06.11.2017

DMS: Vom Dateiordner zum Portal

Statische Dateiablagen und das eifersüchtige Hüten der eigenen Dokumente des Anwenders kennzeichnen heute noch die überwiegende Mehrzahl der IT-Nutzung in Firmen, Ämtern und Institutionen. Dabei gibt es schon lange aufregendere, leistungsfähigere und weitreichendere Lösungen für ein DMS.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Dokumentenmanagementsystem

Laufwerke

Kennen Sie das berüchtigte Laufwerk C:\? Oder doch lieber E: oder F:? C: stellt üblicherweise den Lebensnerv eines Systems mit Microsofts Windows-Betriebssystem dar. Ganz gleich, ob es sich dabei um einen PC, Laptop oder einen Server handelt. D: ist zumeist den optischen Laufwerken, sprich CD/DVD vorbehalten. Ab dem Buchstaben E: fangen dann die Bereiche für die Dokumente der Nutzer an und damit auch die Crux herkömmlicher Dateiablagesysteme.  

Dies ist dabei weniger ein Problem des technischen Unterbaus. Unter Unixoiden Systemen wie Mac OS X oder Linux wären es dann die Mountpunkte wie /home oder /data, auf denen die Anwender ihre Dokumente ablegen sollen. Moderne SAN-(Storage Attached Network) und NAS-(Network Attached Storage)Systeme mit darunterliegenden Techniken wie RAID, LVM und Clusterung kümmern sich um die Bereitstellung und sichere Lagerung noch so grosser Datenmengen und komplexer Ablagestrukturen.  

Aber die Form, in der Anwender an und mit Dokumenten arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Zwar ist die gute, alte Methode mit einem Ordner, in dem der Anwender das mit Word o.ä. erstellte Dokument ablegt, eventuell manuell herauslädt und per Email an den Kollegen zur Durchsicht oder Weiterverarbeitung schickt, in den meisten Büroumgebungen noch vorherrschend. Aber mehr und mehr sind Lösungen gefragt, die

  • verteiltes Arbeiten an Dokumenten
  • einfachen Dokumentenaustausch und
  • Darstellung und Nachvollziehbarkeit der Änderungen  

ermöglichen. Idealer Weise webgestützt (also in einem Browser aufrufbar) und dynamisch darstellbar, beispielsweise im Rahmen eines Projekts.

Was ist ein DMS?

Grundsätzlich stellt ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) den Anwendern die Möglichkeiten zum Austausch und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung.  

Welche Vorzüge hat das DMS?

Man kann mit ihnen ...

  • Dokumente ordnen
  • gemeinsam bearbeiten ...
  • und erhält ein Management,
  • und Kontrolle von Dokumenten. 

Änderungen an Dokumenten, die etwa von mehreren Personen bearbeitet werden müssen, sind so stets nachvollziehbar und man hält Ordnung. Die virtuellen Augiasställe, die die Datenstrukturen so manches Unternehmens aus dem KMU-Umfeld darstellen, gehören dabei nur einmal kräftig ausgemistet und sollen fürderhin, so versprechen es zumindest die Entwickler der Portallösungen, in der Theorie sauber geordnete Büroablagen ergeben. Dabei muss man ehrlicher Weise sagen, dass jedes noch so gute digitale Ordnungssystem vom guten Willen derjenigen abhängt, die es mit Leben füllen. Findige Unordnungsapologeten werden natürlich jedes noch so penibel strukturierte und geordnete System früher oder später ins Chaos versinken lassen können. Einmal mehr gilt also: die Programme und Lösungen sind nur Mittel zum Zweck, und kein softwaregestütztes System dieser Welt funktioniert losgelöst von den Menschen, die es bedienen.

Zentral ist der Begriff des Workflow:

  • Nachdem ein Dokument erstellt worden ist, soll es von bestimmten Kollegen geprüft werden.
  • Arbeitsablauf starten (Priorität, Fälligkeitsdatum bestimmen/festlegen).
  • Zum Arbeitsablauf zugehörige Ressourcen (etwa Dokumente) anfügen.
  • Die beteiligten Personen/Gruppen bestimmen.
  • Die zu bearbeitenden Dokumente werden während des Workflows nicht umständlich zwischen den beteiligten Personen hin und her geschickt.
  • Die Dokumente bleiben zentral gespeichert und werden hier von den beteiligten Clients bearbeitet.  

