12.06.2014

Groupware: Update 2014

Vielleicht fragen Sie sich, ob wir jetzt Werbung machen für ein neues Produkt namens Groupware? Mitnichten, vielmehr geht es an dieser Stelle um eine kurze Auffrischung der Thematik Kollaborative Software – im Zeitalter von iPhone, WhatsApp, Sicherheitsproblematiken und zunehmender Vernetzung und Verdichtung des Arbeitens. Ein zwar altbekanntes Thema, welches aber nichtsdestotrotz aktueller ist denn je.

Von: Lars Behrens  DruckenTeilen Kommentieren 

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Kooperation im Unternehmen ist eine feine und vor allem unabdingbare Sache. In Zeiten zunehmender Vernetzung kommt dem eigentlich alten und bewährten Thema Groupware wieder gestiegene Bedeutung zu. Das Thema Groupware hatten wir an dieser Stelle bereits einmal behandelt, allerdings vor fast fünf Jahren. Inzwischen hat sich viel am Markt getan. Ehemals bewährte Lösungen sind vom Markt verschwunden, firmieren unter anderem Namen oder deren Bedeutung hat sich verschoben. Eine weitere Entwicklung ist inzwischen hinzugekommen, die vor wenigen Jahren noch nicht in dieser Tragweite absehbar war. Die zunehmende Verbreitung von Smartphones, Tablets und Laptops, deren Nutzer allzu gerne die integrierten Clouddienste nutzen. Allen voran Apples Anwendungsfamilie, die mit iCall, Mail und Adressbuch eine gut aufeinander abgestimmte Groupwarelösung aus der Cloud liefert, die mit wenigen Schritten eingerichtet ist. Hier bekommt derjenige, der auf Geräte aus dem Hause Apple setzt, quasi eine Instant-Groupware, die sich per Mac-Serverbetriebssystem auch bequem im eigenen Netzwerk betreiben und administrieren lässt.

Definition von Groupware

Definieren wir doch noch einmal kurz, was unter einer Groupware zu verstehen ist, und bedienen uns dabei der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik: «Unter Groupware werden technische Systeme zur Unterstützung der Interaktion einer Gruppe von Personen bei der Koordination ihrer Aktivitäten, der Kommunikation, und der Zusammenarbeit verstanden. Dabei kann die Interaktion sowohl räumlich als auch zeitlich verteilt sein.» (zit. n. www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de)

Groupware wird auch als kollaborative Software bezeichnet, da ihr wesentliches Charakteristikum die Zusammenarbeit der Beteiligten ist. Diese greifen entweder mit lokal (oder auf einem Terminalserver) installierten Groupware-Clients oder über ein Webinterface auf die Groupware zu. Die Groupware stellt die Nabe dar, um die sich alle Businessbereiche drehen, unbesehen von der Grösse des Unternehmens.

Doch obwohl eigentlich jedes Unternehmen Bedarf an Groupware hätte, sind immer noch viele Betriebe gerade aus dem KMU-Bereich anzufinden, die mit der Einführung eines solchen überaus nützlichen Werkzeugs hadern. Die Gründe für eine solche Zurückhaltung sind unterschiedlichster Art. Da sitzen teilweise überforderte Administratoren alleine vor einem gewaltigen Berg an Alltagsaufgaben. Da hat so mancher Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Das Argument, dass es ja bisher immer auch ohne Groupware gegangen sei, hört man ebenfalls immer wieder gerne einmal. Dabei wollen Anwender, die sich an die Vorzüge eines solchen Instruments gewöhnt haben, dieses in der Regel nicht mehr missen.

Der Aspekt der möglicherweise ungenügenden Sicherheit hingegen kann in heutigen Zeiten, die durch immer neue Enthüllungen von Sicherheitslücken in Software und Systemen und ausgeklügelten Überwachungstechniken (Stichwort Snowden, Tempora und NSA) geprägt sind, nicht unterschätzt werden. Groupwarelösungen, die in der Wolke betrieben werden (als gehostete Lösung oder Software as a Service, SaaS), verbieten sich für so manchen Anwender oder Entscheider. Hier ist eine Inhouse-Lösung die gangbare Lösung. Allerdings muss man dann für die Anbindung von aussen auf Lösungen wie verschlüsselte Webseiten oder VPN setzen. Setzt man statt auf die schwergewichtigen Lösungen a la Exchange oder IBM Notes beispielsweise auf eine Open-Source-Lösung wie Kolab oder Tine2.0, sind auch die Kosten überschaubar.

Eine gute Idee kann es auch sein, auf eine Semi-Open-Source-Lösung wie etwa GroupOffice zu setzen. Hier ist das Grundpaket mit den basalen Funktionalitäten wie Email, Kalender und Adressbüchern kostenlos zu haben. Für erweiterte Fähigkeiten, die im Beispiel von GroupOffice bis hin zu Zeiterfassung und Projektmanagement reichen, muss eine Lizenz erworben werden. Vor allem aber ist auch für die Open-Source-Version (kostenpflichtiger) Support durch den Hersteller zu bekommen.

Welche Komponente zeichnen eine Groupware aus?

