10.01.2019

Digitaler Treuhänder: Wie gelingt die Transformation in die digitale Welt?

Effizienzsteigerung dank gezieltem Einsatz von technologischen Hilfsmitteln ist der Schlüssel zur nachhaltigen Transformation etablierter Treuhandunternehmen. Erfahren Sie, wie Sie ohne grossen Aufwand nachhaltig mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und somit für wertschöpfende und gewinnbringende Arbeiten gewinnen können.

Von: David Schneeberger  DruckenTeilen 

David Schneeberger

Rechtsanwalt, M.A. HSG in Law & Economics, Doktorand an der Universität Basel Spezialist in Gesellschafts-, Arbeits-, Vertrags- und Steuerrecht. Er ist zudem Herausgeber des Online Moduls WEKA Musterverträge.

Digitaler Treuhänder

Zeitfressende Aktivitäten

An was haben Sie spontan gedacht? War es die Beantwortung von Klientenanfragen, die Suche und Ablage von Dokumenten und Unterlagen, die Aktualisierung der Unternehmens-Website oder die ewige Diskussion über die optimale Werbestrategie?

Solche Zeitfresser sind nicht nur frustrierend, sondern letztlich auch hochgradig ineffizient. Ebendiese Ineffizienz ist wiederum brandgefährlich, da wertvolle Arbeitszeit in nicht verrechenbaren Aktivitäten versickert. Dadurch wird nicht nur ein Profitabilitätsrisiko herangezüchtet, sondern auch die eigene Freizeit massgeblich in Mitleidenschaft gezogen.

Der nachhaltigste Ausweg daraus besteht in einer Steigerung der Effizienz, doch als Experte in Ihrem Bereich haben Sie im fachlichen Bereich sicherlich nahezu das Maximum herausgeholt.

Der Blick in die Praxis zeigt, dass eine weitergehende Effizienzsteigerung ihren Ursprung ausserhalb des traditionellen Treuhandbereichs hat – in der Digitalisierung.

Ich lade Sie daher auf eine Rundreise ein, bei der ich Ihnen die Möglichkeiten aufzeigen möchte, die sich Ihnen bieten. Diesen ist gemeinsam, dass sie kostengünstig sowie einfach und rasch umsetzbar sind. Wollen wir?

Optimierung der Prozesse

Haben Sie schon mal beobachtet, wie sich bestimmte Abläufe in Ihren Alltag eingeschlichen haben und Sie bestimmte Situationen stets gleichbehandeln? Falls ja, haben Sie für das entsprechende Alltagsproblem bereits einen optimalen Ansatz gefunden, um dieses jeweils effizient zu lösen.

Diese optimierte Herangehensweise an ein Problem durch eine Standardisierung der Teilschritte bietet sich umso mehr im Geschäftsalltag an – dort nennen wir sie hingegen Prozesse.

Die Ausarbeitung derselben für die wichtigsten Geschäftstätigkeiten erlaubt es Ihnen,

  • Teilprobleme zu erkennen,
  • Zusammenhänge und Abhängigkeiten abzuleiten,
  • Schwachstellen und Gefahren zu identifizieren,
  • Redundanzen zu eliminieren
  • und personelle Verantwortlichkeiten zu definieren.

Ein derart deduktiver Ansatz ermöglicht es Ihnen zudem, einen Abgleich zwischen planerischem Idealzustand und faktischer Realität zu schaffen. Mittlerweile gibt es hierfür sogar günstige Computerprogramme, die darauf spezialisiert sind, Ihre Geschäftsprozesse abzubilden (z.B. Microsoft Visio).

Digitale Vorlagen

Jeder Klient ist für sich betrachtet einzigartig und verdient eine persönliche sowie individuelle Betreuung, Beratung und Unterstützung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass deren jeweiligen Anliegen stets komplett unterschiedlich wären und nicht punktuell einer standardisierten Behandlung offenstünden.

In einer globalen Betrachtung zeigt der Geschäftsalltag denn auch, dass sich bestimmte Präsentationen, Verträge, Dokumente oder Mails ähneln, die für unterschiedliche Klienten angefertigt wurden.

Es lohnt sich daher in einer Analyse zu untersuchen, welche der obgenannten Produkte derart gehäuft verwendet werden, als dass sich die einmalige Erstellung von digitalen Vorlagen lohnt.

Insbesondere Verträge und Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen, Dankesbriefe Auftragsbestätigungen und dergleichen können heutzutage zudem problemlos im Internet als Mustervorlagen gekauft und anschliessend im Einzelfall individualisiert werden (z.B. WEKA Musterverträge).

Installation eines Chatbots

Der Betrieb einer Website dient in den meisten Fällen dazu, die Aufmerksamkeit interessierter potenzieller Klienten zu erregen und Werbung in eigener Sache zu betreiben. Wer erstmals die Aufmerksamkeit erlangt hat, dem sind detaillierte Vorabfragen sicher, denn auch hier gilt, «prüfe, wer sich bindet».

