08.08.2018

Kostenoptimierung: Bestehendes Potential einfach heben

Kostenoptimierung steht bei jedem Verantwortlichen auf der Agenda. Haben Sie an die folgenden Bereiche gedacht, die Ihnen helfen könnten, zusätzlichen Cash Flow mit zu erwirtschaften? Ganz nach dem Motto Zeit-ist-Geld sind das Bereiche mit Potential: Reklamationskosten, im Einkauf mehr Zeit fürs Strategische gewinnen, Produktivität durch Ordnung und Sauberkeit.

Von: Andreas Bünter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Andreas Bünter

Andreas Bünter gründete sein erstes Unternehmen 1991. Er war auch als Führungskraft in Familienunternehmen und börsennotierten Firmen tätig. Er gründete drei Firmen, dient als Verwaltungsrat und Executive Coach. Seine beruflichen Positionen umfassten die Bereiche Finanzen, Verkauf, Geschäftsentwicklung. Andreas Bünter hilft heute Mittelstandsunternehmen, die Wettbewerbsposition zu verbessern mit Kostenprogrammen, Verkaufsoptimierung und Innovation von Dienstleistungen. Zu seinen Kunden zählen Industrie, Handel, Banking und Dienstleistungen. Andreas Bünter ist diplomierter Bank-Kaufmann, dipl. Betriebsökonom AKAD, eidg. dipl. Finanzanalytiker, CIIA und Mitglied diverser Berufsvereinigungen in der Schweiz und in Deutschland. 

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Kostenoptimierung

Reklamationskosten senken – zwei auf einen Schlag

Führungskräfte und Mitarbeitende sind sich bewusst, dass Kundenreklamationen viel Geld kosten. Intern für die Bearbeitung und beim Kunden, der die Firma eventuell zukünftig nicht mehr mit Aufträgen berücksichtigt. Zudem stelle ich in vielen Betrieben fest, dass dafür gesorgt wird, dass die Chefs von Reklamationen möglichst gar nichts erfahren. Und wenn schnell jemand anders im Betrieb „schuld ist“, umso besser. Wie man heute ja sagt, ist das Problem damit nachhaltig nicht gelöst. Oft treffe ich in der Praxis sich wiederholende Reklamationen an, tagsaus-tagein werden diese bearbeitet, ohne der Wurzel auf den Grund zu gehen. Mit ihrem Arzt wären Sie nicht zufrieden, wenn er nur die Symptome behandeln würde. Das ist aber leider zu oft Praxis. Wie können Sie überhaupt davon erfahren und das dann kostenwirksam „abstellen“? Mein Rat an Sie: Klar vorgeben was zu tun ist, den Erfolg oder Misserfolg messen, Verantwortung leben, und die Transparenz aushalten.

Um die Reklamationskosten in allen Geschäftsbereichen sichtbar zu machen, ist es als erster Schritt notwendig, im Team eine Person zu bestimmen, welche weiss, wo die Reklamationen anfallen und diese strukturiert erfasst (Fehlteile, Ausschuss, Mängelrügen, etc.). Das zu installieren ist eine Führungsaufgabe. In dieser Aufstellung  genügen das Eingangsdatum, die Sache, deren Bezeichnung, der Kunde. Zum Beispiel an der wöchentlichen Teamsitzung wird dann für jede Reklamation die Ursache sachlich erörtert. Anfangs ist das ziemlich anstrengend, da die ganze Vergangenheit auf den Tisch kommt. Dann ebbt das Volumen mit zunehmender Routine wieder ab. Sachlich heisst es für die Führungskraft, ohne Schuldzuweisungen, im Sinne des Kunden, zu reden und zu agieren. Die Ursache, der Fehlerort, die Behebung und eine Kostenschätzung vom Team genügen zur Abrundung und Erledigung der Sache. Die Reklamationen, die unerledigten und die erfolgreich erledigten werden dann an einer Informationstafel bekanntgemacht, für jeden in der Firma sichtbar. Wetten, dass die Leute gerne Probleme lösen? Die Team-Meetings werden genutzt, um die Lösungen „zu feiern“ und sicherzustellen, dass sich das nicht mehr so wiederholt. Der finanzielle Effekt intern und der Markteffekt können leicht in die zehntausenden pro Jahr gehen. Das macht Sinn und Spass.     

