13.06.2014

Liferay: Das Enterprise Portal als soziales Büro

Heute befassen wir uns mit dem Enterprise Portal Liferay. Dieses stellt die Kür zum Dokumentenmanagement dar. Es erweitert und erleichtert die Arbeit im Unternehmen erheblich, durch die Einbindung sozialer Plattformen und Collaboration-Tools.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Liferay

Dokumentenmanagement, Web Content Management, Enterprise Content Management Systeme (ECM/ECMS). Viele dieser Begriffe drehen sich um dieselbe Sache, nämlich das verteilte Arbeiten in einer Gruppe (also beispielsweise im Unternehmen oder einem Team Ihres Unternehmens). Gearbeitet wird mit und an Dokumenten, per Mail, Kalender, Wiki, Blog, Intranet und Internet (manchmal auch als Extranet bezeichnet).

Enterprise Portale

Eine solche, unternehmensumspannende Content-Management-Lösung wird als Enterprise Portal bezeichnet. Ein solches Portal zeichnet sich durch folgende, wichtige Punkte aus:

  • Definierte Benutzergruppen greifen über Browser auf das Portal zu.
  • Komplexe Geschäftsprozesse werden integriert.
  • Viele verschiedene Anwendungen sind eingebunden.
  • Portale ermöglichen die Durchgängigkeit der Prozesse ohne Medien- und Systembrüche.
  • Mitarbeiter erhalten einen individuellen, personalisierbaren Zugang zu allen relevanten Inhalten und Applikationen.
  • Mitarbeiter sind interaktiv.
  • Mitarbeiter beteiligen sich am Wissenssharing über Wiki, Blog und Foren.

(zit. n. www.comundus.com)  

Es gibt natürlich mehr als einen Anbieter für eine solche Portal-Lösung. Einige der prominentesten sind:

  • Liferay: Liferay Portal (OpenSource)
  • IBM: Websphere Portal
  • Microsoft: SharePoint
  • Oracle: BEA WebLogic Portal
  • SAP: NetWeaver Portal  

Vielleicht wundern Sie sich, erneut Microsofts Sharepoint in dieser Auflistung vorzufinden, aber Microsofts DMS (Dokumentenmanagement-System) ist in den letzten Jahren über das reine Dokumentenmanagement hinaus zu einer umfassenden Portal-Lösung herangereift. Sharepoint war allerdings bereits in einem letzten Beitrag Thema. Heute möchten wir Ihnen mit Liferay die unseres Erachtens State-of-the-Art-Open-Source Lösung für Enterprise Collaboration vorstellen. So zählen die Analysten der Gartner Group Liferay zu den führenden und bedeutendsten Portalen überhaupt, und nach Water & Stone stellt Liferay das führende Content Managementsystem dar.

Liferay: Portal und soziales Netzwerk im Büro

Liferay vereint die Vorzüge eines CMS (Content Management Systems) mit denen eines sozialen Netzwerkes und bringt diese Kombination in ein Unternehmen. Verfolgt man diesen Gedanken weiter, kann man sich weitere, spannende Szenarien vorstellen. Partner und Kunden lassen sich via Extranet oder Internet gezielt ansprechen, quasi im Sinne eines CRM (Customer Relationship Management). Die Mitarbeiter in einem Unternehmen kommunizieren statt über Facebook mittels des sozialen Netzwerks, welches das Liferay-Portal bereitstellt. Das Ganze firmiert dann bei Liferay als Social Office.

Liferay gründet seine diese Flexibilität darauf, indem es bei «der Implementierung und bei Themen der Integration und Erweiterung des Produktes konsequent auf offene Standards für Content, Portlets, Webservices und Frontend Technologien» setzt (Quelle: www.aperto.de).  

Liferay ist zwar OpenSource, d.h. dass der Quelltext –- die Software an sich – zur freien Verwendung heruntergeladen und genutzt werden kann. Allerdings gibt es auch hier eine Art gemischten Modus, neben der freien Version gibt es auch eine kostenpflichtige Enterprise Edition. Diese bietet dafür Support durch den Hersteller, sofern man hier überhaupt von einem solchen sprechen kann. Es handelt sich ja eher um den Hüter des Namens beziehungsweise der Marke.