Umfragen haben gezeigt, dass sich ebendiese Fragen oftmals ähneln, sprich nachgefragt wird, welche Dienstleistungen zu welchem Preis und innert welcher Zeit angeboten werden. Ebenfalls sind beliebte Fragen, wieso gerade Sie als Treuhänder den Auftrag erhalten sollen, welche Referenzen Sie angeben können sowie was die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihnen darstellen.

Solche Fragen sind aus Sicht des potenziellen Klienten zwar nachvollziehbar, jedoch aus  Ihrer Sicht extrem kräftebindend. Es bieten sich Ihnen jedoch zwei Alternativen. Entweder Sie erstellen ein Word-Dokument, indem Sie ebendiese Standardantworten einmal detailliert festhalten und im Einzelfall jeweils in leicht angepasster Version als Antwort per E-Mail senden. Diese Antworten können Sie zudem in modifizierter Fassung als FAQ auf Ihrer Website anbieten.

Falls Sie jedoch noch mehr Zeit und Ressourcen sparen wollen, empfiehlt es sich, einen Chatbot auf Ihrer Website zu installieren (z.B. Drift.com), der Ihnen genau diese Kommunikation mit potenziellen Klienten grösstenteils abnimmt. Bei diesen Chatbots handelt es sich nämlich um textbasierte Dialogsysteme, welche mit den Anfragestellenden ein Gespräch in Echtzeit führen und dabei auf Ihre vorgefertigten Antworten zurückgreifen.

Verwendung von Customer-Relationship- Management-(CRM-)Software

Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Arzt und dieser hat vergessen, wann Sie das letzte Mal dort waren und weswegen er Sie behandelt hat. Um diesen Wissensverlust zu verhindern, führen Arztpraxen daher detailgetreue Patientendossiers, welche Ihnen jeweils genauestens Auskunft über ihre Patienten geben können.

Ein ähnliches Vorgehen lohnt sich auch im Treuhandbereich, denn es zeigt gegenüber dem Klienten auf, dass man sich um ihn kümmert, nichts vergisst und dadurch verlässlich ist, was letztlich den Aufbau einer langjährigen Kundenbeziehung fördert.

Zur Effizienzsteigerung lohnt es sich jedoch von einer Papierlösung abzusehen und auf eine digitale Lösung umzustellen. Solche Programme sind teilweise sogar gratis (z.B. Hubspot CRM) und erlauben es Ihrem gesamten Team, zeitgleich auf die Klientendossiers zugreifen zu können.

Dabei können Sie zudem Folgendes erledigen:

  • Ablage von Mails
  • Erfassung von Telefonnotizen und Anmerkungen
  • Verwaltung von Terminen
  • Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen
  • Einsicht in Kontaktdaten

Kundenakquise/Werbung

Herkömmliche Werbung zur Gewinnung von neuen Klienten ist oftmals teuer und mit grossem zeitlichem Aufwand verbunden. Gleichzeitig stehen Sie vor der unlösbaren Frage, ob Sie lieber Briefe verschicken, lediglich auf Weiterempfehlungen vertrauen, Plakate aufhängen lassen oder ein Inserat in einer Zeitung schalten wollen.

Die Frage ist daher schwierig zu beantworten, da im Normalfall ein Marketingmix angebracht ist, welchen reguläre KMU kaum finanzieren können.

Der digitale Ausweg ist leider oftmals auch nicht einfacher, da Sie bei einer Website-Optimierung (SEO), digitalen Gastbeiträgen oder einer bezahlten Google-Werbung extrem auf eine Semantik achten müssen, die sich einem Nichtinformatiker nicht erschliesst.

Die kostengünstigste und zeitschonendste Lösung liegt dabei in der Zusammenarbeit mit einem fairen und lokalen Offertenportal, bei dem Sie die Kontaktdaten von Personen erwerben können, die an Ihrer Dienstleistung potenziell interessiert sind und nur noch auf Ihre Offertstellung warten.

Leider gibt es auch hier schwarze Schafe, die versuchen, Geld mit nichts ahnenden KMU zu machen, indem sie eine Umsatzbeteiligung verlangen, hohe Leadkosten veranschlagen, Abos verkaufen wollen oder gar die Kundendaten einer unbegrenzten Anzahl an Firmen zur Verfügung stellen.

Es lohnt sich daher, solche Anbieter zu vergleichen, denn letztlich soll der Umsatz, den Sie mit Ihren Klienten erwirtschaften, auch bei Ihnen bleiben.

Fazit

Zeitraubende, ineffiziente und kostenintensive Arbeiten können dank der Digitalisierung mehr und mehr überwunden werden, sodass Sie sich als Treuhänder in Zukunft vermehrt auf Ihr Kerngeschäft und somit wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können. Wagen Sie den Schritt.

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