10.02.2016

Office 365: Die Exchange-Alternative?

Mit Office 365 verspricht Microsoft die Einrichtung der kompletten Bürosuite für überschaubares Geld und mit minimalem administrativen Aufwand. Dabei wird oftmals gar nicht beachtet, welch weitreichende Folgen dieser Paradigmenwechsel für die beliebte Groupware-Lösung Outlook hat. Wir gehen heute der Frage nach, ob und für wen sich das Office aus der Cloud lohnt - und was Sie bei der Umsetzung in Ihrem Netzwerk beachten müssen, vor allem hinsichtlich der Frage, ob und wie Office 365 Ihre bisherige Emaillösung ergänzen oder ablösen kann.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Office 365

Microsoft Lizenz

Heutzutage geht ja alles in und kommt aus der Cloud - folgerichtig hat auch Microsoft den Schwerpunkt beim Vertrieb seiner beliebten (und weltweit führenden) Office-Suite auf das digitale Abonnement gelegt. Dabei erwirbt man nur noch eine Lizenz für die Nutzung von Word, Excel, Outlook und so weiter. Aber halt - das war doch streng genommen bisher auch schon so? Die ebenso bestechend simple wie lukrative Geschäftsidee, die Microsoft mit seinen Betriebssystemen und Softwarepaketen zur Perfektion gebracht hat, geht ja dahin, dass der Käufer nicht die Software an sich erwirbt, sondern lediglich das Recht, diese zu nutzen - was in der Vergangenheit immer wieder zu Unstimmigkeiten vor allem im deutschsprachigen Rechtsraum geführt hat. Während Microsoft nämlich diese «Nutzungsgebühr» dahingehend verstanden wissen wollte, dass nicht einmal die Überlassung an einen Dritten - sprich Weiterverkauf einer «gebrauchten» Lizenz - zulässig sei, setzten Gerichte hierzulande und in der EU diesem Rechtsverständnis einen Riegel vor.

Seitdem ist gängige Praxis zum Einen, dass Software zu erheblich vergünstigten Preisen weiterverkauft wird - und zum anderen eine oft sehr lange Nutzung im geschäftlichen Umfeld. So ist es durchaus üblich, dass selbst in grösseren Unternehmen und Netzwerken nach wie vor die Officeversionen 2003 und 2010 Einsatz finden. Der in der Regel sehr hohe Anschaffungspreis spricht dafür, dass eine käuflich erworbene Lizenz möglichst lange genutzt wird. Dummerweise funktioniert das irgendwann nicht mehr, wenn beispielsweise das Betriebssystem auf eine Version aktualisiert wird, die nicht mehr mit der lizenzierten Version des Office-Pakets kompatibel ist – Beispiel Office 2010 und Windows 10.

Ein weiterer Aspekt, den Microsoft bei seinen Überlegungen zur Entwicklung von Office 365 berücksichtigt haben dürfte: in vielen Unternehmen aus dem KMU-Bereich kommt entweder ein Small Business Server mit integriertem Exchange oder ein zumeist etwas in die Jahre gekommener vollwertiger Stand-Alone-Exchange-Server zum Einsatz. Bekanntermassen entfällt der Small Business Server aber in neueren Windows-Server-Versionen - und damit die Möglichkeit, das zumeist als Dreh- und Angelpunkt der Bürokommunikation genutzte Outlook adäquat an einen Groupware-Server (denn nichts anderes als eine Groupware stellt ein Exchange-Server dar) anzubinden.

Exchange / Outlook: Nicht alternativlos, aber einzigartig

Gerade die Kombination Outlook mit Exchange aber ist - will man auf Outlook als Mailclient nicht ersetzen - mit den Worten der bundesdeutschen Kanzlerin Angela Merkel «alternativlos». Genauso wie in der Politik ist eine solche Aussage in ihrer Absolutheit natürlich auch an dieser Stelle so nicht korrekt - aber will man alle Funktionalitäten und Aktualisierungen nutzen, die man von der Kombination Outlook / Exchange gewohnt ist, kann keine der Groupware-Alternativen hier vollwertigen Ersatz liefern. Dies haben auch die Entwickler und Vertriebler der renommierten Groupware-Suiten wie Zarafa und OpenXchange erkannt und die Anpassung ihrer Lösungen an Outlook eingestellt. Das Ziel, eine weitestgehende Kompatibilität zu erreichen, war ohnehin immer (je nach Sichtweise) ein Kampf gegen Windmühlenflügel oder David gegen Goliath - zu abgeschlossen und Nicht-Standardkonform waren und sind Outlook und seine Schnittstellen.

