29.12.2020

Smart Office: Paradigmenwechsel durch fortschreitende Digitalisierung

Dass die Welt sich gerade einem Paradigmenwechsel unterzieht, lässt sich schon seit geraumer Zeit bemerken. Die Umstellung von analogen zu digitalen Prozessen greift tief ins Privat- und Berufsleben ein. Wer dabei mitzieht, profitiert von der vernetzten Automatisierung in den meisten Lebensbereichen. Wer sich dagegen sträubt, bleibt in der Regel aussen vor.

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Smart Office tangiert sowohl den individuellen Arbeitsplatz an sich als auch das Bürogebäude (Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash)

Intelligente Konzepte des Wohnens sind dabei schon seit Längerem auf dem Vormarsch und werden unter dem Sammelbegriff Smart Home zusammengefasst. So konstatierte schon vor einiger Zeit ein führendes Smarthome Magazin, dass die Automatisierung auch in der Bürowelt weiter vordringt und das Office smart gestalten wird.

Digitalisierung in der Arbeitswelt

Die Automatisierung der Arbeitswelt in Form von intelligenten digitalisierten Systemen begann schleichend, gewinnt aber zunehmend an Fahrt. Es begann mit dem sogenannten Digital Office. Einfache Arbeitsgänge wurden digitalisiert, damit sie in kürzerer Zeit von weniger Mitarbeitern bewältigt werden konnten. Ein nächster Schritt geschah mit der Entwicklung des Mobile Office. Viele Mitarbeiter ausserhalb der Produktionsstrassen können sich seitdem vom eigentlichen Unternehmensstandort abnabeln und trotzdem in höchstem Masse produktiv bleiben. Gerade jetzt in der Corona-Krise wird dies mit dem sich in aller Munde befindlichen Ableger Homeoffice eindrucksvoll bestätigt.

Die weiteren Schritte sind von logischer Natur. Einhellig wird das Smart Office als nächste Phase beschrieben, wie sie von der Theorie des Internet of Things (IoT) vorgegeben wird. Dabei interagieren und kommunizieren physische und virtuelle Gegenstände und Personen miteinander, um eigenständig Lösungsansätze zu entwickeln. Grundlage dafür ist eine enorme Flexibilität und eine ausgeprägte Kreativität.

Smart Office Lösungen

Bisher werden die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bezüglich Smart Office bietet, noch wenig genutzt. Sitzen doch in vielen Fällen „analoge“ Entscheider an den Schnittstellen. In Anbetracht dessen, dass sich die Digital Natives noch am Beginn ihrer beruflichen Karriere befinden, ist in absehbarer Zeit mit einer rasanten Beschleunigung des Prozesses zu rechnen.

So kommunizieren schon heute Videoüberwachungen, Alarmanlagen, Brandmelder und Zutrittskontrollen reibungslos miteinander. Durch Gesichtserkennung kann Unbefugten der Zutritt zu Gebäuden verweigert werden, ohne dass Empfangspersonal die Ausweispapiere aufwendig kontrollieren muss. Präsenzmelder geben kund, ob und wann Büroräume belegt sind und erleichtern so die Koordination. Gleichzeitig werden Daten über den Bedarf ermittelt, der am Jahresende zu Einsparungen führen kann. Zudem regulieren sich wie schon im Smart Home System Heizungsregler und Jalousien automatisch mit dem Ziel der Energieersparnis.

Arbeiten in der Zukunft: Smarte Lösungen am Arbeitsplatz

Neben dem Bürogebäude wird auch der einzelne Arbeitsplatz smart. Bei Betreten des Mitarbeiters schalten sich die Geräte automatisch an, und zwar genau so, wie sie vorher optimiert wurden. Dabei wird täglich Zeit gespart und das Wohlbefinden des Nutzers bleibt auf hohem Niveau. Dies wiederum hat entscheidenden Einfluss auf die Mitarbeitermotivation.

Digitale Türzugänge öffnen und schliessen in dieser Utopie nicht nur die Ein- und Ausgänge. Sie beinhalten eine komplette Inhouse-Navigation. Effizientes Energiemanagement ist ebenso die Folge wie intelligente innerbetriebliche Reservierung von Büroräumen. Entscheidend wird dabei sein, dass diese smarten Lösungen Fehler des Systems erkennen und selbstständig Verbesserungsvorschläge entwickeln.

So ist davon auszugehen, dass im Smart Office weniger Reibungsverluste vorherrschen und Kreativität und Produktivität erhöht werden können. Zudem werden die Kommunikation und die Arbeitsabläufe vereinfacht. Die intelligenten Systeme sorgen dabei für eine erhöhte Sicherheit des Gebäudes. Sobald eine Warnung eingeht, werden Sicherheitskräfte, Polizei und Feuerwehr direkt alarmiert. Neben der erwähnten Energieeffizienz sorgen smarte Lösungen somit in der Summe für ein enormes Einsparpotenzial bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsaufwand.

Nachteile eines Smart Office

Auch diese sollen hier Erwähnung finden. So kann eine vollständige Vernetzung durchaus Überwachungsphobien auslösen. Deshalb ist die Implementierung von vertrauensbildenden Massnahmen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern wichtig. Insbesondere die totale Transparenz über die vorgenommenen intelligenten Installationen wirken dabei unterstützend.

Die Mitarbeiter sollten selbst entscheiden dürfen, inwieweit sie smarte Massnahmen als Eingriff in die Privatsphäre empfinden. Zumal nicht allen Mitarbeitern digitale Arbeitsweisen in die Wiege gelegt wurden.

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