Web Content Management (WCM)

Herzstück der Enterprise Portale ist nach wie vor das klassische Content Management System (CMS), dieses wird heutzutage auch als Web Content Management (WCM) bezeichnet. Liferay kommt mit einer kompletten und im Portal integrierten WCM-Lösung. Diese ermöglicht sogenannte Workflows und rollenbasierte Publizierungsmechanismen. Dabei ermöglicht Liferay bereits heute und mit recht geringem Aufwand die Gleichstellung von Inhalten, die eher der klassischen Redaktionsarbeit entsprechen und mit solchen, die von allen NutzerInnen eines solchen Portals erstellt wurden. Da heutzutage kein Begriff mehr fürs internationale Vermarkten etwas taugt, der noch in schlichtem Schwyzerdütsch daherkommt, wird folgerichtig auch solch nachgerade basisdemokratisches Tun neudeutsch/denglisch als User Generated Content (UGC) verbrämt.

Geringe Kosten und Flexibilität mit Liferay

Die Total Costs of Ownership (TOC), sind bei Liferay bestechend niedrig. Zum einen entfallen die teils horrenden Lizenzkosten, die für die Produkte der Mitbewerber wie IBM, SAP oder Microsoft Sharepoint gezahlt werden müssen. Zum anderen stellt Liferay verhältnismässig geringe Anforderungen an die Hardware. Liferay ist flexibel bei der Wahl des Application Servers und kompatibel mit einer Reihe von Datenbanken, zum Beispiel MySQL, PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server. Betreiben lässt sich Liferay auf den Betriebssystemen Linux, Mac OS X und natürlich Windows. Liferay lässt sich selbstverständlich im Cluster betreiben und in die Cloud auslagern.  

Ein weiterer Aspekt, dessen Vorzüge wir an dieser Stelle immer wieder gerne hervorheben, ist die Erweiterbarkeit von OpenSource-Lösungen, die natürlich auch hier ein Pluspunkt ist. Da der Quellcode frei zugänglich ist und bearbeitet werden kann, können sich Kunden ihre Portallösung massschneidern. Dies geschieht, bei entsprechendem Know-how im Unternehmen, durch eigene oder externe Programmierer respektive Entwickler. Da hinter Liferay eine sehr rege, sogenannte Community steckt (also die Gesamtheit der aktiv an der Entwicklung Beteiligten), können Unternehmen sich natürlich ebenfalls einbringen, den Gedanken- und Meinungsaustausch pflegen und sich gegenseitig Hilfestellung geben, oder nach gewünschten Anpassungen oder Erweiterungen fragen.  

So etwas ist bei proprietären Software-Lösungen zwar auch möglich, aber nur, wenn der Entwickler entsprechende Schnittstellen für sogenannte Plug-Ins oder Module von Drittanbietern bereitstellt, oder wenn der Kunde eben dafür zahlt. Haben Sie schon einmal versucht, als möglicherweise eher kleineres oder mittleres Unternehmen bei IBM anzurufen und eine Modifikation der Portal-Software zu erwirken?

Arbeiten im und mit Office

Die Frage ist nun, wie sich die Arbeit mit Liferay gestaltet. Nun, da alles grundsätzlich browsergestützt ist, gibt es kaum Probleme mit unterschiedlichen IT-Systemen. Ganz gleich, ob Windows XP, Vista, 7 oder 8 oder Mac OS X oder Linux-Desktops. Sie öffnen das Portal im Browser Ihrer Wahl und stossen höchstens durch die Eigenarten des jeweiligen Browsers auf Probleme. Mit LiferaySync gibt es sogar einen nativen Client für Apples iOS-Geräte und Android-Smartphones.  

In Liferay gespeicherte Dokumente können Sie mit Ihrer lokalen (oder per Terminalserver bereitgestellten) Version von Microsoft Office öffnen, speichern, versionieren, sperren, freigeben und weiterbearbeiten. Diese erwähnte Sperre entspricht der Versionskontrolle, die ein Dokumenten-Management auszeichnet. Sie dient dazu, ein gemeinsames und verteiltes Arbeiten an Dokumenten zu ermöglichen. Liferay Social Office protokolliert diese Änderungen während des Prozesses in Echtzeit. Die Daten können dann über Forum, Wiki, Intranetseite das integrierte Identitätsmanagement (IM) berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise können Sie das Portal als zentralen Dreh- und Angelpunkt Ihrer Arbeit und Kommunikation einsetzen. Es lassen sich – mittels des zentralen Portals, des Social Offices – Brainstorming, Diskussionen, Informations- und Wissensaustausch mit Kollegen führen, eigene Intra- und auch Internetseiten anlegen und ändern. Liferay bedient sich dazu übrigens Microsofts SharePoint Protokoll. Die Anwender können in den gewohnten MS Office Anwendungen arbeiten.

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