18.06.2014

Microblogging: Interner Kommunikationsdienst für Unternehmen

Blogs sind in der schnelllebigen IT-Welt ein etwas in die Jahre gekommenes, aber dennoch beliebtes Publikationsmittel. Und die Nutzung sozialer Netzwerke wie Facebook und Google+ wird auch für Unternehmen immer beliebter. Weswegen also nicht alle Formen miteinander verheiraten und daraus eine zeitgemässe Kommunikationsform für den Businessbereich schaffen?

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

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Microblogging

Vom Microblog zum Enterprise Microblogging

Kennen Sie Microblogs? Microblogs, also kurze Textmeldungen über die verschiedensten Kanäle wie SMS, Email und eben (Web)Blogs finden Sie nicht nur im Microblogging-Tool Twitter, sondern ebenso als Statusmeldung bei Facebook. Sicher kennen Sie mindestens eines dieser beiden sozialen Netzwerke und nicht zu vergessen Google+ oder Pinterest. Die dort veröffentlichten kleinen, SMS-ähnlichen Kurznachrichten werden Microposts genannt, das Veröffentlichen selbst ist dann eben das Microblogging.

Weshalb aber sollte ein Unternehmen ein eigenes Microblogging-System benutzen? Nun, es gibt eine ganze Reihe an Punkten, die ein solches, firmeninternes Kommunikationsmittel attraktiv erscheinen lassen:

  • Es erleichtert den direkten Austausch von Informationen zwischen Kollegen.
  • Es bietet eine interne Diskussionsplattform.
  • Es kann als leichtgewichtiges und gleichwohl effizientes Projektplanungstool genutzt werden.
  • Es verspricht Zeitersparnis durch die schnelle und direkte Art der Kommunikation.
  • Ein IT-gestütztes System bietet eine zentrale Ablage von Inhalten für eine spätere Suche.
  • Da die Kommunikation direkt über die Webseite des Blogbetreibers geschieht, kommt es zu einer Entlastung der Unternehmens-Mailserver.

Interne Kommunikation

Ein Enterprise Microblogging stellt eine Mischung aus interner Email-Kommunikation, formalen Meetings und Flurfunk dar. Es bietet in all diesen Punkten von jedem etwas, sollte dabei aber natürlich nicht beliebig sein und vor allem die Tätigkeit des Unternehmens und idealerweise konkrete Projekte in den Mittelpunkt stellen – dann kann ein Enterprise Microblogging ein geniales Kommunikationsmittel sein. Es erleichtert direktes und flüssiges Kommunizieren über die unterschiedlichsten Themen und bietet – anders als Flurfunk und Meetings – zugleich einen zentralen Zugang zu allen Informationen, da die Kommunikation ja über das Blogsystem stattfindet und deswegen alle Beteiligten auf dieselben Informationen zugreifen können. Anders als beim Medium Email bringt ein Microblog zugleich eine gewisse Vorauswahl und Ordnung nach Themen und Wichtigkeiten mit. Sie müssen sich nicht erst durch zig Emails, Verteilerlisten und unübersichtliche CC:-Wüsten hindurchkämpfen. Ein oft gehörtes Argument gegen ein Unternehmens Microblog lautet, dass die Mitarbeiter darüber nur über Themen kommunizieren könnten, die mit dem Metier des Unternehmens meist nicht viel zu tun haben – privater Klatsch und Tratsch also. Diese Gefahr besteht aber auch bei Flurfunk und internen Emails und dürfte eher in anderen Ursachen begründet liegen. Und genauso wie bei Email und Webseitenbesuchen steht hier das höhere Interesse des Unternehmens an ungestörter betrieblicher Tätigkeit vor solchen Auswüchsen, die sich im Ernstfall durch entsprechende betriebliche Regelungen regeln lassen.

Unternehmen sind anders

Weshalb also nicht gleich twittern, wenn doch die Vorteile eines Microblogs so offensichtlich auf der Hand liegen? Ein Unternehmensblog darf und sollte durchaus so peppig und flott aufgemacht sein wie ein privater Blog, um potentielle Besucher anzulocken und auch zum Lesen der Seite zu animieren – aber dennoch gelten hier andere Regeln und Ansprüche. Unternehmen ticken nun einmal anders als Privatpersonen. So werden Sie auf einem Enterprise Microblog weniger die aktuellen privaten Neuigkeiten zu Reisetätigkeiten, Familienstand oder Verweise auf private Bekanntschaften und Freunde finden. Umgekehrt entspräche das, was ein Unternehmen bekanntzugeben hat und wie es dies vermutlich tun wird, eher einem Familienblog. In grösseren Unternehmen würden sich eigene PR-Abteilungen um die Aktualisierung eines solchen Blogs kümmern, in kleinen und mittleren Unternehmen erledigt dies vielleicht sogar der Chef selbst, ein IT-Administrator oder ein IT-affiner Abteilungsleiter.

