13.06.2014

OpenKM: Erstellung eines Dokumentverwaltungssystems

Heute stellen Ihnen das Tool OpenKM vor, mit dem Sie das Herzstück eines Dokumentenmanagement, den Lebenszyklus von Dokumenten von der Entstehung über die gemeinsame Bearbeitung bis zur Langzeitarchivierung, einmal versuchsweise abbilden können. Finden Sie Gefallen daran, steht Ihnen der Weg von einer Test- oder Cloudversion zum eigenen Dokumentenmanagement jederzeit schnell und unkompliziert offen.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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OpenKM

Was bietet ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Workflow; Papierbelege in digitale Inhalte erfassen (einscannen/digital); Ablage in einer Verzeichnishierarchie; Suche nach Meta-Daten, Schlagwörter, Volltext usw.; Ausgehende Rechnungen aus ERP-System übernehmen; Automatische E-Mails bei neuen Dokumenten und Revisionssicherheit, interne Belegnummern.

Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht es Unternehmen, sich effizient zu organisieren und die Papierflut in den Griff zu bekommen. Kurioserweise hat die Einführung des Computers bisher die Druckkosten nicht nur nicht gesenkt, sondern im Gegenteil stark nach oben getrieben. DMS-Lösungen können daher ein wichtiges Werkzeug sein, um die Vision eines papierlosen Büros in die Realität zu transportieren. Richtig eingesetzt, schafft ein DMS die Möglichkeit, die Unternehmensprozesse effektiver zu gestalten oder gar zu überdenken.  

Der Begriff des Dokumentenmanagement bezeichnet erst einmal nur die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Die Hauptaufgabe eines DMS ist es, den Lebenszyklus von Dokumenten zu kontrollieren von der Entstehung über die gemeinsame Bearbeitung bis zur Langzeitarchivierung.  

Dies ist aber ein kein leichtes Unterfangen, da die Anforderungen an ein DMS unterschiedlicher Natur sind. So sind einige Unternehmen z.B. nur bemüht, die Suche nach einem bestimmten Dokument auf ihrem File-Service-Cluster zu verbessern und elektronische Doppelablagen zu vermeiden. Andere sehen wiederum eher den Archivierungsansatz im Vordergrund. Die elektronische Verarbeitung von eingehender Papierpost (z.B. Rechnungen) und die Definition bzw. Weiterleitung über sog. Workflows stellt letztendlich die Königsdisziplin einer DMS-Lösung dar.

Dokumentverwaltungssystem OpenKM

An dieser Stelle soll exemplarisch OpenKM präsentiert werden, um die Möglichkeiten eines DMS grundsätzlich einmal aufzuzeigen. OpenKM ist ein Dokumentverwaltungssystem, dass aufgrund seiner Eigenschaften sowohl in kleineren als auch in grösseren Unternehmen eingesetzt werden kann. Es bietet die Bearbeitung von Dokumenten (Knowledge Management) und hilft, die vorhandenen Ressourcen effizienter zu nutzen. Durch OpenKM können Informationen dem gesamten Unternehmen über eine zentrale Weboberfläche global zur Verfügung gestellt werden.  

Die Dokumente können dabei von einem Scanner eingelesen werden, das DMS reichert diese dann mit sogenannten Metadaten an. Hierbei können Daten aus dem Dokument extrahiert werden (z.B. Betrag, Kundennummer, Datum etc.).  

Eine effiziente Suche nach Dokumenten und Verzeichnissen ist implementiert, die auch Inhalte und Metadaten erfasst. So lässt sich etwa nach Inhalten, Schlüsselwörtern, Änderungsdatum, Autor oder Dokumententyp suchen. Eine automatische Indexierung von hochgeladenen Dokumenten wird bei TXT-, HTML-, RTF-, XML-, PDF-, OpenOffice-, MS-Word-, JPEG-EXIF-Dateien ermöglicht. Auch die Suche nach Synonymen wird unterstützt und nach Relevanz angeordnet. Häufige Abfragen können dabei gespeichert und wiederverwendet werden. Die Suchziele kann man nach Ordner, Dokumente oder E-Mails auswählen. Auch lassen sich Sicherheitskriterien festlegen, die den Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen.  

OpenKM basiert grob gesagt auf Java und Apache und kann auf verschiedenen Betriebssystemplattformen installiert werden. Als darunterliegende Datenbank können neben den offenen Systemen PostgreSQL und MySQL auch Oracle und Microsoft-SQL-Server eingesetzt werden. Die Datenbanken lassen sich dabei auch als Cluster einsetzen, um die Skalierbarkeit zu verbessern und eine Hochverfügbarkeit einzurichten.

