Nicht allzu viele Neuerungen auf einmal vornehmen
Um Prozesse langfristig sinnvoll zu optimieren, ist im ersten Schritt eine gründliche Analyse der bisher bestehenden Prozesse von großer Bedeutung. Indem eine Kostenanalyse aufgestellt wird, lässt sich meist bereits auf den ersten Blick erkennen, wo Kosten eingespart werden sollten und in welche Projekte und Prozesse es sich lohnt, zu investieren. Eine strukturierte Vorgehensweise mit einem Stufenplan ist dabei empfehlenswert. Schließlich lassen sich die wenigsten Prozesse kurzfristig von einem auf den anderen Tag optimieren. Im Gegenteil: Häufig dauert es nicht selten Monate oder sogar Jahre, bis sich Prozesse schlussendlich so verändern lassen, dass sie deutlich mehr Gewinn abwerfen, Arbeit einsparen oder weniger Ressourcen verbrauchen. Hierbei ist Geduld gefragt: Unternehmer sollten zu Beginn nicht zu viele Prozesse auf einmal in Angriff nehmen und sie optimieren. Stattdessen ist es ratsam, ein Projekt nach dem anderen anzugehen, um so den Überblick über die Kosten nicht zu verlieren. Denn auch wenn Prozessoptimierung in vielen Fällen bedeutet, auf lange Sicht gesehen eine Menge Kosten einzusparen, so ist die Änderung von Abläufen häufig kostspielig. Bis sich die Umstellung also tatsächlich finanziell bemerkbar macht, kann einige Zeit verstreichen.
Die Prozessoptimierung ist ein fortlaufendes Projekt
Permanente Weiterentwicklung ist für die Prozessoptimierung wichtig, denn es gibt immer etwas, das noch verändert oder verbessert werden kann. Offen für neue Ideen und Gedanken zu sein und Wettbewerber und deren Umsetzung genau im Auge zu behalten, zahlt sich für Unternehmer und Führungskräfte also in den meisten Fällen aus. Auch wenn bereits Etappenziele erreicht wurden, so ist es essentiell, die Prozessoptimierung als fortlaufendes Projekt zu sehen, an dem kontinuierlich gearbeitet werden kann und auch muss. Ein Patentrezept hierfür gibt es jedoch nicht, stattdessen müssen Optimierungen individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Je nach Branche, Firmengröße, Finanzen, Maschinen und Anzahl der Mitarbeiter gibt es demnach unterschiedliche Methoden, die als sinnvoll erachtet werden können. Diese Prozessoptimierung kann auch zu einem USP gemacht werden, indem man sich wie beispielsweise der Maschinengehäuse-Hersteller Schinko parallel auf Design und Engineering fokussiert.
Automatisierung spielt eine wichtige Rolle
Als einer der wichtigsten Punkte bei der Prozessoptimierung kann seit ein paar Jahren jedoch die Automatisierung angesehen werden. Damit werden also Abläufe, die zuvor manuell und von Hand ausgeführt wurden, nun von Maschinen gemacht. Übernehmen Computer diese Tätigkeiten, können auf diese Weise Personalkosten in immenser Höhe eingespart werden. Die Folge: Unternehmen können nicht nur die Anzahl des Personals reduzieren, sondern außerdem 24 Stunden täglich produzieren – völlig unabhängig von Tageszeiten, Wochenenden und Feiertagen. Auch krankheitsbedingte Einbußen fallen dadurch weg. Welche wichtige Rolle Computer bei der Optimierung von Prozessen spielen, zeigt aber nicht nur die Automatisierung auf, sondern auch die Möglichkeit der Kommunikation. Noch nie war es für Unternehmen so einfach möglich, intern und extern zu kommunizieren – und das nicht nur in Echtzeit, sondern völlig kostenlos und nahezu ohne Aufwand.
