15.03.2021

Digitalisierung für KMU & Selbstständige: Die richtige Vorgehensweise

Die Digitalisierung beeinflusst Privat- wie Geschäftsleben gleichermassen. Doch steht es jedem frei, sich dem neuen Kommunikationsverhalten in seiner Freizeit anzupassen, müssen Selbstständige sowie kleine und mittelständische Unternehmen – kurz: KMU – umdenken, möchten sie den Anschluss an die Marktspitze nicht verlieren. Nur mit einem Rückgriff auf innovative Dienste und Geschäftsmodelle wie Computeranalysen und Big Data, nur mit hochwertigen Webauftritten und einer Orientierung an die Kundenanforderungen von heute werden sie in ihrer Branche auch langfristig erfolgreich wirtschaften können.

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Digitalisierung für KMU & Selbstständige

Was bedeutet Digitalisierung genau?

Wie die Digitalisierung selbst hat sich mit der Zeit auch ihre Definition verändert. Mit Aufkommen moderner Informationstechniken wie Speicherkarten, Smartphones und Co. begrifflich zunächst schlicht als Umwandlung analoger Werte in digitale Formate bestimmt, wird mit dem Ausdruck mittlerweile vor allem in der Arbeitswelt auf die Vernetzung einzelner Prozesse verwiesen oder auf riesige Mengen an gespeicherten, analysierten und jederzeit abrufbaren Daten.

Nicht grundlos bezeichnen viele die noch immer anhaltenden Veränderungsprozesse in Gesellschaft, Politik und Wirtschaft auch als digitale Transformation oder sogar digitale Revolution: Der Umbruch ist nicht aufzuhalten, Industrie 4.0 hat Einzug gehalten – mit selbstlernender Software, der Vernetzung und Kommunikationsfähigkeit technischer Geräte untereinander, Augmented Reality und Co.

Dabei liegen die Vorteile digitaler Formate auf der Hand. Durch sie lassen sich Daten

  • maschinell lesen
  • flexibel und schnell verarbeiten
  • speichern, bearbeiten, aufrufen und verbreiten
  • weniger einfach fälschen
  • automatisch auf Fehler untersuchen
  • ohne Qualitätsverlust archivieren

Durch automatisierte Mechanismen lassen sich Betriebsprozesse optimieren, durch branchenspezifische Geräte und Software-Anwendungen bestehende Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

Doch eine erfolgreiche Implementierung beinhaltet mehr als die Inanspruchnahme einzelner Tools. Für eine gesteigerte Produktivität, für eine Stärkung des Geschäftsmodells müssen Selbstständige wie KMU abhängig von ihrer gegenwärtigen Aufstellung ihre betrieblichen Geschäftsabläufe neu ausrichten, ihr Portfolio um virtuelle Dienste erweitern – von einem innovativen Webauftritt über eine interne Vernetzung aller Mitarbeiter und Arbeitsprozesse untereinander bis hin einer automatisierten Buchhaltung.

Digitalisierung für KMU & Selbstständige

Eine Individualisierung ihres Portfolios stellt für Solo-Selbstständige und kleine bis mittelständische Betriebe in finanzieller, strategischer und personeller Hinsicht eine gewaltige Herausforderung dar. Doch eine Stärkung der digitalen Kompetenzen kann am Ende Arbeitsabläufe erleichtern, den Kundenstamm erweitern und der entscheidende Faktor sein in Hinblick auf einen langfristigen unternehmerischen Erfolg.

Digitalisierungsbereiche

Aufgrund hoher Investitionskosten können vor allem Selbstständige und KMU in der Regel nicht alle Vorgänge auf einmal digitalisieren. Eine individuelle Prioritätenliste hilft, den Fokus auf die bevorzugten Geschäftsbereiche zu legen und zunächst das Kerngeschäft zu modernisieren.

Pflicht und Kür

Was ist ein Must-do?