Nutzern, die auf eine hochwertige Groupware setzen, bleiben derzeit nur wenige Lösungen - neben IBM Notes (das vor allem in grösseren Umgebungen beliebt ist) bleiben noch proprietäre Lösungen wie Kerio oder eben die diversen Groupware-Plattformen, die auf Lösungen aus dem Open-Source-Bereich (Postfix, OpenLDAP, Apache, Dovecot usw.) herum aufgebaut sind. Will man aber Outlook als Standard-Groupware-Client nutzen und möchte oder kann man aber weder einen vollwertigen (und teuren) Exchange-Server betreiben noch irgendwo gebraucht auf eine Version des letzten Small Business Servers (2011) zurückgreifen, bleibt im KMU-Bereich derzeit nur noch die Lösung Office 365.

Verschiedene Versionen

Office 2016 steht in verschiedenen Versionen bereit - der grösste Unterschied betrifft den der digitalen Abo-Version in Form von Office 365 neben der klassischen Einzellizenz, die nach wie vor erhältlich ist. Daneben ist der weitere gewichtige Unterschied derjenige zwischen der Business- und der Home-Variante: Im Prinzip gäbe es auch noch Microsoft Office 2016 Home and Student als Einstieg in die Office-Welt aus der Cloud, allerdings ist diese Lizenz auf den rein privaten Einsatz beschränkt.

  • Office 365 ProPlus: das Grundpaket für den Einstieg in die Office-Cloud. Wie bei seinen «grossen Brüdern» gibt es hier alle Updates und Aktualisierungen, eine Datensicherung bei Microsoft sowie ein Terabyte Speicherplatz in der Cloud.
  • Office 365 Enterprise E1: bereits ab dieser Version verspricht Microsoft «E-Mails auf Unternehmensniveau, Kalender und Kontakte mit einem 50 GB-Posteingang pro Benutzer». Allerdings kommt diese Variante nur für diejenigen in Frage, die komplett auf einen Online-Zugang der Software setzen mögen, diese finden hier die günstigste Lösung. Allerdings lässt sich dann keine der Einzelbestandteile - Word, Excel, Outlook und so fort - auf dem lokalen Arbeitsplatz installieren.
  • Office 365 Enterprise E3: erst ab dieser Version gibt es ebenso professionelle Emailfunktionalitäten wie auch lokal installierbare Versionen. Diese Variante dürfte für die meisten Anwendungsfälle im KMU-Bereich die beste Wahl als Kompromiss aus Preis und Leistung darstellen.
  • Office 365 Enterprise E5: der teuerste Vertreter der Produktgruppe unterscheidet sich von der Variante E3 eigentlich nur noch durch Features wie Analysewerkzeuge, Festnetzkonferenzen, eine Cloud-Telefonanlage und einiges mehr. An dieser Stelle lohnt sich es aber am ehesten, den Bleistift zu zücken und mit gespitzter Mine die Kosten einer Mietversion gegen diejenigen einer eigenen Exchange-/Sharepoint-/Lynx-Lösung auszurechnen.

Überhaupt trifft die letzte Aussage auf alle Szenarien zu - allerdings dürfte die Wahl bei einem kleinen Büronetzwerk mit fünf Arbeitsplätzen erheblich eindeutiger pro «Cloud-Office» ausfallen als bei einem Unternehmen mit 50, 100 oder mehr Office-Arbeitsplätzen. Einer der gewichtigsten Vorteile der ausgelagerten Bürosuite kommt dann nämlich vielleicht nicht mehr zum Tragen: Wer in einer grösseren Umgebung ohnehin bereits eine eigene Server-Infrastruktur und administratives Personal und Know-How vorhält, wird sich Office-Installationen und Exchangeserver lieber selbst ins Haus holen.

Cloud und Sicherheit?

Ein allerletzter Punkt muss hier ebenfalls unbedingt erwähnt werden: wer auf Office 365 setzt, vertraut seine Daten auf Gedeih und Verderb Microsoft - und somit einem externen Dienstleister an. Die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen so manches Unternehmens verbieten so etwas ohnehin, und es entfällt dann die Notwendigkeit, sich über die Auslagerung der Office-Suite - und vor allem der Emails mit allen daran hängenden Adress- und Kalenderdaten - den Kopf zu zerbrechen.

Fazit

Microsoft macht mit einfacher Verwaltung und attraktiven Preisen seine cloudbasierte Office-365-Lösung vor allem Anwendern aus dem SoHo- und KMU-Bereich schmackhaft. Daneben stellt das in Office 365 enthaltene Outlook «aus der Cloud» nach dem Ende des Small Business Servers gerade für kleinere Unternehmen die einzige echte Alternative dar, wenn man auf Outlook als Emailclient setzen und dabei alle gewohnten Groupware-Funktionalitäten nutzen will – gerade die Collaborations-Tools der gemeinsam genutzten Kalender und Adressbücher können Lösungen anderer Hersteller im Zusammenspiel mit Outlook nicht ohne Weiteres ersetzen.

Allerdings gilt es auch bei der Einrichtung und Nutzung von Office 365 einiges zu beachten – dazu finden Sie demnächst ausführlichere Informationen in unserem OnlinePortal InformatikPraxisOnline.

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