und Zeit zu gewinnen.

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