10.04.2017

Outdoor-Office: Offlinedateien und Versionierungen

Früher war doch alles einfacher: Entweder man war im Büro und hatte Zugriff auf seine Dateien, oder man war eben nicht im Büro und hatte Feierabend. Heutzutage sind die Grenzen zwischen Büro, Heimarbeitsplatz und mobilem Arbeiten längst verwischt.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Wie gelangt man denn am besten an Word, Excel, PDF und Co.?

Das Frühjahr bringt mit steigenden Temperaturen und hoffentlich reichlich Sonnenschein ein Problem ans Tageslicht, welches vielen Anwendern erst bewusst wird, wenn Sie Laptop, Smartphone oder Tablet im heimischen Garten oder vor der Eisdiele aufgeklappt haben und mit ihren gewohnten Dateien arbeiten wollen. Wie gelangt man denn am besten an Word, Excel, PDF und Co., wenn der Fileserver der Firma im schattigen Serverraum steht und man selbst zwischen Hamburg und Haiti pendelt oder im «Outdoor-Office» sitzt?

Und als weitere harte Nuss kann man sich dann noch die Frage stellen, wie verhindert werden kann, dass Kollegin Émery, die vor Ort im Office ausharren muss, unsere mühsam kreierten genialischen Änderungen an der Präsentation fürs morgige Meeting überschreibt - Sie haben die Datei vielleicht auf einer Zugfahrt offline bearbeitet, die Kollegin aber zeitgleich im Büro - und beim Hochladen auf den Server knallt es, sowohl digital als auch aufs Betriebsklima bezogen.

Versionierung

Die Methode der Wahl, um Dokumente mit verschiedenen Bearbeitungsständen zu verwalten, ist eine so genannte Versionierung. Dieses Feature gab es schon vor eineinhalb Dekaden beispielsweise in HTML-Editoren wie dem früher sehr beliebten Dreamweaver. Man verhindert so wirksam das Überschreiben von Dokumenten mit identischen Namen, aber unterschiedlichen Bearbeitungsständen, löst aber natürlich noch nicht das Problem, welche Version letztlich die anderen «aussticht».

Sicher kennen die meisten von uns das Motto aus den berühmten Highlander-Filmen: «Es kann nur einen geben!» Und nichts ist peinlicher, als bei dem Meeting mit den Entscheidungsträgern fünf unterschiedliche Versionen einer Datei von eben so vielen Bearbeitern präsentieren zu lassen. Eine Versionierung benötigt also immer auch eine Kontrolle, eine Regelung des aktuellen und gültigen Stands. Wer mit Daten eines Servers fernab des Unternehmens arbeiten, diese aber auch wieder im Unternehmensnetzwerk zur Verfügung haben möchte, benötigt dreierlei:

  • Eine gesicherte Verbindung. Dass Daten heutzutage grundsätzlich nur noch verschlüsselt auf die Reise gehen sollten, ist eigentlich selbstverständlich. Trotzdem schadet es nicht, an dieser Stelle noch einmal darauf hinzuweisen. Die Absicherung geschieht entweder über eine VPN-Verbindung oder per SSL-Verschlüsselung auf einem öffentlichen Übertragungsweg. Letzteres ist bei den Cloud- und Webfreigabediensten in der Regel anzutreffen; allerdings löst die beste Verschlüsselung das Problem der Vertraulichkeit und eindeutigen Identifizierung des Kommunikationspartners nicht. Können Sie ganz sicher sein, dass der Dropbox-Link, den Ihnen jemand schickt, nicht gefälscht, manipuliert, abgefangen und mitgelesen worden ist? Eine solche Sicherheit erlangen Sie nur mit einer VPN-Infrastruktur per IPSec oder gleichwertigen Techniken. Das ist ja vielleicht auch kein all zu grosses Problem, wenn es nur darum geht, eine eher unverfängliche PowerPoint-Präsentation über den Äther zu schicken; bei sensiblen Dokumenten verbietet es sich, diese per Email oder Cloud-Link zu versenden.
  • Ein Mechanismus des Sperrens bearbeiteter Dateien beziehungsweise eine Versionskontrolle müssen vorhanden sein. Es können sich ja durchaus verschiedene Autoren mit ihren geistigen Bemühungen an einer gemeinsamen Datei versuchen, nur msus dann sichergestellt sein, dass es eine Übersicht gibt, welcher Autor respektive Bearbeiter an welchem Versionsstand und zu welchem Zeitpunkt ("Zeitstempel") daran gearbeitet hat.
  • Ein möglichst automatischer Abgleich (Sync) des lokalen Datenbestandes mit dem Bestand auf dem Server beziehungsweise in der Freigabe oder Cloud sollte gewährleistet sein. Natürlich kann man lokal bearbeitete Dateien auch manuell zurückschieben, aber das ist eher mühselig und fehleranfällig.

Wie handhaben die einzelnen Plattformen diese zwei Anforderungen?

