13.05.2020

Unified Communications: Allmächtige Lösung für das Homeoffice?

Auch in diesem Beitrag kommen wir nicht um das Thema Covid-19 herum: Wir wollen Ihnen den Begriff der "Unified Communications" vorstellen, der durch die aktuellen Entwicklungen und den dadurch forcierten Trend zu Homeoffice und mobilen Arbeitsplätzen wieder brandaktuell geworden ist. Was ist unter Unified Communication beziehungsweise UC zu verstehen?

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Unified Communications

Der Terminus ist alles andere als neu

Bereits kurz nach der Jahrtausendwende, also vor etwa 20 Jahren vermarktete Cisco seine frühen Voice-Over-IP- und Videokonferenz-Lösungen unter "Unified Communication". Dabei sind deren Vorläufer noch älter. Ein US-amerikanisches Unternehmen namens Selsius Systems brachte schon 1994 sein Voice-Over-IP-Produkt "Multimedia Manager" heraus. 1997 wurde daraus der Selsius CallManager, 1998 übernahm der Telekommunikations-Gigant Cisco das Unternehmen und baute in Folge darauf seine VOIP-Produktlinie (Cisco CallManager) auf. Um 2006/2007 wurde das "Unified" in den Namen aufgenommen.

Und geht man noch weiter in der Geschichte zurück, könnte man die Anfänge der "vereinheitlichten Kommunikation" sogar weit ins 19. Jahrhundert zurückverfolgen, nämlich zur Erfindung des Telegraphen einschliesslich des Morsesystems:

www.mitel.com/articles/the-history-of-unified-communications

Unter diesem Link finden Sie einen kurzweiligen Abriss der Geschichte - wussten Sie zum Beispiel, dass das SIP-Protokoll (Session Initiated oder Initiation Protocol, heutzutage einer der Standards in Voice-Over-IP-Lösungen) aus dem Jahr 1996 stammt? Da war so mancher heutige IT-Experte noch nicht einmal auf der Welt!

Real-Time Communication

Kern von (UC) Unified Communications ist die Zusammenfassung unterschiedlicher Kommunikationsmedien (Audio, Video, Chat) unter einer gemeinsamen Oberfläche.  Eines der entscheidenden Merkmale ist die Echtzeitkommunikation (Real-Time Communication, RTC). Der Nutzen, der sich vor allem im Businessbereich ergeben soll, ist die bessere Erreichbarkeit und der direkte und möglichst unkomplizierte Austausch verschiedener Kommunikationspartner. Kein gutes Beispiel für Unified Communication wäre es also, wenn Sie über System X von Hersteller A eine Telefonverbindung zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen und parallel über System Y von Hersteller B einen begleitenden Chat. Erst die Zusammenführung der Kommunikationskanäle und die möglichst reibungslose Integration von Desktop oder anderem Client (den die Beteiligten nutzen) bringt einen echten Mehrwert.

Unified Communications ist ein Marketing-Begriff, es ist kein standardisiertes Protokoll und auch nicht markenrechtlich geschützt - das sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn ein Anbieter Ihnen eine UC-Lösung verspricht - womöglich noch als UCaaS (Unified Communications as a Service). Anders herum muss nicht unbedingt jede einfache Videokonferenzlösung mit begleitenden Features wie Chat und Dateiaustausch erst weitere Kriterien erfüllen, um als vollwertige "Unified Communication" durchzugehen - es gibt hier keine allgemein gültigen Grenzen, die festlegen, wann oder wo ein Chat endet und ein UC-System beginnt.

"Unified Conferencing" und "Unified Collaboration"

