13.06.2018

Outlook: Outlook ÔÇô ohne Exchange?

Das Gespann Outlook mit Exchange ist sicher die f├╝hrende L├Âsung f├╝r eine so genannte Groupware vor allem in mittelst├Ąndischen B├╝ros. Nicht jeder hat aber die finanziellen oder pers├Ânlichen M├Âglichkeiten f├╝r einen eigenen Exchange-Server. Wie man trotzdem (fast) genau so arbeiten k├Ânnte, als habe man einen solchen Server, wollen wir Ihnen heute einmal aufzeigen.

Von: Lars Behrens  DruckenTeilen Kommentieren 

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Gesch├Ąftsf├╝hrer der Firma MaLiWi IT. Staatlich gepr├╝fter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langj├Ąhrige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universit├Ątsstudium der P├Ądagogik, mehrere Jahre T├Ątigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal ┬źInformatikPraxis┬╗ bei der WEKA Business Media AG.

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Outlook bietet fast alles, was des B├╝roarbeiter Herz begehrt

Vielleicht haben Sie es gerade in der zur├╝ckliegenden Zeit vermisst oder genossen - das mobile Arbeiten mit einer mehr oder weniger zuverl├Ąssigen Anbindung an Ihr gewohntes Netzwerk. Eine der zentralen Funktionen des digitalen Arbeitens sind gemeinsame Kontakte, Adressb├╝cher und Aufgabenlisten. Wie bringen Sie diese ins Netzwerk ohne gleich eine teure Groupware anschaffen und betreiben zu m├╝ssen?

Ein Netzwerk haben wir ja immer dann, wenn zwei oder mehr Leute ein gemeinsames IT-System benutzen. Was geh├Ârt meistens noch dazu? Ein oder mehrere Server f├╝r Dateien, Mails, Drucker und so weiter. Was aber tun Sie, wenn Sie keine grosse und aufwendige IT betreiben wollen, auf gemeinsame Mails, Kontakte und Kalender aber nicht verzichten m├Âgen? Ausgehen tun wir bei der Beantwortung dieser Frage davon, dass Sie mit Microsofts Outlook arbeiten.

Der Platzhirsch und unangefochtene ┬źKing of the castl┬╗ in den B├╝ros zwischen Hamburg und Haiti, Kapstadt und Kanada d├╝rfte Microsofts Mailclient aus dem Office-Paket sein. Wussten Sie, dass es endlich auch wieder ein Outlook f├╝r Mac gibt? Falls nicht, wissen Sie es jetzt. Outlook bietet ja auch fast alles, was des B├╝roarbeiters Herz begehrt: Mails, Kontakte, Kalender, Aufgabenlisten und einiges mehr. Was aber, wenn sich zwei oder mehr Benutzer im B├╝ro tummeln und einige Ressourcen im Outlook gemeinsam nutzen wollen, dabei aber kein Exchangeserver zur Verf├╝gung steht? Denn ein eigener Exchange-Server lohnt sich f├╝r Einzelk├Ąmpfer und kleinere bis mittlere B├╝ros einfach nicht - viel zu teuer und aufwendig sind Anschaffung, Einrichtung und Betrieb. Vor allem m├╝ssen Sie auf die personellen Ressourcen zur├╝ckgreifen k├Ânnen - ein erfahrener Administrator, der sich um die Wartung des Servers k├╝mmert, bei Problemen schnell eingreifen kann und zudem noch eine Vertretung hat.

