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Externe Beratung: Wegbereiter und Wegbegleiter im Change?

«Der Prophet im eigenen Lande gilt wenig», heisst es in einem Sprichwort. Geschäftsführer, HR-Verantwortliche und interne Organisationsentwickler stehen in Veränderungsprojekten daher oft vor der Frage, ob sie externe Berater beiziehen sollten. Dabei gibt es einige Grundsätze zu beachten, damit die Zusammenarbeit mit Externen gelingen kann.

07.10.2022 Von: Marianne Grobner
Externe Beratung

Wann macht externe Beratung Sinn?

Externe Beratung macht in folgenden Situationen Sinn:

  • Expertenwissen, das im Unternehmen nicht vorhanden ist, soll eingebracht werden: Externe Partner können Branchenkenntnisse, Marktdaten, Benchmarks, Best Practices oder besondere Prozesskenntnisse und Erfahrung (zum Beispiel bei einer SAP-Einführung) einbringen. Hier handelt es sich um die klassische Expertenberatung («Advising»), bei der Fachleute Wissen und Erfahrung zu einem Veränderungsprojekt einbringen.
  • Absicherung durch externe Expertenmeinung: Externe Beratung wird gerne von Geschäftsleitungen in Anspruch genommen, um strategische Entscheidungen auf Basis von Branchenkennzahlen und Benchmarks zu entwickeln und zu evaluieren. Aufsichtsgremien befürworten strategische Entscheidungen eher, wenn diese mithilfe von anerkannten Expertenberatungen entstanden sind.
  • Es gibt zu wenig Interne (Zeit-)Ressourcen für das Veränderungsprojekt: Viele Veränderungsvorhaben scheitern daran, dass man ein Thema zwar als wichtig erachtet, es auch lösen könnte, es aber immer wieder auf die lange Bank schiebt: Das Tagesgeschäft geht vor und verhindert die konsequente Verfolgung des Vorhabens immer wieder. Manchmal ist es effizienter, für die Ausarbeitung eines Konzepts oder die Einführung eines neuen Systems (Aufbau Wissensmanagement, HR-Strategie, PE-Konzept, Projektmanagement...) externe Profis zu beauftragen.
  • Mitarbeitende für tiefgreifende Veränderungen gewinnen: Es besteht die Gefahr, dass das Expertenwissen nicht in die Organisation passt, die Betroffenen sich nicht mit dem Konzept identifizieren oder mehr oder weniger aktiv dagegen opponieren. Allzu oft werden ausgearbeitete Konzepte der Externen dann nicht umgesetzt und landen in einer Schublade. Auch interne Machtkämpfe und Konflikte können den Erfolg von Change-Projekten verhindern. Kulturelle Entwicklung und tiefgreifende strukturelle Änderungen gelingen aus meiner Erfahrung nur, wenn die Betroffenen mit ihrem Wissen und ihren Ideen und all ihren Emotionen in das Projekt einbezogen werden und bis zu einem gewissen Grad die Umsetzung mitgestalten können. Dabei können externe Prozessbegleiter («Counselling») eine wichtige Unterstützung bieten.

Einiges spricht für diese Begleitung durch Entwicklungsberater: Externe Berater stehen ausserhalb der Hierarchie und werden nicht als Teil des Problems angesehen. Im Idealfall werden sie von allen Seiten als ausreichend neutral akzeptiert und können tragfähige, unbelastete Beratungsbeziehungen aufbauen. Zudem verfügen Berater, die in unterschiedlichen Organisationen gearbeitet haben, oft über breite Erfahrung und können Best Practices aus anderen Organisationen und Projekten einbringen.

Was ist nun bei der Zusammenarbeit mit externen Beratungsdienstleistern zu beachten?

1. Auftragsklärung:

Erstellen Sie ein klares Briefing zu Ihrem Vorhaben – schriftlich und in einem persönlichen Gespräch. Folgende Punkte sollten Berater wissen, bevor sie ein Angebot und Konzept erstellen können:

  • Ziel des Vorhabens: Was wollen wir erreichen? Wem soll das Projekt nützen?
  • Vorgeschichte/Grund für die Initiative: Warum jetzt? Von wem geht die Initiative aus?
  • Bisherige Initiativen zu dem Thema: Was haben wir bis dato schon unternommen/versucht? Woran sind wir bisher gescheitert?
  • Beschreibung der zu beratenden Einheit/Organisation: Wer gehört dazu? Wer sind die Stakeholder/Schlüsselpersonen? Wer ist alles davon betroffen?
  • Geplante interne Projektorganisation: Wer ist Auftraggeber? Wer ist zu beraten/begleiten? Mit wem ist intern zusammenzuarbeiten?
  • Aktuelle Projekte und Beratungen: Was läuft sonst noch?
  • Erwartungen an die externen Dienstleister: Was erwarten wir und was wollen wir nicht? Womit haben wir schon Erfahrungen?
  • Zeitliche Erwartungen: Wann soll es starten? Bis wann wollen wir was erreicht haben?
  • Mögliche zeitliche oder finanzielle Ressourcengrenzen
  • Fixe Rahmenbedingungen und gesetzte Entscheidungen: Was ist schon fix? Was ist bereits entschieden? Was ist verhandelbar? Wie ergebnisoffen sind wir?

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