Ganz einfach machen es sich die inzwischen schon «klassisch» zu nennenden Austauschplattformen wie Dropbox - hier lässt sich einstellen, ob Dateien beim Abgleich zwischen einem zentralen Server und verschiedenen Clients überschrieben werden sollen. In der Regel sticht dabei die jeweils aktuellste Fassung alle anderen aus. Wer aus Gründen des Datenschutzes (oder weil ihm Hausmannskost immer schon am besten mundete) auf Lösungen wie DropBox, Google OneDrive oder ähnliches verzichten will oder muss, kann sich auch eine Dateifreigabe auf dem Serverbetriebssystem seiner Wahl einrichten und diese per SMB, AFP (Apple), FTP oder WebDAV verfügbar machen - im Prinzip machen es DropBox und Co. nicht anders.$

Auf solche Freigaben in der «Hausmacher-Cloud» können Sie dann mit den Bordmitteln Ihres PCs zugreifen. Unter Windows, MacOS und den diversen Linuxderivaten sind Clients für den Zugriff per SMB/CIFS und FTP bereits eingebaut, je nach verwendetem Betriebssystem trifft man auch AFP, SFTP oder WebDAV an. Es gibt ansonsten auch Tools wie GoodSync, FreeFileSync oder ähnliches dafür. Die beliebte Lösung Dropbox beispielsweise bietet sogar eine rudimentäre Versionierung: dabei werden mehrere Versionen ein und dasselben Dokuments, die aber von verschiedenen Nutzern bearbeitet wurden, mit einem Konflikt-Hinweis im Dateinamen abgelegt. Das Problem ist allerdings, dass die solcherart entstandenen Dubletten händisch zu einem einheitlichen Dokument zusammengeführt werden müssen. Mit dem «erweiterten Versionsverlauf» hat man sogar den Datenverlauf eines ganzen Jahres zur Verfügung.

Besonders elegant ist das Bearbeiten von Dokumenten natürlich bei den Anbietern wie Google gelöst, die in ihren Online-Webdiensten sogar die Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser ermöglichen. Sogar die Versionierung ist mittels Markierungen gelöst, man kann so eindeutig erkennen, welcher Nutzer gerade welches Dokument bearbeitet. Übrigens: die an dieser Stelle bereits vorgestellte Groupwarelösung «Group Office» des niederländischen Anbieters Intermesh ermöglicht in der kommerziellen Pro-Version ebenfalls die Bearbeitung und Zwischenspeicherung der Dokumente aus den zentralen Dateifreigaben auf dem Server per lokalem Client oder im Browser.

Das Kollaborationstool und Dokumentenverwaltungssystem Sharepoint von Microsoft muss an dieser Stelle ebenfalls genannt werden, es bietet ausgefeilte Möglichkeiten des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten und die Möglichkeit des Offlinesyncs.

Nicht jeder hat aber eine ausgewachsene Server- oder Domänenstruktur im Büro oder KMU zur Verfügung. Eine interessante Variante, um zumindest einige Dateien schnell und unkompliziert zu versenden, kann neben der Nutzung eines Cloud-Dienstes der Anbieter WeTransfer sein:

https://wetransfer.com/

Die Daten werden dabei auf die Server von WeTransfer hochgeladen und temporär gespeichert. Per Downloadlink kann nun gezielt auf die Dateien zugegriffen werden.

Warnung vor Offline-Dateien?

Der einfachste Weg, sich die wertvolle Freizeit zu verderben besteht für viele (Windows-)User darin, die berühmt-berüchtigten Offlinedateien zu aktivieren und dadurch mit einer lokalen Kopie der Daten einer Netzwerkfreigabe auch ausserhalb des Unternehmensnetzwerks und fernab von VPN und Remotezugriffen zu arbeiten. Weshalb dann "berühmt-berüchtigt"? Nun, die Offlinedateien unter Windows haben nicht gerade den besten Leumund. In der Praxis kommt es immer wieder zu Problemen, Unstimmigkeiten, Asynchronitäten oder gleich dem ganzen Verschwinden der Daten. Ab Windows 7 mit dem ServicePack 1 und allen Hotfixes sollten Offlinedateien aber auch für den Produktiveinsatz nutzbar sein. Aber Vorsicht! Sie sollten Offlinedateien nicht zusammen mit umgeleiteten Desktops beziehungsweise Offline-Benutzerprofilen verwenden, sonst kommt es quasi zu einer Dopplung der Daten! Wenn also das Verzeichnis eines Anwenders ohnehin schon offline verfügbar ist und Verzeichnisse aus dem Benutzerprofil in das Heimatverzeichnis umgeleitet werden, sollten diese umgeleiteten Ordner nicht offline verfügbar gemacht werden, andernfalls würden diese doppelt offline verfügbar gemacht. Das ist nicht nur sinnbefreit, sondern kann auch Anwender und Betriebssystem verwirren.

Fazit

Wer mobil sein will und muss, wird früher oder später an der Frage der lokalen Bearbeitung von Dateien nicht herumkommen. Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten - Offlinezugänglichkeit, sichere Übertragung und Versionierung. Je nach vorhandener IT-Struktur gibt es die unterschiedlichsten Lösungen und Anbieter, von denen wir Ihnen hier eine kleine Auswahl vorgestellt haben. Nun liegt es nur noch an Ihnen, sich einen sonnigen Platz für Ihr Outdoor-Office zu suchen.

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