14.07.2014

ISO 9001: QM - Der Einkauf im Blickfeld der DIN EN ISO 9000 ff.

Qualitätsmanagement (QM) im Einkauf kann bis in den Produktentwicklungsprozess ausstrahlen, Ihnen das Tagesgeschäft trotz – oder gerade wegen – der Dokumentation erleichtern, viele Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale offenlegen und Ihnen neue Impulse und damit Motivationsschübe für Ihre tägliche Arbeit geben.

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ISO 9001

QM im Einkauf

Die DIN EN ISO 9001 beinhaltet allgemein gehaltene Mindestanforderungen, die das QM-System eines zu zertifizierenden Unternehmens erfüllen muss. Häufig wird die ISO 9001 als zwingende Vertragsgrundlage genutzt und betrifft daher auch den «vertragsintensiven» strategischen und operativen Einkauf. Aber auch ohne Zertifizierung kann die ISO 9001 als Richtschnur für das Qualitätsmanagement dienen.

Die DIN EN ISO 9004 geht mit ihren Kann-Anforderungen über die Vorgaben der ISO 9001 hinaus. Sie dient als Leitfaden zur Erzielung eines nachhaltigen Erfolgs und einer systematischen und kontinuierlichen Verbesserung.

Kundenorientierung

Zur Kundenorientierung gehört nicht nur das Wissen um die Zielgruppen des Unternehmens und die Anforderungen dieser Zielgruppen, sondern auch die ständige Ausrichtung und Überprüfung der Unternehmensprozesse im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit.

Kundenzufriedenheit (und -begeisterung) kann demnach nur erzielt werden, wenn das Unternehmen anforderungsgerechte Produkte und Dienstleistungen bereitstellt. Dazu tragen bei: bedarfsgerecht qualifizierte Mitarbeiter, bedarfsgerecht verfügbare Ressourcen und bedarfsgerechte Unternehmensprozesse.

Das Ressourcenmanagement – Basisarbeit des Einkäufers

Die Realisierung anforderungsgerechter Produkte und Dienstleistungen hängt stark von einem systematischen und bedarfsgerechten Ressourcenmanagement ab. Einkauf und Beschaffung tragen zur Verfügbarkeit der Ressourcen in richtiger Art, Menge und Qualität, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und zu wirtschaftlich und vertraglich günstigen Bedingungen bei. Zur täglichen «Basisarbeit» des Einkäufers gehören:

  • Produkte und Dienstleistungen aussuchen
  • geeignete Lieferanten auswählen
  • Anfragen stellen und Angebote einholen
  • Preisvergleiche durchführen
  • Vertragsverhandlungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten
  • Lieferbedingungen aushandeln und festlegen
  • Verträge abschliessen
  • Bestellungen ausführen

Im operativen Geschäft des Einkaufs hängt der Erfolg natürlich von der Übereinstimmung der vereinbarten Lieferbedingungen und Bestellungen mit der tatsächlich erfolgten Lieferung oder Leistung ab. Hierzu gehört grundsätzlich die Einhaltung der vereinbarten Anlieferungsorte, Liefertermine und -mengen, Qualität sowie Kosten-, Garantie- und Haftungsübergänge. Die Aushandlung konkreter und tragfähiger Lieferbedingungen fällt oftmals in den Verantwortungsbereich des Einkäufers und findet häufig auch mit Unterstützung der jeweils betroffenen Fachabteilungen statt.

Lieferbedingungen regeln:

  • … den Bestellvorgang (z.B. schriftlich, telefonisch) und seine Bestätigung durch die beteiligten Parteien (z.B. Eingangsbestätigung durch den Lieferanten).
  • … die Liefertermine (z.B. Lieferfristen, Übergabetermine) und Lieferwege (z.B. Strasse, Schiene, Luftweg).
  • … die Transportrisiken (z.B. Versicherung, Gefahrenübergang, Schadensmeldung).
  • … die Haftungsausschlüsse (z.B. bei grober Fahrlässigkeit).
  • … die Zahlungsbedingungen (z.B. Lastschrift, Rechnung), Zahlungsziele (z.B. 14 Tage nach Rechnungserhalt), Skonti (bei Zahlung innerhalb der Skontofrist) und Rabatte (z.B. bei Abnahme von Mindestbestellmengen).
  • … das Vorgehen bei Zahlungsverzug (z.B. Eigentumsvorbehalt, Verzugszinsen).
  • … das Rückgaberecht (z.B. bei Nichtgefallen).
  • … den Erfüllungsort und Gerichtsstand (z.B. bei Vertragsstreitigkeiten).
  • … den Datenschutz (z.B. Verarbeitung personenbezogener Daten).

