17.08.2015

Mailman: Newsletter und Diskussionsforen einfach und bequem verwalten

Arbeiten Sie gerne mit Newsletter-Verteilern und Rundmails? Solche Emails sind ein durchaus zweischneidiges Schwert. Einerseits stellen sie als einfach zu erstellendes Werbe- und Informationsmittel eine gute Gelegenheit dar, dass Sie für sich oder Ihre Produkte, Dienstleistungen oder sonstigen Anliegen werben oder einfach nur gezielt informieren.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Mailman

Nicht jeder Newsletter oder jede Rundmail muss der Werbung dienen – gerade bei staatlichen, kirchlichen oder sonstigen gemeinnützigen Institutionen dienen solche «Massenmails» durchaus einer guten Sache. Ob die Empfänger das ebenso werten, steht natürlich auf einem anderen Blatt. Sie finden auf weka.ch eine Reihe nützlicher Informationen zur Erstellung von Newslettern und worauf Sie achten müssen – Opt-In-Verfahren, die korrekte Anrede und das richtige Format und vieles weiteres, das Ihnen helfen soll, Ihre Newsletter- oder Verteilermails zu einer geschätzten Lektüre bei den Adressaten zu machen statt zu einem Fall für die postwendende Sortierfunktion Richtung digitaler Papierkorb.

Denn merke: «Ein professionelles E-Mail-Marketing benötigt eine professionelle Newsletter-Software. Diese Software zum Versenden der Newsletter benötigt unbedingt eine effektive Verwaltung der Mailing-Listen und der E-Mail Adressen.» (Quelle: www.mailingwork.de)

Auf jeden Fall müssen Sie sich unbedingt davor hüten, Ihre Newsletter oder Rundmails von Ihrem lokalen PC oder Laptop vom dortigen Mailaccount aus direkt an eine grosse Zahl an Empfänger zu verschicken! Der Grund dafür ist ein ganz einfacher: Das massenhafte Versenden ein und derselben Email an viele Empfänger ist genau das, was auch Spammer machen und gilt daher auf vielen Mailservern als Ausschlusskriterium, eine Mail überhaupt entgegen zu nehmen. Schlimmstenfalls werden Sie beziehungsweise der Mailserver Ihres Unternehmens auf schwarze Listen gesetzt! Aber senden nicht die Mailserver untereinander und nicht Sie direkt von Ihrem PC aus an die Mailserver der Empfänger? Das ist richtig, aber Ihr Server hält Sie für einen berechtigten Mailversender und weiss ja nichts davon, dass Sie das Medium Email zum Massenversand einer Mail quasi missbrauchen wollen. Auf der Gegenseite – den Mailservern Ihrer Adressaten – sieht es dann eben so aus, als würde da gerade eine Spamwelle hereinschwappen. Und auch auf der ausgehenden Seite – also dem Mailserver Ihres Unternehmens oder Providers – sind oftmals Beschränkungen eingerichtet, die es Ihnen nicht erlauben, übermässig viele Emails auf einmal zu verschicken.

Daneben sprechen auch noch ganz handfeste organisatorische Gründe gegen einen «Newsletterversand für Arme» – wie zum Beispiel wollen Sie mit Änderungen der Email-Adressen umgehen? Sie müssten ja ständig die anzuschreibenden Kontakte im Adressbuch Ihres Emailprogramms oder dem (Groupware-)Server Ihrer Firma vorhalten und pflegen.

Sie sehen also – es existiert eine ganze Reihe an (guten) Gründen, für den Massenversand von Emails nicht den lokalen PC, sondern ein auf dem Mailserver Ihres Unternehmens oder Providers laufendes (oder diesem vorgeschaltetes) zentrales System zu nutzen. Es gibt eine ganze Reihe an Dienstleistern im Internet, die das Erstellen eines Newsletters mit wenigen Mausklicks ermöglichen – allerdings entziehen Sie die Kontrolle über den Newsletter damit auf gewisse Weise Ihrem Einfluss; abgesehen davon, dass solche Dienstleistungen auch immer Geld kosten.

Natürlich könnten Sie – sofern vorhanden – auch Ihre jeweilige Groupware, ERP oder CRM-Lösung zum Erstellen und Versenden eines Newsletters nutzen. Mit Lotus Notes, Group Office, SharePoint und vielen weiteren ist das Versenden eines Newsletters oder einer Rundmail nicht nur recht einfach, sondern zum Beispiel auch mit dem Logo des jeweiligen Unternehmens oder der Abteilung möglich – ein aus marketingtechnischen Erwägungen heraus nicht unwesentlicher Aspekt. Und vor allem kümmert sich bei solchen Lösungen, die über den zentralen Server Ihres Unternehmens, Providers oder IT-Dienstleisters laufen, die jeweilige Serversoftware um das sichere und verlässliche Versenden an die anderen Mailserver im Internet, handhabt automatische Antworten, Abbestellungen und Adress- sowie Passwortänderungen  der Mitglieder und so weiter.

