Co-Working-Spaces: Bauen Sie Co-Working-Spaces aus
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Über den Tellerrand schauen
Die meisten Teams sind homogen – was die Aufgaben betrifft. Solche Teams sitzen auch zusammen in einem Zimmer oder in einem Stockwerk. Austausch findet nur unter „Gleichgesinnten“ über Teamaufgaben statt. Über den Tellerrand wird selten geschaut. Dafür besteht keine Veranlassung. Selbst die Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen konzentriert sich natürlich auf das Erledigen der eigenen Teamaufgaben.
Solch eine räumliche und aufgabenorientierte Zusammenlegung ist jedem vertraut, bekannt und wird kaum hinterfragt. Schliesslich funktioniert auf diese Weise die Teamarbeit. Und dies hat viele Vorteile:
- Aufgaben können aufgeteilt werden
- Bei Fragen ist der Teamkollege schnell zu erreichen und zu sprechen
- Probleme, die sich auf Aufgaben beziehen, werden gemeinsam gelöst
- Jeder kann für den anderen einspringen (mehr oder weniger)
- der Kollege weiss, wovon gesprochen wird, muss eine Beschwerde und/oder ein Problem besprochen werden
- Selbst kreative Prozesse entstehen – im Rahmen der Team-Sichtweise
Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind. Und trotz dieser Wertschätzung des „homogenen Teams“ darf einiges nicht ausser Acht gelassen werden. Denn
- alle bewegen sich in einem Filter-Bubbel oder einer Echo-Kammer.
- der Input und/oder Output orientiert sich an der eigenen Echo-Kammer.
- die Abläufe, Probleme und Herausforderungen der anderen Abteilungen sind kaum, wenn gar nicht bekannt.
- Kreativität bezieht sich fast ausschliesslich auf den eigenen Arbeitsbereich. So können kaum abteilungsübergreifende Innovationen entstehen.
Abhilfe kann jedoch geschaffen werden: Durch Co-Working-Spaces für Interne und Externe.
Co-Working-Spaces – ein erster Blick
Corona hat die Arbeitswelt durcheinandergerüttelt. Plötzlich geht Homeoffice auf vielen Ebenen und für viele Mitarbeiter. Die übliche Raumstruktur wurde digital durchbrochen. Eine Chance, nicht allein, um den Mitarbeitern generell das Angebot „Arbeiten im Homeoffice“ zu ermöglichen, sondern auch um die Raumaufteilung einmal zu durchdenken. Und einige Co-Working-Spaces zu integrieren. Denn Co-Working-Spaces umfassen vieles:
- Infrastruktur, digital wie analog, d.h. WLAN, DSL-Anschluss, Telefon-Festnetzanschlüsse, Beamer, Monitore, Schreibtische, Smartboards und/oder Whiteboards.
- mobile Arbeitszonen für die Solo-Arbeit, als auch für Teamarbeit, die (eventuell) stets nach Bedarf neu errichtet werden können.
- Konferenzräume, um Präsentationen darzustellen und sich zu treffen.
- Empfang und/oder Sekretariat, falls dies gewünscht wird und/oder notwendig für die Co-Working-Spaces ist.
- Für Externe günstige Räumlichkeiten, da die Kosten geteilt werden, als auch eine gute Adresse für den Firmensitz geboten wird.
Seminar-Empfehlungen
Co-Working Spaces – ein zweiter Blick auf die Planung
Co-Working-Spaces müssen gut vorbereitet werden. Geben Sie sich und Ihrer Belegschaft ausreichend Zeit, um mit dem Prinzip und dem Zweck der Co-Working-Spaces vertraut zu werden. Ansonsten riskieren Sie eventuell unnötigen Widerstand – und eine Ablehnung der neuen Raumstrukturen.
Gehen Sie deshalb Schritt für Schritt vor. Widmen Sie sich ausführlich der Planung. Dabei gibt es folgende Aspekte zu klären:
Ziel klären
Klären Sie einmal folgende Fragen:
- Welche Absicht wird mit den Co-Working-Spaces verbunden?
- Sollen die Mitarbeiter flexibel zwischen Homeoffice und Arbeiten-vor-Ort wählen können, ohne einen festen Arbeitsplatz – und damit einen Schreibtisch und Raum – zu blockieren?
- Sollen die „homogenen Aufgabenteams“ aufgebrochen werden, um einen abteilungsübergreifenden Austausch anzukurbeln?
- Sollen Externe, mit denen das Unternehmen bereits zusammenarbeitet, sich stunden- oder projektweise vor Ort mit den festen Mitarbeitern austauschen können?
- Sollen Externe ins Unternehmen geholt werden, die durch ihre Tätigkeiten und Dienstleistungen das Unternehmen informativ und kreativ befruchten?
Räumlichkeiten des Unternehmens
- Gibt es überhaupt die Möglichkeit Büroräume zu öffnen?
- Gibt es ausreichend Platz, um Co-Working-Spaces zu integrieren?
Mitarbeiter einbinden
Neues verunsichert – manches Mal. Kommunizieren Sie deshalb nicht allein den Sinn und den Zweck solcher Co-Working-Spaces. Beginnen Sie das „Arbeiten“ zu öffnen. Führen Sie einmal in der Woche Grossgruppen-Events durch – wie beispielsweise Open-Space-Meetings oder World-Café-Meetings. Sicherlich, solche Meetings werden meist genutzt, um Leitbilder gemeinsam zu entwickeln oder Lösungen zu komplexen Fragestellungen zu finden. Aber (!), durch solche Grossgruppen-Events entdecken alle, wie das Wissen des Anderen neue Möglichkeiten eröffnen kann.
Co-Working-Spaces – ein dritter Blick auf die Umsetzung
Abhängig von Ihrer Zielsetzung werden Sie grosse oder kleinere Realisierungsschritte gehen. Bei grossen Schritten werden Sie viele, wenn nicht gar das gesamte Unternehmen mit Co-Working-Spaces ausstatten. Bei kleineren Schritten gibt es vielleicht nur eine oder zwei Co-Working-Spaces, die die Mitarbeiter für Projekte oder für eine neue Zusammensetzung beim Arbeiten nutzen möchten.
Eigentlich scheint das Etablieren von Co-Working-Spaces mit dem Errichten dieser Arbeitszonen abgeschlossen. Die Betonung liegt auf „eigentlich“. Denn die Infrastruktur setzt noch nicht allein, die gewünschten Innovationen frei. Achten Sie darauf, dass
- Externe die Leitlinien und Regeln des Unternehmens kennen und einhalten.
- die benötigten Unterlagen allen Mitarbeitern in digitaler Form vorliegen. Nur so kann beim „Arbeiten gewandert“ werden, ohne ständig Ordner und Hängemappen mitzuschleppen.
- es zeitlichen Freiraum gibt, damit sich die Mitarbeiter (intern und/oder extern) auch austauschen können. Und zwar unabhängig davon, ob es nun eine konkrete Fragestellung gibt oder nicht. Fördern Sie unbedingt die Neugierde und das Interesse an dem anderen. Wer weiss schon, welches Wissen und/oder welcher Arbeitsschritt im Gespräch einen kreativen „Aha-Effekt“ auslöst.