Zur Spezifikation der Lieferbedingungen tragen u.a. Lasten- und Pflichtenhefte, Konstruktionszeichnungen und Kostenaufstellungen bei. Kommt schliesslich ein Vertrag zustande, enthält dieser immer häufiger auch Qualitätssicherungsvereinbarungen, die auf spezifischen Qualitäts- und Zuverlässigkeitsnachweisen beruhen. Dies ist vor allem bei strategischen Partnerschaften der Fall, um die erweiterte Produkthaftung, Rückverfolgbarkeit und etwaige Zertifizierungsgrundlagen sicherzustellen.

Durch beschränkte Einkaufbudgets oder ungeplante (Eil-)Bestellungen müssen teilweise Qualitätsabschläge innerhalb bestimmter Toleranzen in Kauf genommen werden. Dies darf jedoch nicht so weit führen, dass das Unternehmen keine anforderungsgerechten Produkte (und Dienstleistungen) mehr bereitstellen kann.

Rückgriff auf Arbeits- und Verfahrensanweisungen

Die Arbeits- und Verfahrensanweisungen des Qualitätsmanagements können neben dem Kennzahleneinsatz eine weitere Vereinfachung und Effektivitätssteigerung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse bewirken. Diese Anweisungen können bspw. Bestandteil sein von Muster- und Rahmenaufträgen, Fixbestellungen von Rohstoffen zu Tagespreisen, Erstbestellungen von Rohstoffen, Zulieferteilen und Packungsmitteln oder Produkteinführungen.

Die DIN EN ISO 9001 fordert für den Beschaffungsprozess kein dokumentiertes Verfahren. Trotzdem sollten zumindest die komplexen oder selten durchgeführten Einkaufs- und Beschaffungsprozesse nach den Anforderungen schriftlich fixiert werden. Dies trägt zu einer effektiven und effizienten Durchführung bei.

Von der Bestellabwicklung zum strategischen Einkauf

Der Aufbau strategischer und wertschöpfender Partnerschaften zum gegenseitigen Nutzen gehört zu den Hauptanforderungen der DIN EN ISO 9004. Mit den bisherigen Ausführungen wird klar, dass sich der moderne Einkauf auf weit mehr als nur die reine Bestellabwicklung bezieht. Vielmehr geht es im Einkauf heute um diese Aufgaben:

  • strategische Partnerschaften zu den Lieferanten aufbauen
  • die Anzahl der bevorrateten Warengruppen und das Lagervolumen weitgehend reduzieren
  • einen Überblick über die gesamte Wertschöpfungskette erlangen
  • das Beschaffungsmarktwissen in den Produktentwicklungsprozess einbringen
  • sowohl eine externe als auch eine interne Kunden-Lieferanten-Sicht verinnerlichen
  • vereinbarte Verträge auch intern «verkaufen» (z.B. in verschiedenen Werken)
  • alle an den Einkauf gestellten Anforderungen möglichst effizient erfüllen

Erfolgreiche Einkäufer müssen sich heute folgenden Herausforderungen stellen:

  • prozessübergreifend und vernetzt agieren
  • technisch, betriebswirtschaftlich und juristisch denken
  • zukunftsweisende Einkaufsstrategien entwickeln
  • die (vorgegebene) Einkaufsstrategie ins operative Bestell- und Lagerwesen übertragen und umsetzen
  • umfangreiches technische Equipment nutzen
  • international, interkulturell und hierarchieübergreifend mit Lieferanten und Kunden kommunizieren

Das Wissen des Einkäufers als Eingabe für die Managementbewertung

Die «Antennen» und das Marktwissen des Einkäufers fliessen auch im Rahmen der Managementbewertung in die strategischen Entscheidungen des Unternehmens ein: Bei der Managementbewertung wird u.a. geprüft, inwieweit sich Änderungen der Lieferantenstrukturen, der Bedarfe, der Rohstoffmärkte, der Produkt- und Dienstleistungsangebote usw. auf das QM-System, seine Prozesse und ggf. auch auf die Qualitätspolitik und Qualitäts- und Unternehmensziele auswirken können.

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