Auf jeden Fall verschiebt sich das Private ins Professionelle. Nicht alle Inhalte, die bei Facebook, Twitter, Google+ und Co. bedenkenlos in die weite Welt gepostet werden, sind im Unternehmenszusammenhang für denselben Weg bestimmt. Hier muss ein Unternehmen beim Einsatz eines Enterprise Microblogs streng darauf achten, dass erstens nur befugte Mitglieder eines solchen Netzwerks die Nachrichten lesen, und dass zweitens eine Kontrolle darüber stattfindet, wer zu welchen Themen was genau an Inhalten postet. Übrigens ist all dies dem Grunde nach nichts Neues: Die alte Tante Intranet lässt grüssen! Da sind wir aber bereits bei dem entscheidenden Punkt: Das altgediente, meist sehr statische und etwas betuliche konventionelle Intranet auf Basis von Webseite und bestenfalls einem CMS-System erfüllt kaum die Anforderungen an zeitgemässe Kommunikation im Unternehmen.

Viele Lösungen, unterschiedliche Konzepte für Microblogging

Grob kann man diese nach verschiedenen Kriterien unterteilen:

  • Ist es eine Freeware-Lösung oder verlangt der Anbieter Geld für Lizenzen? Teilweise gilt dies erst für erweiterte Funktionen, zum Ausprobieren bieten viele dieser Produkte einen kostenlosen Basis-Zugang an.
  • Handelt es sich um eine auf irgendeinem Server in der Cloud gehostete Lösung? Kann man das Produkt eventuell selbst im Unternehmen betreiben?
  • Ist es eine integrierte Lösung (also Teil etwa einer Groupware oder eines Wiki) oder Stand-alone?

Die eingangs aufgezählten Punkte sollte ein Enterprise Microblog natürlich auf jeden Fall erfüllen. Hinzu kommt noch der Aspekt des geringen Administrationsaufwands, den die meisten Lösungen erfüllen, da keine Programme auf den Geräten der Nutzer installiert werden müssen. Allerdings relativiert sich dieser Punkt bei Systemen, die als Inhouse-Lösung auf einem Server im Zugriff des Unternehmens installiert werden. Für eine solche, selbst betriebene Plattform, die idealerweise als OpenSource verfügbar ist und auf einem Server im Unternehmen bereitgestellt wird, spricht allerdings der Sicherheitsaspekt. Ein solcher Server ist nicht unbedingt den Gefahren und Angriffen, die aus dem weltweiten Internet drohen, ausgesetzt, ausserdem wird die Unternehmenskommunikation nicht einem Hoster im Internet anvertraut. Für Unternehmen mit besonders sensiblen Daten oder solchen aus dem Bereich ziviler oder militärischer Sicherheit verbietet sich die Nutzung eines gehosteten Enterprise Microblogging deshalb ohnehin, aber nicht die grundsätzlich sehr spannende Thematik eines Microblogs im Unternehmen.

Zusammenarbeit

Interessant werden Enterprise Microblogging-Systeme dann noch mehr, wenn externe Lösungen und Plattformen eingebunden werden können. Dies geschieht in der Regel über so genannte Plugins. Diese stellen Schnittstellen zur Verfügung, mit denen sich Informationen entweder zwischen verschiedenen Social-Network-Implementierungen wie Twitter, Facebook und Co. oder zu gänzlich anderen Produkten austauschen lassen. Eine beliebte – und natürlich sinnige – Variante besteht etwa in der Anbindung an ERP-(Enterprise Ressource Planning) oder CRM-Lösungen (Customer Relation Management). Hier bietet der gleichsam elektronische Blick über den Tellerrand des Unternehmens Microblogs, effektive Möglichkeiten für die Kommunikation mit den Kunden. Das Bloggen im Team der Mitarbeiter bekommt eine vollkommen andere Dimension, wenn hiermit zugleich der Umgang mit den Kunden professionalisiert und erleichtert wird. So gibt es etwa für die Social-Business-Plattform Yammer Plugins, zur Bindung an Microsofts SharePoint und an SAP. Letzteres funktioniert mit den gängigen SAP-Modulen und erlaubt es beispielsweise einem Verkäufer, einen Abrechnungsvorgang im SAP-System direkt aus einer News-Ticker-Meldung in Yammer heraus aufzurufen. Übrigens gibt es mit OStatus sogar ein offenes Protokoll, über das Microblogging-Dienste dezentral miteinander kommunizieren können.

Stete Weiterentwicklung

Microblogging ist in und Unternehmen können mit einem Enterprise Microblog den wichtigen Punkt interner Kommunikation modernisieren und effektiver gestalten. Die Plattformunabhängigkeit ist ein gewaltiges Plus – mit der Möglichkeit, ein Enterprise Microblog auch und gerade übers Smartphones zu nutzen, kann ein Unternehmens Microblogging sogar sexy sein.

Bei der Umsetzung hat man die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Lösungen, die sich aber grundsätzlich in drei Gruppen unterteilen lassen:

  • Bezahlte und gehostete Lösungen wie Yammer.
  • Freie, aber ebenfalls gehostete Lösungen wie Swabr - mit der Einschränkung, dass viele sinnvolle Funktionen erst durch den Erwerb einer Lizenz zur Verfügung stehen.
  • Im Unternehmen selbst gehostete Lösungen.

Gerade die letzte Variante ist für Unternehmen interessant, die auf die Vertraulichkeit und den Schutz ihrer internen Kommunikation hohen Wert legen. Bei dieser Variante ist ein Zugang von aussen natürlich nur über Techniken wie Portforwarding oder VPN möglich.

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