Was aber, wenn Ihr Unternehmen – typischerweise aus dem KMU-Bereich oder als kleinere oder mittlere Organisation oder Institution – gar nicht über Groupware, ERP oder CRM oder sonstige zentrale EDV-Lösungen verfügt, die das Versenden von Massenmails bereits implementiert hat?

Für solche Zwecke gibt es besondere Mailinglisten-Software. Deren bekanntester Vertreter heisst Mailman – und mit ihm wollen wir uns in diesem Beitrag ein wenig näher befassen. Mailman ist nämlich nach Jahren des sehr stabilen Betriebs (unter der immer noch aktuellen Version 2) jetzt endlich in der von so manchem Mailinglisten-Administrator sehnsüchtig herbeigesehnten Version 3 erschienen. Aber wieso eigentlich «sehnsüchtig herbeigesehnt»? Schliesslich ist Mailman eine sehr ausgereifte und stabile Lösung – sie ist natürlich auch ein wenig in die Jahre gekommen.

Die letzte grössere Änderung und Aktualisierung brachte Mailman Version 2.1 – und das liegt bereits 12 Jahre zurück; in Zeiten sich ständig ändernder IT-Systeme eine beachtliche Zeitspanne. Und das hat nur bedingt damit zu tun, dass Mailman nicht mehr zeitgemäss wäre – obgleich manche Benutzer von dem etwas altbacken wirkenden Design abgeschreckt sein mögen.

Mailman ist in Python geschrieben – was uns nicht weiter interessieren muss –, es läuft auf jedem halbwegs aktuellen Linux-System und lässt sich nach erfolgreicher Installation und Ersteinrichtung recht bequem über eine Webschnittstelle administrieren. Wollen Sie also Mailman betreiben, benötigen Sie einen entsprechenden Server sowie einen Mailserver, der die verschickten Emails annimmt. Da Mailman weiss, wie es mit den Spamabwehrmechanismen der Mailserver umgehen muss, hat es in der Regel keine Schwierigkeiten damit, Massenmails an mehrere hundert oder gar tausend Empfänger zu versenden. Betreiben Sie Mailman nur intern im Netzwerk Ihres Unternehmens als Diskussions- oder Informationsplattform, ersparen Sie sich natürlich den ausgehenden Mailserver. 

Was kann Mailman?

  • Es kann als Diskussionsmedium dienen: Alle Listenmitglieder können miteinander per Email diskutieren;
  • Informationsmedium: Sie können damit die bereits erwähnten Newsletter verschicken, Verteiler anlegen, Rundmails an Ihre Bedürfnisse anpassen und so fort;
  • es kann eine Mischung aus beidem sein.

Wichtig ist die Tatsache, dass alle eingetragenen Mitglieder (respektive deren Emailadressen) «Listenmitglieder» sind – sie können sich aber auch selber wieder austragen. Ausserdem verlangt Mailman als Voreinstellung bei der Aufnahme neuer Mitglieder die Bestätigung der Mitgliedschaft durch den angeschriebenen User. Dies ist wichtig als Teil des Opt-In-Verfahrens und als Massnahme zur Erhöhung der Seriosität einer Liste! Betreiben Sie eine interne Liste in Ihrem Unternehmen, müssen Sie sich natürlich nicht an diese Beschränkung halten und können die Mitglieder zu einer Art «Zwangsmitgliedschaft» verdonnern.

Schreiben Sie eine Email, die an alle Listenmitglieder versendet werden soll, landet diese je nach Voreinstellung zuerst in einer Art Quarantäne – Sie als Listenadministrator können ein Moderatorpasswort definieren. Über diesen Zugang kann dann der neue Beitrag moderiert werden – d.h. er wird angenommen, zurückgewiesen, verworfen oder weitergeleitet. Der entscheidende Punkt ist, ob es sich bei Ihrer Liste um eine moderierte oder eine nicht moderierte Liste handelt. «Moderiert» ist natürlich dringend empfohlen für Newsletter-Verteiler, bei einer internen Verteilergruppe, die als «digitale Diskussionsrunde»  dient, können Sie Mailman so einstellen, dass die Mitglieder sich ihre Diskussionsbeiträge uneingeschränkt zusenden dürfen. Mailman kann zudem so eingestellt werden, dass ausgehende Mails nicht unter dem Namen des Erstellers eines Beitrags, sondern mit der Emailadresse der Liste gesendet werden – etwa newsletter@raclettepfaennli.ch. Eine Archivierung lässt sich in Mailman ebenfalls implementieren, und Sie können – wenn auch mit etwas mehr Aufwand – Ihre Mails personalisieren und mit eigenen Signaturen versehen.

Fazit zum Mailman

Sie sehen – Mailman bietet sehr viele Möglichkeiten bei einer recht einfachen Installation und Administration. Zudem ist Mailman Open Source und somit ohne Lizenzkosten zu benutzen. Ein guter Grund mehr, angesichts des Versionssprungs auf die Nummer 3 einmal etwas Werbung für dieses sehr bewährte Kommunikationsinstrument zu machen.

Links

www.gnu.org

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