  1. Eine stets aktuelle Website mit einfacher Menüführung ist das Aushängeschild jeden Unternehmers und Unternehmens und ein elementarer Pfeiler in der Marketingkommunikation. Baustein-Programme erlauben auch technischen Laien die Einrichtung einer eigenen Webpräsenz. Wer über das entsprechende Budget verfügt, wird durch die Beauftragung von Experten hinsichtlich CEO und Suchmaschinenranking profitieren. 
  2. Eine digitalisierte Buchhaltung durch Programme wie sevDesk erlaubt nicht nur einen einfachen Import und die übersichtliche Verwaltung von Belegen zu jeder Zeit und von jedem Ort. Mit einer smarten Buchhaltung lässt sich auch Einfluss auf externe Prozesse nehmen: Auf Rechnungen gewährte Sonderrabatte oder beiliegende Give-aways mit Firmenlogo stärken die Kundenbindung.
  3. Sogar die eigene Arbeitszeit kann mit digitalen Rechnungsprogrammen verknüpft und als Grundlage für künftige Kostenverhandlungen genutzt werden. Auf einem Geschäftskonto mit virtuellem Unterkonto werden automatisch Umsatzsteuer abgelegt und Steuerrücklagen gebildet.
  4. Wer Briefe und Dokumente scannt, papierlos schreibt und seine Schriftstücke digital in einer Cloud speichert, hat nicht nur jederzeit Zugriff, sondern führt sein Büro auch im Sinne der Umwelt.

Individuell bestimmbare Geschäftsmodelle

Eine bereits vorliegende digitale Infrastruktur lässt sich ausbauen, andernfalls komplett neu implementieren. Vorab sollte der personelle und technische Aufwand berechnet werden. Welche Ziele haben Priorität? Können sie mit einer internen Umbesetzung erreicht, muss externes Fachpersonal eingestellt werden? 

  1. Inbound-Marketing ist das zeitgemässe Instrument in Hinblick auf eine Neukunden-Akquise. Relevante Inhalte in Blog, Newsletter und sozialen Medien schüren Aufmerksamkeit und bieten Mehrwert.
  2. Eine digitale Vernetzung innerhalb der Belegschaft erlaubt eine Kommunikation in Echtzeit und damit flexible Reaktionen auf Marktveränderungen und Kundenwünsche. Virtuelle Arbeitsräume schaffen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. 
  3. Auch Car-Sharing erlaubt eine hohe Flexibilität, senkt Aufwand und Kosten einer eigenen Flotte und stärkt den Ruf der Marke bei Verwendung von Elektroautos als Firmenwagen.

Wo liegen die Herausforderungen?

Nur ein gutes Fünftel aller Mittelständler in Deutschland soll nach einer repräsentativen Studie im Jahr 2018 moderne Technologien genutzt haben. Dabei wird als Hauptursache fehlendes Know-how ins Feld geführt – mit dem Resultat fehlenden Selbstbewusstseins und übergrosser Zaghaftigkeit bei der Implementierung digitaler Systeme.

Welche Risiken warten?

Neben hohen Investitions- und Wartungskosten spielt die Datensicherheit bei digitalen Infrastrukturen eine bedeutende Rolle. Ebenso drohen kleinen und mittelständischen Unternehmen bei einer Neugestaltung der Verantwortlichkeiten mögliche Konflikte innerhalb der Belegschaft.

Chancen ergreifen

Gegenüber Grosskonzernen können Selbstständige wie KMU Entscheidungen schneller fällen und Veränderungen schneller ausführen. Aufträge lassen sich leichter koordinieren, Kundenkontakte unmittelbar gestalten, Vorgänge digital erfassen.

Fazit

Wer den Blick auf die Zukunft richtet und auf digitale Möglichkeiten zurückgreift, verschafft sich im Wettbewerb zahlreiche Vorteile. Selbstständige sparen Zeit und Aufwand durch praktische Tools wie eine digitale Buchhaltung, KMU können innerbetriebliche Abläufe optimieren. Neben einer effizienten Prozessgestaltung lassen sich neue Zielgruppen erschliessen, Mitarbeiter durch flexibles Arbeiten im Homeoffice motivieren und der Ruf der Marke durch nachhaltiges Management stärken.

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