Jedes Unternehmen hat ein Ziel: Umsatz machen und Gewinn erwirtschaften. Dank einer regelmässigen Kostenanalyse gelingt die Kontrolle, ob das Ziel erreicht wird oder eher nicht. Dafür werden die Kosten erfasst und bewertet - traditioneller Weise allerdings eher im Gesamtblock wie beispielsweise die der einzelnen Abteilungen.
Genau dies beschert aber heutzutage Probleme. Da die Kostenrechnung zu eng im Blickwinkel ausgerichtet ist, können auch nur pauschale Urteile wie „Das Budget in der Abteilung wurde überschritten“ fallen. Dadurch werden „Rentabilitäts“-Massnahmen ergriffen, die weder zufriedenstellend sind, noch wirklich Kosten sparen, sondern längerfristig sogar oftmals ein Mehr an Kosten verursachen können – weil die wertschöpfenden Prozesse im Unternehmen mangelhaft erkannt wurden.
Bei der Kostenrechnung endlich den Blickwinkel ändern
Die bisherige Kostenanalyse ignoriert einen entscheidenden Faktor: Im Unternehmen laufen Prozesse abteilungsübergreifend ab. So durchläuft der B2B-Kunde vom Erstkontakt über die Angebotserstellung bis zur Auslieferung des Produktes und dem After-Sales-Kundenservice verschiedene Abteilungen im Unternehmen.
Jede einzelne Tätigkeit, die innerhalb dieses Prozesses erledigt wird, verursacht Kosten. Seien es Materialkosten, Betriebskosten und natürlich Personalkosten. Innerhalb der traditionellen Kostenrechnung würden diese Kosten jedoch den einzelnen Abteilungen und nicht dem wertschöpfenden Prozess zugerechnet. Ein verzerrtes Kostenbild entsteht.
Entzerren Sie Ihre Kostenrechnung. Indem der Blickwinkel auf die Prozesse gelenkt wird, kann endlich erkannt werden,
- welche Prozesse welche Wertschöpfung freisetzen.
- welche Abschnitte innerhalb des jeweiligen Prozessverlaufes welche Gewinne erwirtschaften.
- wie effizient und effektiv einzelne Aufgaben und Aktivitäten sind.
- welche Abschnitte innerhalb des jeweiligen Prozessverlaufes welche Kosten hervorrufen.
- welche Aktivitäten besonders kostenintensiv sind.
- welche Abschnitte optimiert oder ausgebaut werden sollten.
- wie rentabel einzelne Produkte, Dienstleitungen, Marktsegmente und Kundengruppen für das Unternehmen sind.
- wie ein effizienter Ressourcenverbrauch sichergestellt werden kann.
Die Lösung, die diesen Perspektivenwechsel ermöglicht, lautet: Activity Based Costing.
Activity Based Costing: 5 Schritte, um die Kosten dort zu messen, wo sie entstehen
Die folgenden Schritte stellen kurz dar, wie solch ein mentaler Systemwechsel innerhalb der Kostenrechnung gelingen kann.
Schritt 1: Identifizierung aller Aktivitäten – auch abteilungsübergreifend
- Erstellen Sie eine Tätigkeitsanalyse der einzelnen Abteilungen, die an dem jeweiligen Prozess beteiligt sind. Binden Sie hierfür die jeweiligen Abteilungsleiter ein. Zu klären hierfür sind:
- Welche Hauptprozesse können identifiziert werden – beispielsweise Materialeinkauf, Produktion des Produktes A, Einkauf Dienstleistungen/Waren?
- Welche Tätigkeiten werden für das Gelingen der einzelnen Hauptprozesse in dieser Abteilung geleistet?
- Welche Teilprozesse können in der einzelnen Kostenstelle (der Abteilung) benannt werden – beispielsweise Anfragen tätigen, Angebote einholen und vergleichen, Preis- und Lieferkonditionen verhandeln, Bestellung aufgeben?
Schritt 2: Zuordnung der Kostentreiber
Benennen Sie für jeden Teilprozess die Kostentreiber. Abhängig davon, welche Kostenaspekte Sie beleuchten möchten, können dies natürlich unterschiedliche Prozessgrössen sein – beispielsweise die Anzahl der Maschinenwartungen, die Menge des Materials, der Stromverbrauch, die Produktionsstunden.
| Hauptprozess: Produktion des Produktes A | |
| Teilprozess | Kostentreiber |
| Wartung | Anzahl der Inspektionen |
| Qualitätskontrolle | Anzahl der Kontrollen |
Schritt 3: Die Kosten der Kostentreiber
Eruieren Sie für den jeweiligen Kostentreiber die aktuellen Daten. Bestimmen Sie unbedingt im Vorfeld den Zeitraum der Datenaufschlüsselung, ob ein Monat, ein Quartal oder ein ganzes Jahr.
| Hauptprozess: Produktion des Produktes A | ||
| Teilprozess | Kostentreiber | Kosten des Kostentreibers |
| Wartung | 2 | 1`000 |
| Qualitätskontrolle | 20 | 500 |
Schritt 4: Die Gesamtkosten ermitteln
Berechnen Sie für die einzelnen Kostentreiber je Teilprozess die Gesamtkosten. Abhängig von den Daten wenden Sie hierfür eine der folgenden Formeln an:
- Prozesskostensatz = Prozesskosten/Prozessmenge
- Prozesskostensatz: Prozessmenge x Prozesskosten
| Hauptprozess: Produktion des Produktes A | |||
| Teilprozess | Kostentreiber = Prozessmenge | Kosten des Kostentreibers = Prozesskosten | Gesamtkosten = Prozesskostensatz |
| Wartung | 2 | 1`000 | 2`000 |
| Qualitätskontrolle | 20 | 500 | 10`000 |
Schritt 5: Auswertung
Durch die ABC-Analyse liegen jetzt transparente Verursacher-Kosten vor. Werten Sie diese entsprechend aus. Lenken Sie Ihren Fokus auf unterschiedliche Bereiche. Fragen Sie sich:
- Welcher Teilprozess ist besonders kostenintensiv?
- Welche Lösungen gibt es, um hier Kosten zu reduzieren?
- Ist es rentabel, von Produkt A im folgenden Quartal 500 Stück herzustellen?