Die Anforderungen sind dabei typischer Weise:

  • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten (Word u. ä.)
  • Veröffentlichen von Dokumenten (PDFs, Bilder usw.)
  • Veröffentlichen im Intranet, sofern vorhanden
  • Plattformunabhängigkeit (verschiedene Windows-Versionen, Mac, iPhone, iPad)
  • Abteilungsbezogenes Arbeiten
  • Berechtigungssteuerung
  • Als Forum für das Gesamtunternehmen nutzbar  

Dabei wird der Bogen meist schon weiter gespannt und geht über ein reines DMS hinaus und hin zu einem ECMS (Enterprise Content Management System). Schauen wir uns einmal zwei Vertreter einer Lösung für ein strukturiertes, webbasiertes Dokumentenmanagementsystem im Sinne eines ECMS an: Alfresco und MOSS (SharePoint).  

Alfresco ist eines der grössten und bekanntesten ECMS-Systeme. Es ist Open Source, aber kommerzieller Support ist verfügbar. Laut Eigenaussage bearbeiten täglich «über sieben Millionen Anwender aus Unternehmen in 75 Ländern rund 4 Milliarden Dokumente, Dateien und Abläufe mit Alfresco – hinter der Firewall, in der Cloud oder gar auf mobilen Geräten.» 

Alfresco bietet dabei natürlich viel mehr als den reinen Dokumentenaustausch:

  • Dokumentenverwaltung
  • Ressourcenplanung (Räume et. al.)
  • Bereitstellung im Intranet
  • Dokumentenmanagement: Erstellung, Erfassung, Verteilung und Erhaltung von Unternehmensinhalten.
  • Records Management: Sicherstellung der Steuerung, Compliance und Aufbewahrung.
  • Web Content Management: Verfassen, kollaborieren, freigeben und im Internet/Intranet veröffentlichen.  

Die Dokumente in Alfresco befinden sich grundsätzlich im so genannten Repository zur allgemeinen Verarbeitung. Alfresco bietet einige wesentliche Vorzüge:

  • Relativ geringe Anforderungen an Grundsystem
  • Integrierbar in Office-Produkte
  • Sehr flexibel und erweiterbar
  • Es läuft auf Windows Server, Linux Server und Apple-Systemen.  

Dabei gibt es Anwender, die von sehr effizienten Arbeitsabläufen schwärmen. Die erwähnte Anbindung an die Cloud ist ebenfalls ein zentrales Feature der neueren Versionen von Alfresco.  

Aber auch einige der uns bekannten Nachteile von Alfresco sollen hier nicht verschwiegen werden:

  • Relativ komplex
  • Unübersichtlich
  • Support und einige Erweiterungen nur gegen Entgelt

MOSS (Microsoft Sharepoint)

Kommen wir nun zu Microsofts Dokumenten- und Collaborations-Portal Sharepoint. Dieses ist einerseits bereits ein Veteran – die Vorläufer entstanden bereits Ende der neunziger Jahre des vergangenen Jahrtausends. Andererseits sorgt Microsoft dafür, dass das alte Schlachtross ständig neu erfunden und aufgehübscht wird. Cloud-Lösungen, verteiltes Arbeiten, Anbindung mobiler Geräte sind selbstverständlich integriert.  

Die Integration von SharePoint in die übrige Microsoft-Produktfamilie kann dabei ebenso ein Vor- wie Nachteil sein: SharePoint fügt sich hier recht nahtlos in eine bestehende Domänenstruktur ein; es bedeutet aber eben auch, dass SharePoint erst in einer umfangreichen Microsoft-Umgebung mit den notwendigen Servern samt ActiveDirectory funktioniert. Weitere Vorzüge sind:

  • Die gute Integration in Office-Familie
  • Kommerzieller Support erhältlich
  • Erweiterbar (gegen Entgelt)  

Die Nachteile ergeben sich teilweise aus dem bereits Gesagten:

  • Hohe Anforderungen an Grundsystem
  • Keinesfalls triviale Einarbeitung
  • Geringerer Funktionsumfang als bspw.Alfresco

Fazit zum DMS

Wer aus dem engen Korsett statischer Dateiablage und Dokumentenbearbeitung heraus will, wird sicher eine spannende und vielfältige Welt entdecken – und vermutlich lieben lernen. Erstaunlicher Weise fällt vielen Anwendern und IT-affinen Menschen bei dem Stichwort DMS vorrangig Microsofts Collaborations-Software Sharepoint ein. Aber nicht nur der Markt bietet hier weitaus mehr und oftmals Spannenderes und Leistungsfähigeres. Umgekehrt besteht der Markt der Möglichkeiten auch aus sehr viel mehr Facetten. Die verschiedensten Lösungen konkurrieren hier miteinander und bieten sicher für Jeden etwas Passendes, aber sicher nie das absolut perfekt Passende. Hier heisst es vermutlich immer, Abstriche zu machen oder verschiedene Produkte miteinander zu kombinieren. Andererseits entdeckt man vielleicht erst in der Beschäftigung mit einer bestimmten Lösung Möglichkeiten, von denen man bis dato noch gar nichts wusste, auf die man aber womöglich schon schnell nicht mehr verzichten möchte.

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