20.10.2015

IT-Business-Alignment: Komponente der IT-Governance

Unter IT-Business-Alignment wird die fortlaufende, gegenseitige Abstimmung von Geschäftsbereichen und dem IT-Bereich sowohl auf strategischer, taktischer als auch operativer Ebene verstanden. Was so einfach klingt ist oft schwer zu implementieren. Es braucht hierfür einerseits die richtigen Persönlichkeiten mit entsprechenden Kompetenzen und andererseits die strukturellen Voraussetzungen wie Organisation, Prozesse, Methoden und Tools. Ist IT-Business-Alignment das Zauberwort, welches uns vor Fehlinvestitionen in IT-Architektur und Business-Projekte bewahrt?

Von: Doris Beck   Drucken Teilen   Kommentieren  

Doris Beck

Doris Beck ist Eigentümerin der Financial Architectures AG. Seit 2001 unterstützt sie Unternehmen in der Strategieberatung, dem Managementconsulting, übernimmt Projektverantwortung für Change-Projekte und ist als Verwaltungsrätin tätig. Vor ihrer selbstständigen Tätigkeit war sie während 14 Jahren für die Führung von IT-Einheiten verantwortlich und verfügt über einen Abschluss als ‚Executive MBA-HSG in Business Engineering‘.

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IT-Business-Alignment

Die Notwendigkeit der gegenseitigen Koordination wurde in vielen Unternehmen bereits erkannt. Sogenannte Business Process Manager werden als Bindeglied zwischen den Fachbereichen resp. Businessprozessen und der IT eingesetzt. Im Fokus ihrer Tätigkeit steht die Überwachung der Servicequalität von kundenrelevanten Prozessen. Zudem fungieren sie oft als Projektleiter von Grossprojekten in ihren Prozessbereichen. Mit dieser Initiative wird bereits ein Aspekt für eine wirksame Kommunikation zwischen Fachbereichen und IT erreicht. Was damit jedoch noch nicht erreicht wird ist eine abgestimmte Gesamtsicht auf die Umsetzung der Unternehmensstrategie und einem daraus abgeleiteten Gesamtprojektportfolio.

Das IT-Business-Alignment ist ein wichtiger Bestandteil einer wirksamen IT-Governance. Die IT-Governance bildet auch die Kommunikationsplattform zwischen VR und GL, welche zusammen mit geeigneten Methoden und Verfahren die Unternehmensstrategie und Erreichung der Unternehmensziele unterstützt. Die Methoden und Tools zur Implementierung von IT-Governance aus Sicht des Verwaltungsrates kann in vier grosse Themenbereiche unterteilt werden.

1. Governance/ Strategie

Die Wichtigkeit von Strategie und Governance und deren Auswirkungen für ein Unternehmen sind unbestritten. Was für Hilfsmittel und Tools kann nun der Verwaltungsrat verwenden um seiner Rolle im Strategieprozess gerecht zu werden?

Vielleicht reichen dem Verwaltungsrat bereits Checklisten mit entsprechenden Fragestellungen um die technologischen Abhängigkeiten in der Strategiediskussion zu berücksichtigen. Durch die Diskussion entsteht ein gemeinsames Verständnis für die technologischen Innovationsmöglichkeiten oder auch technologischen Grenzen. Damit wird frühzeitig Transparenz über die Strategieausrichtung und deren Konsequenzen in der Umsetzung geschaffen.

Wenn die Erarbeitung der Strategie bereits methodisch unterstützt erfolgt, können auch die Abhängigkeiten der IT von Beginn an diskutiert und entsprechend dokumentiert werden. Dies kann beispielsweise in Form einer Strategielandkarte erfolgen.

2. Beschaffungsmanagement/ Sourcing

Sie denken nun bestimmt ‚Sourcing und Beschaffungsmanagement‘ sind Aufgaben, welche in den Zuständigkeitsbereich der Geschäftsleitung fallen. Das mag so sein. Allerdings gibt es zwei Aspekte, welche Sie als Verwaltungsrat dennoch hinterfragen sollten: Einerseits das Potenzial zur Kostenoptimierung und andererseits das Vorgehen bei der Vergabe von IT-Aufträgen.

Die Prüfung einer Sourcing-Strategie im Bereich der Supportprozesse kann ungeahnte Kosteneinsparungspotenziale aufzeigen. Der Anstoss zur Überprüfung muss dabei vom Verwaltungsrat selbst initiiert werden, da dies die Unternehmensbereiche aufgrund von Interessenskonflikten wohl kaum thematisieren würden. Hier lohnt sich die Beauftragung einer externen Stelle zur Durchführung einer Situations- und Marktanalyse.

Bei strategisch relevanten Beschaffungen wie z.B. dem IT-Kernsystem eines Unternehmens ist darauf zu achten, dass die Ausschreibung grössenverträglich und strategiekonform erfolgt. Hier kann ein Benchmarking mit vergleichbaren Unternehmen hilfreiche Informationen liefern.

Bei der Vergabe von IT-Aufträgen ist zusätzlich zu berücksichtigen, dass die Unabhängigkeit und Beständigkeit gewährleistet werden. Wenn beispielsweise die Entscheidungsfindung auf Basis eines Kriterienkatalogs erfolgt, bietet das dem Unternehmen die grösstmögliche Transparenz.

3. Projektportfoliomanagement

Zur Strategieumsetzung werden Massnahmen definiert und verschiedene Projekte und Initiativen gestartet. Wichtig ist, dass im Unternehmen nur ein zentrales Projektportfolio geführt wird. Bereits dies stellt für viele Unternehmen eine grosse Herausforderung dar. Mit dieser Massnahme wird sichergestellt, dass jedes Vorhaben im Unternehmen der Strategie folgt und einheitlich überwacht wird. Vorzugsweise wird diese Funktion bei der Unternehmensleitung angegliedert. Auf Basis des Projektportfolios wird periodisch an den Verwaltungsrat rapportiert. Für die strategiekritischen Projekte mit grossem Investitionsvolumen reicht dies jedoch nicht aus. Um der Verantwortung als VR gerecht zu werden, muss für diese Projekte ein Rahmen im VR zur systematischen Steuerung und Überwachung geschaffen werden. Dies kann auch in Form eines IT-Governance-Ausschusses erfolgen. Nur so kann verhindert werden, dass Budgetnachträge unverhofft eintreffen und Strategieziele verpasst werden.

4. Servicemanagement/ Business Continuity Management

Unter Servicemanagement wird meist das Business Continuity Management verstanden. Dies ist bei regulierten Unternehmen vom Gesetzgeber vorgeschrieben und wird seitens der Revision geprüft. Für den Unternehmenserfolg genauso entscheidend ist jedoch die Bereitstellung von durchgängigen verfügbaren Services bis hin zum Kunden. Von Bedeutung ist die Gewährleistung und Überwachung der Business Services, also die für den Kunden sichtbaren IT-Dienstleistungen. Die für die Überwachung geeigneten Kriterien sind daher in die Riskmatrix aufzunehmen.

Nebst dem Einsatz von Methoden und Tools bildet das Verständnis im Verwaltungsrat für IT-Themen die Basis für den Aufbau einer IT-Governance als Teil der Corporate Governance. Damit erfüllt die IT-Governance ihre positive Wirkung auf Entscheide, Kosten, Innovation und ihr Wohlbefinden als Verwaltungsrat. Wissen und Verständnis ist die Basis um Verantwortung übernehmen zu können.

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