Mehrere Exchange-Postf├Ącher

Eine M├Âglichkeit, die es schon l├Ąnger gibt, heutzutage aber gerne unter dem Begriff ┬źCloud┬╗ vermarktet wird ist die M├Âglichkeit, sich einfach ein oder mehrere Exchange-Postf├Ącher bei einem entsprechenden Anbieter zu mieten. Dabei handelt es sich also quasi um einen ┬źWebmailer Deluxe┬╗. Man kann auf solche ┬źangemieteten┬╗ Postf├Ącher per Browser seiner Wahl oder fast immer auch mit einem so genannten MUA (Mail User Agent, der Mail-Client in Form von Thunderbird, Outlook, Mail.app o.a.) zugreifen. Hierbei ist dann der Unterschied, dass ein gemietetes Exchangepostfach die besonderen Schnittstellen von Outlook unterst├╝tzt. Microsoft hat ja immer schon gerne sein eigenes S├╝ppchen gekocht und begn├╝gt sich beispielsweise nicht mit den Standardprotokollen wie IMAP, SMTP oder WebDAV, CalDAV und CardDAV. Das ist ├╝brigens auch der Grund daf├╝r, dass sich die zahlreichen Groupwarealternativen zum Exchange (Kolab, Zarafa, Zimbra, Scalix oder OpenXchange,um nur einige zu nennen) so schlecht mit Outlook als Client verstehen. Haben Sie - als Beispiel - in der Weboberfl├Ąche Ihres Kolab h├╝bsch unterschiedliche Kalender f├╝r B├╝ro, Team, Produktion und so weiter erstellt, k├Ânnen Sie per Webmailer noch mit verschiedenen Benutzern darauf zugreifen, und auch einige Clientprogramme wie Thunderbird oder Apples Kalender kommen noch damit klar - aber sp├Ątestens am lokal genutzten Outlook ist die Herrlichkeit dann meist vorbei. Manchmal kann man sich mit besonderen Erweiterungen f├╝r Outlook helfen, aber auch das funktioniert nicht immer in allen Kombinationen. Es hilft nichts - wer in der Welt von Microsoft bleiben will, sollte auch Microsoft nutzen - ob man das nun gut findet oder nicht. Es ist aber nicht ganz alternativlos - aber dazu kommen wir gleich.

Nicht immer ist ├╝brigens ganz klar, ob es sich bei den Exchangel├Âsungen ┬źaus der Cloud┬╗ (die ja oftmals gar keine Cloud im eigentlichen Sinne sind) um ein ┬źManaged Exchange┬╗ oder ein ┬źHosted Exchange┬╗ handelt. F├╝r unser heutiges Thema soll die Unterscheidung gen├╝gen, dass es Exchangeserver im Internet gibt, auf denen Sie eines oder mehrere Postf├Ącher anmieten oder gleich den ganzen Exchangeserver. Bei letzterer Option haben Sie - je nach Anbieter - quasi den Exchangeserver f├╝r sich zur Verf├╝gung, ohne sich um Kauf der Hardware plus Lizenzen, Installation, Einrichtung und Verwaltung, Datensicherung, Updates und so fort k├╝mmern zu m├╝ssen.

Gemeinsame Nutzung von Adressb├╝chern und Kalendern

Bei beiden L├Âsungen soll Ihr Outlook Mails, Aufgaben, Kalender und Kontakte auf allen Endger├Ąten synchron halten. Gerade die gemeinsame Nutzung von Adressb├╝chern und Kalendern ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl f├╝r oder gegen eine bestimmte L├Âsung. Achten Sie bei angemieteten Exchangepostf├Ąchern aber darauf, ob der Anbieter eine Datensicherung mit einschliesst - sonst ist das versehentlich im Webmailer gel├Âschte Email auch auf Server, Tablet, Smartphone oder anderen Endger├Ąten verschwunden und auch nicht mehr aus dem Datenhimmel zur├╝ck zu holen. Und nicht alle Anbieter stellen ├Âffentliche Ordner zur Verf├╝gung - zumal Microsoft dieses beliebte Feature mit der vorletzten Exchangeversion am liebsten komplett verbannt h├Ątte.

Kommen wir nun zu den versprochenen Alternativen zu Exchange. es gibt inzwischen eine ganze Reihe an Tools und Helferlein, um auch ohne Exchange-Server Daten aus Outlook gemeinsam nutzen zu k├Ânnen. So bietet das bundesdeutsche Unternehmen CreativBox mit SimpleSyn eine recht einfache M├Âglichkeit, die Ressourcen von Outlook mit mehreren Nutzern zu teilen. Dabei agiert einer der PCs als ┬źServer┬╗ - schliesslich ist es wie im richtigen B├╝ro, einer muss eben das Sagen haben. Die anderen Outlook-Clients synchronisieren Kontakte, Kalender und so weiter umgehend, je nach Einstellung und Berechtigung k├Ânnen dabei Ressourcen geteilt, freigegeben oder auch nur zum Lesen ge├Âffnet werden. Weitere L├Âsungen aus der Kategorie "Outlook ohne Exchange" sind beispielsweise Public ShareFolder, OLFolders und Syncing.net.

