Digitalisierung in Treuhandunternehmen: So gelingt die digitale Transformation
Yannick Wyss
Yannick Wyss ist seit Januar 2020 als Business Development Manager bei der Accounto AG tätig. Accounto AG ist die einzige voll automatisierte Buchhaltungsplattform, welche Schweizer Treuhandunternehmen vollständig von standardisierten Buchführungsarbeiten befreit. Der gelernte Kaufmann verfügt über einschlägige Berufserfahrung im Finanz- und Treuhandwesen sowie einen Masterabschluss in Betriebsökonomie der Hochschule Luzern.
Die Digitalisierung macht auch vor der Treuhandbranche nicht halt. Dies stösst oftmals auf gemischte Gefühle. Während sich viele Treuhandunternehmen das Potenzial der Digitalisierung zunutze machen wollen und sich bereits im Transformationsprozess befinden, nimmt ein nicht unbedeutender Teil der Schweizer Treuhandunternehmen den Digitalisierungsfortschritt und den Einsatz von Automatisierungslösungen als Bedrohung wahr. Treuhandunternehmen bleiben, laut einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto, allerdings auch angesichts neuer Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen, Prozessoptimierungen, veränderter Kundenerwartungen und disruptiver Technologien die zentrale Anlaufstelle für alle betriebswirtschaftlichen und finanziellen Anliegen der von ihnen betreuten Unternehmen. Weder Bank- noch Versicherungsberaterinnen und -berater geschweige denn Buchhaltungstools können diese wichtige Rolle für sich beanspruchen.
Was zeichnet einen vielversprechenden Transformationsworkshop aus?
Mit der Digitalisierung gehen grosse Veränderungen einher, die weit über IT-Anwendungen und Server-Strukturen hinausgehen. Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf fünf Säulen: Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Vielen Treuhandunternehmen ist noch nicht klar, was dies in der Praxis bedeutet. Hier können externe Workshops und Inputs von Coaches einen entscheidenden Mehrwert bieten.
Die Teilnahme an einem Transformationsworkshop lohnt sich, wenn dieser folgende drei Kriterien erfüllt:
- Der Workshop lässt genügend Raum und Zeit, um die nächsten konkreten Schritte für das eigene Treuhandunternehmen zu definieren.
- Theorie ist wichtig. Doch im Zentrum der Veranstaltung sollten stets Ihre Fragen und Herausforderungen im Alltag stehen.
- Der Inhalt beschränkt sich nicht nur auf IT-Anwendungen und Server-Strukturen, sondern berücksichtigt sämtliche Säulen der Transformation.
HINWEIS: Ein guter Workshop deckt vom Geschäftsmodell über die Mitarbeitenden bis hin zur IT-Infrastruktur sämtliche Transformationsbereiche ab, bringt Sie ins Grübeln und holt Sie aus der eigenen Komfortzone heraus.
Säule 1 – Ist mein Geschäftsmodell zukunftsfähig?
Inwiefern verändern sich mit der fortschreitenden Digitalisierung die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden? Es ist eine branchenübergreifende Tendenz, dass immer mehr KMU heute vom Bankkonto über die Buchhaltung bis hin zu Personaldienstleistungen alles aus einer Hand beziehen möchten. Insbesondere digital affine Führungskräfte verlangen zunehmend nach Gesamtlösungen. Der ganze Prozess soll nahtlos funktionieren und idealerweise auf einer einzigen Plattform erledigt werden können. Diese Transformation der Kundenerwartungen startete im Business-to-Consumer-Bereich (B2C), ist aber längst auf Business-to-Business (B2B) übergeschwappt.
Das Herzstück der digitalen Transformation in Treuhandunternehmen ist das Geschäftsmodell. Führungskräfte sollten sich fragen, wie zukunftsfähig ihr aktuelles Geschäftsmodell ist. Überlegen Sie sich weiter, welche Dienstleistungen Ihr Treuhandunternehmen in Zukunft anbieten kann und will.
In einem praxisorientierten Transformationsworkshop für Treuhandunternehmen erhalten Sie wertvolle Impulse, um Ihr Geschäftsmodell kritisch zu hinterfragen und zu innovieren. Eine Kurzanalyse Ihres jetzigen Geschäftsmodells durch einen Branchenkenner kann Ihnen aufzeigen, wo der grösste Veränderungsbedarf besteht. Ziel sollte sein, dass Sie den Workshop mit einer klareren Idee verlassen, wie Sie das Geschäftsmodell Ihres Treuhandunternehmens zukunftsfähig gestalten können.
Säule 2 – Welche Rolle spielen meine Mitarbeitenden bei der Veränderung?