Eng mit UC zusammen hängen die Begriffe "Unified Conferencing" und "Unified Collaboration". Während letzteres quasi noch einmal als ein Oberbegriff der Unified Communications verstanden werden kann, sind viele von uns dem "Unified Conferencing" erst durch die Auswirkungen der Coronakrise begegnet - nämlich in Gestalt der "Meetings" oder "Konferenzräume", die analog zu echten Besprechungsräumen in Online-Chats beziehungsweise Videokonferenzen eingerichtet werden. Gute UC-Lösungen bieten dabei nicht nur verschiedene "Meetings" oder "Räume", sondern selbstverständlich auch Methoden zur Authentifizierung und Verifizierung sowie virtuelle Warteräume. Wer es einmal ausprobieren möchte: Die UC-Lösung Jitsi, die ansonsten aus Sicht des Datenschutzes und der IT-Sicherheit durchaus empfehlenswert ist, weist hier ein Manko auf. Wer den Namen einer Jitsikonferenz kennt, kann sich einfach dazuschalten. Da auch eher profane Begriffe wie "IT-Konferenz" oder "Chefrunde" für eine Jitsi-Konferenz gewählt werden können, ist es nicht unbedingt schwer, den Namen zu erraten. Allerdings gilt dies nur für Jitsikonferenzen des jeweiligen Systems - Sie können Jitsi ja zum Beispiel selber auf Ihren Servern hosten oder ein öffentliches Jitsi eines Anbieters nutzen. Ausserdem haben Sie natürlich immer noch die Möglichkeit, den ungebetenen Gast virtuell hinaus zu komplimentieren.

Das bringt uns aber schon zu zwei weiteren Aspekten: Achten Sie, wenn Sie eine UC-Lösung für sich auswählen, auf den Punkt "Sicherheit", und verlassen Sie sich gegebenenfalls auf das KnowHow und die Zuverlässigkeit und Erfahrung etablierter Lösungen, wenn Sie selber weder über genügend Erfahrungen noch IT-Manpower verfügen, um Ihre eigene Unified Communication einzurichten. Wir geben Ihnen entsprechend eine kleine Auswahl von Anbietern - diese ist aber weder repräsentativ noch in irgend einer Weise wertend:

  • Aastra
  • Avaya
  • Cisco
  • Microsoft (Teams)
  • Placetel
  • Nfon (VOIP mit Teams)

Trend der letzten Jahre

Ein vorherrschender Trend der letzten Jahre hat dabei natürlich auch vor Unified Communications nicht halt gemacht - die Verlagerung in die Cloud. Laut einer Studie von Gartner sollen bis zum kommenden Jahr 90 Prozent der Investitionen in diesem Bereich in Cloud-Lösungen getätigt werden (laut www.lanline.de/uc-rast-in-die-cloud/): "Die Marktforscher erwarten, dass die in Eigenregie betriebenen Lösungen fast aussterben, während die Cloud-Angebote mit immer umfangreicheren Funktionen, einfacheren Portalen, differenzierterer Analytik und übersichtlicheren Dashboards brillieren" (zit. n. ebd).

Auch dies sollten Sie bei der Auswahl einer UC-Lösung berücksichtigen - neben folgenden Punkten:

  • Medienintegration: Audio, Video, Chat und Dateiaustausch sollten selbstverständlich sein, idealerweise unter Einbindung Ihres VOIP-Systems und/oder Ihres Smartphones
  • Geräteintegration: Steht die Unified Communications-Lösung für unterschiedliche Endgeräte zur Verfügung?
  • Kompatibilität: Gibt es einen einheitlichen UC-Client? Im Vorteil sind oftmals Lösungen, die im Browser laufen und keinen separaten Client voraussetzen. Achten Sie darauf, ob Java für den Client benötigt wird - die Installation und Nutzung ist nicht auf jedem Endgerät möglich oder seitens der Sicherheitspolicy erwünscht.
  • Steuerung: Lässt sich die UC-Lösung zentral steuern?
  • Verfügbarkeitsstatus: Können Sie diesen den anderen Teilnehmern anzeigen?
  • Integration vorhandener Lösungen: Outlook, CRM, Adressbuch des Unternehmens - je einfacher vorhandene Lösungen sich integrieren lassen, desto besser! Nicht jeder Nutzer möchte seine Kontakte mühselig neu eintippen, und eine UC-Lösung muss auch nicht den Anspruch verwirklichen, das Rad neu zu erfinden respektive die gesamte Unternehmenskommunikation auf den Kopf zu stellen.
  • Bieten die Video-Konferenzen HD-Qualität?
  • Gibt es individuelle Meetingräume?
  • Sind Desktop-und File-Sharing möglich?

Diese Kriterien stellen aber nur einige Basics dar, quasi Best practices aus besagter Praxis - denn in Coronazeiten können und müssen Unified Communications-Systeme Ihre Stärken unter Beweis stellen.

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