Nochmals Einkaufskosten senken – dafür haben wir keine Zeit im Tagesgeschäft

An was könnten Sie im 2015 noch arbeiten lassen, um eine Kostenoptimierung zu erzielen? Lassen Sie mich zwei Punkte beleuchten, die Sie vielleicht noch nicht bedacht haben: Eine verbesserte Einkaufsorganisation und die Delegation von ganzen Einkaufsthemen an externen Experten. Das kann nicht nur zusätzlichen Cash Flow, sondern auch die Zeit freisetzen, damit an weiteren, gezielten Kostenreduzierungen intern gearbeitet werden kann. Es soll das Ziel sein, um 10-30% darüber hinaus zu gehen, was bereits intern erreicht wurde. In der Einkaufsorganisation liegt ein Schlüssel zur Schaffung von zusätzlicher Zeit bei der Disposition. Wieviel Zeit verbringt der Einkauf mit Disposition? Wenn mehr als 80% der Zeit dafür verbraucht wird, ist kaum mehr Zeit da, über weitere Kostenoptimierung nachzudenken. Ganz zu schweigen von den vielen indirekten, nicht-strategischen Kosten, in den oft 10ausende Franken extra Gewinne versteckt sind. Die Trennung von Einkauf und Disposition kann helfen, die Zeit freizulegen.  Prüfen Sie, welche Ihrer Mitarbeitenden mehr Spass daran haben, zu bestellen, Termine zu disponieren, Lieferungen voranzubringen. Diese Leute sind ihre „operativen Einkäufer“. Es gibt auch Leute, die mehr Spass daran haben, international neue Lieferanten zu finden, die Reduktion der Anzahl Lieferanten voranzutreiben, Rahmenverträge zu verhandeln. Das ist der „strategische Einkauf“. Niemand ist auf allen Gebieten perfekt. Eine Fokussierung bringt die richtigen Energien an den richtigen Ort.

Mehr Produktivität über Ordnung & Sauberkeit

In einigen Unternehmen wird wenig Wert auf Ordnung und Sauberkeit gelegt. Mit der Zeit gewöhnt man sich daran, dass das Arbeitsumfeld ungeordnet, ja chaotisch aussieht. Haben Sie bedacht, dass Ablenkungen dieser Art die Produktivität einschränken, der Verschwendung Vorschub leisten? Aufgeräumte Arbeitsplätze sind wahrscheinlich der erste Schritt, um effektiver und motivierter zu arbeiten. Zu Jahresanfang kann das Zeichen setzen! In einem geordneten und sauberen Umfeld kann eine gute Qualität von Produkten und Dienstleistungen wahrscheinlich besser erstellt werden. Nun, die Leute im Unternehmen werden von dieser Nachricht betroffen sein. Das kann schon mal schockieren, wenn man sich bewusst wird, wie die Kunden das Unternehmen sehen, wenn sie vorbeikommen. Wie könnten Sie Abhilfe schaffen? Das Vorgehen können Sie von der „Schüler-Wald-Aufräumungsaktion“ ausleihen, einer bekannten Aktion zur Kostenoptimierung. Lancieren Sie gleich anfangs Jahr einen „Aufräumtag“, bilden Sie Teams für bestimmte Bereiche (Sie sind auch dabei), lassen Sie das Vorher-Nachher fotografieren, präsentieren Sie das Erreichte an einem gemütlichen Treffen. Haben Sie überdacht, wie das Erreichte dauerhaft abgesichert werden kann?  In die Jahresziele der Mitarbeiter kann das einfach eingewoben werden.      

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