  • E-Mail: Idealerweise mit Trennung von Intra- und Internetzustellung Das bedeutet, dass Mails die Bürointern gesendet werden, natürlich nicht erst über das (potentiell unsichere) Internet gesendet werden müssen. Urs Meier hat dann vielleicht die Emailadresse urs.meier@firma.intern. Diese Endung intern würde bei einem Versand ins Internet gar nicht genutzt werden können. Somit ist dem Groupwareserver klar, dass er alle Mails an name@firma.intern eben auch im internen Netzwerk belässt und dort die Zustellung versucht. Mitarbeiter, die ausserhalb des Unternehmensnetzwerks arbeiten und die Groupware nutzen wollen, müssen sich dann entweder über eine VPN-Verbindung in das Firmennetz einwählen oder per Webmailer im Browser direkt zu ihrem Groupwareaccount gelangen. Etwas kniffliger stellt sich das Ganze dar, wenn keine dieser beiden Möglichkeiten zur Verfügung steht. Auch diese Aufgabenstellung lässt sich lösen, etwa durch entsprechende Umleitungen und Umschreibungen der Adressen.
  • Kalender: Gemeinsame Kalender sind natürlich das A und O einer Kollaborationssoftware. Wichtig ist hierbei, ob eine Groupwarelösung sowohl die zentrale Verwaltung dieser Kalender als auch die Anlage persönlicher Kalender erlaubt. In grösseren Firmen, Projekten oder Abteilungen ist zudem die Delegierung der Administration eines Kalenders wünschenswert.
  • Adressbücher: Die dritte basale Komponente einer Groupwarelösung, neben Email und Kalender, sind natürlich zentral gepflegte und verteilte Adresslisten. Hier erfolgt die Anbindung üblicherweise an einen Verzeichnisdienst wie LDAP.
  • Taskplaner, Aufgabenlisten, To-Do-Listen: Hier verlagert sich die Funktion zwar eher auf die individuelle Nutzung auf den lokalen Clients, aber zentral gepflegte und verteilte Listen sollte eine Groupware bieten können.
  • Projektmanagement: Ein Feature, welches mit dem Aufgabenmanagement in Verbindung steht. Für reines Projektmanagement und Projektplanung gibt es zwar auch eigenständige Lösungen. Einige Groupwarelösungen bieten aber zumindest basale Projektmanagementfunktionen an.
  • Ressourcenverwaltung: Die zentrale Darstellung und Verwaltung von Ressourcen (Räume, Fahrzeuge, EDV-Ausstattungen) ist für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Es gelten ähnliche Anforderungen an die zentrale Vorhaltung, aber dezentrale Verwaltung wie bei Kalendern und Adressbüchern.
  • Synchronisation mobiler Endgeräte: Eine wichtige Rolle spielt heutzutage die Anbindung von Smartphones, Handys und Tablets. Zumindest der Abgleich von Adressen, Aufgaben und Kalenderdaten muss hier in einer modernen Groupware funktionieren.

Weitere Features, die eine Groupware bieten könnte:

  • Dokumentenmanagement
  • Intranetforum
  • Mailingliste
  • Wissensdatenbank

Qual der Wahl

Gibt man den Begriff Groupware in einer Suchmaschine wie etwa Google ein, erhält man eine unüberschaubare Flut an Ergebnissen. Alleine auf Sourceforge, dem Portal für Open-Source-Software, werden mehr als 13 Ergebnisseiten zu diesem Thema ausgegeben und hierbei sind die kommerziellen Lösungen wie IBM Notes oder Novell Groupwise noch gar nicht eingerechnet. Viele Hersteller teilen sich den Groupware-Markt, aber nur wenige davon sind den potentiellen Benutzern bekannt. Wir hatten uns seinerzeit bereits einige Groupwarelösungen angesehen. Inzwischen ist der Markt natürlich wieder sehr in Bewegung gewesen, mit der Tendenz, dass zwar nicht ständig völlige Neuentwicklungen hinzukommen. Durch die laufende Weiterentwicklung bestehender Projekte jedoch einige an Bedeutung gewinnen, andere teilweise zu mehreren verschiedenen Produkten verzweigen, manches Mal auch Name und Anbieter wechseln. Relativ konstant am Markt geblieben sind seit einigen Jahren die grossen Namen:

  • IBM Notes (ehemals Lotus Notes - Domino)
  • Microsoft Exchange mit Outlook als Client
  • Novell Groupwise
  • Zarafa
  • Open Xchange

Es lohnt sich auf jeden Fall, einen Blick auf die vielen Alternativen zu werfen, sehr viele davon sind webbasiert, manche benötigen einen eigenen Client. Der weit verbreitete Emailclient Thunderbird glänzt hier leider nicht mit herausragenden Groupware-Fähigkeiten. Microsofts Exchange wiederum setzt sehr stark auf proprietäre Schnittstellen und Funktionen, so dass zur Anbindung mancher Groupware sogenannte Konnektoren zwischengeschaltet werden müssen, die zumeist auch kostenpflichtig sind.

Eine kleine Auswahl an Groupwarelösungen, die keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt:

  • Kerio Connect
  • Zimbra Collaboration Suite
  • Atmail E-Mail Server
  • Oracle Beehive
  • GroupOffice
  • Tine 2.0
  • Kolab 3
  • Scalix
  • eGroupware

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