Im Rahmen der digitalen Transformation verändern sich auch die Rollen Ihrer Mitarbeitenden, die Arbeitsweise sowie die Zusammenarbeit. Eine der häufigsten Barrieren von Transformationen und Innovationen ist, dass die Mitarbeitenden anfänglich nicht mitziehen. Die erste Reaktion auf Veränderungen ist oftmals Ablehnung. Vielfach kommen Aussagen wie «Das haben wir jahrelang so gemacht, und es hat immer funktioniert» oder «Wieso müssen wir jetzt mit etwas Neuem beginnen, wenn es uns doch gut geht?». In dieser Phase des Veränderungsprozesses müssen Führungskräfte die Ängste und Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen. Hierfür gibt es zahlreiche Tipps und Techniken, die Sie bei einem praxisorientierten Transformationsworkshop kennenlernen sollten.
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Säule 3 – Funktionieren Ihre Geschäftsprozesse wirklich?
Wer in Ihrem Team arbeitet gerade am Zwischenabschluss von Kunde X? Wie erhalten Sie in kurzer Zeit einen Überblick über die Arbeitsfortschritte am Projekt Y? Welche Daten hat das Dokumentenmanagementsystem für den Jahresabschluss von Kunde Z bereits aus Belegen extrahiert, und was muss noch manuell erledigt werden? Von welchen Mandantinnen oder Mandanten fehlen Unterlagen? Softwarebrüche und nur teilweise digitalisierte Prozesse erschweren die Zusammenarbeit in Teams.
PRAXISTIPP: Wenn Sie für Jahresabschlüsse Belegen nachrennen müssen, ist dies ein Indiz, dass Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen nicht richtig funktionieren.
Auch in puncto Cyber-Security sind Softwarebrüche gefährlich. Viele Treuhandunternehmen haben ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) durch eine Schnittstelle mit Buchhaltungssoftware verbunden. So können die zwei Systeme miteinander kommunizieren. Dies birgt jedoch Security-Risiken: Da DMS oftmals nicht Cloud-basiert sind, werden in einem DMS gespeicherte Dateien nicht automatisch in einer Cloud abgelegt. Softwarebrüche zwischen digitalen und automatisierten Lösungen machen es daher wahrscheinlicher, dass Dateien und Daten bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgeräts verloren gehen.
Ein Transformationsworkshop liefert Praxisbeispiele und Frameworks, mit denen sich bestehende Geschäftsprozesse in Treuhandunternehmen analysieren lassen. So können Coaches beispielsweise aufdecken, welche Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen noch strikt nach analogem Denkmuster erfolgen oder die Chancen neuer Technologien für Ihr Treuhandunternehmen evaluieren. Ein wichtiges Qualitätsmerkmal des Workshops ist, dass Sie nicht bloss Theorie-Zusammenfassungen rund um Prozessmanagement erhalten, sondern nach dem Workshop klarere Vorstellungen Ihrer nächsten Handlungsschritte haben. Damit Sie maximal von Arbeitssessions und Coachings profitieren können, sollte die Teilnehmerzahl des Transformationsworkshops auf maximal zwölf Teilnehmende limitiert sein.
Säule 4 – Finden Kundenbesprechungen zukünftig nur noch via Teams statt?
Vor allem kleinere Treuhandunternehmen dürften aufgrund der zunehmenden Komplexität des Treuhandwesens künftig nicht mehr in der Lage sein, alle Kundensegmente effektiv und effizient zu bedienen. Welche Kundenstrategie bietet sich für mein Treuhandunternehmen an? Wie digital möchten die von meinem Treuhandunternehmen betreuten KMU arbeiten? Wie binde ich bestehende Kundinnen und Kunden an mein Unternehmen, und wie gewinne ich neue dazu? Und was ist meine Kundschaft bereit, zukünftig für meine Services zu bezahlen? In einem guten Transformationsworkshop erarbeiten Sie eine Kundensegmentierung und können Feedback zu Ihrer aktuellen Kundenstrategie einholen.
Säule 5 – Welche Technologien braucht mein Treuhandunternehmen in Zukunft?
In vielen KMU übernehmen zunehmend Digital Natives das Zepter. Der Begriff Digital Native bezeichnet laut dem Gabler Wirtschaftslexikon eine Person, «die von Kindheit an mit Informationstechnologien und dem Internet
aufgewachsen ist und eine Welt ohne digitale Medien nicht kennt». Digital Natives fällt es grundsätzlich leichter, Arbeiten an Technologien zu delegieren als ihren älteren Kolleginnen und Kollegen. Folglich dürfte die Nachfrage nach digitalen und integrativen Lösungen seitens Ihrer KMU-Kundinnen und -Kunden weiter steigen.
Fazit
Wie oben beschrieben, bedeutet Digitalisierung nicht, lediglich elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten und damit verbundenen Prozessen zu erstellen und in einem computerbasierten Tool zu verarbeiten. Vielmehr geht es darum, das Potenzial neuer Technologien bestmöglich auszuschöpfen. Mithilfe eines geeigneten Workshops können Sie herausfinden, wie Sie Ihre IT-Infrastruktur und IT-Anwendungen bestmöglich auf die übrigen Transformationsbereiche abstimmen.