Vorzüge von OpenKM

  • Die Hardwareanforderungen für OpenKM sind gering, der Betrieb auf verhältnismässig günstigere Hardware ist hierdurch möglich.
  • Der Speicherbedarf ist gering, da lediglich kleine Datenmengen gespeichert werden müssen.
  • OpenKM bietet eine Komprimierung der Metadaten, um Speicherplatz zu sparen.
  • OpenKM bietet eine Handschrifterkennung (Druckbuchstaben).  

Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass durch die ausgiebige Nutzung der digitalen Dokumentenverarbeitung immense Speicheranforderungen auf ein Unternehmen zukommen können, die nur mit einem SAN oder NAS erfüllt werden können.

OpenKM bietet dabei eine ins deutsche lokalisierte, intuitive und vor allem webbasierte Oberfläche. Letzteres ist üblicherweise der Garant für eine weitgehende Plattformunabhängigkeit. Ganz gleich, ob Sie mit einem System unter Windows 7, Windows 8, eventuell noch dem auslaufenden Windows XP, Mac OS X oder Linux auf das DMS zugreifen. Die Oberfläche sollte sich im grossen Ganzen einheitlich präsentieren. Daneben kann OpenKM dadurch auch über Smartphones oder Tablets zum Einsatz gebracht werden, wobei hierbei nicht alle Leistungsmerkmale zur Verfügung stehen.

Lizenzierung: OpenSource, aber mit kommerziellen Versionen

OpenKM untersteht der GNU General Public License Version 2 und ist somit Open Source. Wie bereits eingangs erwähnt, ist OpenKM dabei keineswegs das zufällig zusammengebrutzelte Produkt einiger übernächtigter Informatikstudierenden oder gar ein bereits in der Geburt vom finanziellen Siechtum gezeichnetes Kind der wackligen Internetblase. Vielmehr steht OpenKM in professionellen Versionen zur Verfügung und ist somit unbedingt für Geschäftsumgebungen geeignet, die maximale Verfügbarkeit, Performance und Zuverlässigkeit verlangen.

OpenKM ist in verschiedenen Versionen erhältlich

  1. Eine Open-Source-Version: Diese ist geeignet für Umgebungen, in denen entsprechendes Know-how entweder im Unternehmen zur Verfügung steht oder durch externe Dienstleister o.a. bereitgestellt werden kann. Allerdings wird kein Support seitens OpenKM geleistet. Es gibt allerdings ein Forum zu dieser sogenannten Communityversion: forum.openkm.com
  2. Die Cloud-Lösung ist ideal für Unternehmen, die die Notwendigkeit einer effizienten Verwaltung ihrer Informationen besitzen, aber geringere Kosten in Anspruch nehmen wollen. Beachten Sie dabei aber die Anforderungen an den Datenschutz und die Zugänglichkeit Ihrer Informationen, nicht zuletzt in Zeiten von NSA und Prism.
  3. Zuguterletzt gibt es noch die Professional Version, die (kostenpflichtigen) Herstellersupport für OpenKM bietet. Dieser beinhaltet garantierte Reaktionszeiten, Installations-, Migrations-, Upgrade- und Tuning-Unterstützung, Patches zwischen zwei Release-Versionen sowie die Installationszertifizierung. Diese Version ist auf jeden Fall für den Unternehmenseinsatz zu empfehlen.

Fazit

OpenKM bietet eine gute Möglichkeit, um eine DMS-Lösung kostengünstig einführen und nach Bedarf auszubauen. Das Potenzial ist unbestreitbar für Unternehmen vorhanden, wenn man die organisatorischen Voraussetzungen schaffen kann, um Rationalisierungseffekte nutzen zu können. Eine wichtige Grundvoraussetzung dafür sind offene Schnittstellen, damit auch Drittsysteme (wie z.B. SAP) eingebunden werden können. OpenKM bieten von Haus aus diese Möglichkeit an. Zudem sollte man vor einem DMS-Projektstart über seine eigene Arbeitsweise und internen Prozesse genauestens Bescheid wissen. Erst wenn alle Informationen vorliegen, kann ein DMS erfolgreich eingeführt werden und wirklich den Schritt hin zu einem papierlosen Büro ermöglichen.  

Der Autor dankt Prof. Kai-Oliver Detken für die Zustimmung zur Verwendung seiner Publikationen zu OpenKM. Für weitere Fragen zu OpenKM verweisen wir entsprechend auf die DECOIT GmbH, die derzeit der einzige deutsche Reseller für OpenKM ist: www.decoit.de

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