Wenn Sie sich f├╝r ein Hosted Exchange nicht so recht erw├Ąrmen k├Ânnen und vielleicht nur ein kleines Netzwerk betreiben, sollten Sie Sich Communigate Pro und Scalix einmal n├Ąher ansehen - beide Groupware-Systeme bieten ohne einen dahinter stehenden Exchange-Server einen Zugriff per Outlook.

PST-Datei im Netzwerk freizugeben

Falls Sie etwas mehr von dem technischen Unterbau des Outlooks verstehen und ├╝berlegen, einfach die PST-Datei jedes Nutzers im Netzwerk freizugeben - vergessen Sie es lieber gleich. Zum einen werden solche L├Âsungen in keinster Weise von Microsoft unterst├╝tzt, zum anderen handelt es sich auch um keineswegs stabil und verl├Ąsslich funktionierende Notkonstrukte. Sollten Sie auf die Software eines Drittanbieters stossen, der genau dieses Feature anbietet, sollten Sie genau pr├╝fen, was Ihnen da angeboten wird und es ausgiebig testen - und das nat├╝rlich erst, nachdem Sie ein Backup Ihres Outlooks angelegt haben!

VPN-Verbindungen

Letzter Punkt: Was ist, wenn Sie von unterwegs die Outlook-Ressourcen teilen wollen? Den Zugriff auf die Daten Ihres(r) Server(s) erlangen Sie ja ├╝ber VPN-Verbindungen und vielleicht auch die M├Âglichkeit der Offline-Dateien. Selbst Druckauftr├Ąge lassen sich per VPN aus der Ferne ausgeben - was wom├Âglich zu einem gewissen Aufschrecken bei Ihren daheimgebliebenen Kollegen f├╝hrt, wenn Sie rein physisch hunderte von Kilometern entfernt sind, aber Ihre Dokumente aus dem heimischen Drucker marschieren. Andernfalls lassen Sie die Druckauftr├Ąge eben in der Warteschlange lagern, bis Sie wieder Verbindung zum Netzwerk des B├╝ros haben. Was aber geschieht mit Ihrem Outlook?

Das h├Ąngt davon ab, welche Art der Synchronisierung Sie gew├Ąhlt haben. Bei einem Hosted (oder Managed) Exchange k├Ânnen Sie nat├╝rlich per Browser auf Ihre Mails, Kontakte und so fort zugreifen. Einige Anbieter verwenden eigene Oberfl├Ąchen, andere greifen auf das bew├Ąhrte und im Exchange integrierte OWA (Outlook Web Access) von Microsoft zur├╝ck. Bei einem lokalen Outlook verwenden Sie entweder eine VPN-Verbindung oder verbinden sich per Outlook Anywhere - dies erm├Âglicht Outlook-Nutzern den verschl├╝sselten Zugriff auf ein Exchange-Konto ├╝ber das Internet, und zwar ohne VPN-Tunnel.

Das h├Ąngt davon ab, welche Art der Synchronisierung Sie gew├Ąhlt haben. Bei einem Hosted (oder Managed) Exchange k├Ânnen Sie nat├╝rlich per Browser auf Ihre Mails, Kontakte und so fort zugreifen. Einige Anbieter verwenden eigene Oberfl├Ąchen, andere greifen auf das bew├Ąhrte und im Exchange integrierte OWA (Outlook Web Access) von Microsoft zur├╝ck. Bei einem lokalen Outlook verwenden Sie entweder eine VPN-Verbindung oder verbinden sich per Outlook Anywhere - dies erm├Âglicht Outlook-Nutzern den verschl├╝sselten Zugriff auf ein Exchange-Konto ├╝ber das Internet, und zwar ohne VPN-Tunnel.

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