22.10.2015

IT-Governance-Ausschuss: Der Weg zu Strategie und Innovation?

Je nach Unternehmensgrösse sowie Komplexität und Vielfalt der IT-Vorhaben kann ein IT-Governance-Ausschuss des Verwaltungsrates für die Überwachung von strategischen Projekten oder für die Erarbeitung der IT-Strategie eingesetzt werden. In verschiedenen Bereichen hat der Verwaltungsrat bereits heute spezialisierte Committees auf VR-Ebene implementiert, um Know-How und Ressourcenbedarf für gewisse Aufgaben sicherzustellen. Der Nutzen des IT-Governance-Ausschuss hängt von der Form der Ausgestaltung, der klaren Abgrenzung der Aufgaben und der Akzeptanz der Ergebnisse ab.

Von: Doris Beck   Drucken Teilen   Kommentieren  

Doris Beck

Doris Beck ist Eigentümerin der Financial Architectures AG. Seit 2001 unterstützt sie Unternehmen in der Strategieberatung, dem Managementconsulting, übernimmt Projektverantwortung für Change-Projekte und ist als Verwaltungsrätin tätig. Vor ihrer selbstständigen Tätigkeit war sie während 14 Jahren für die Führung von IT-Einheiten verantwortlich und verfügt über einen Abschluss als ‚Executive MBA-HSG in Business Engineering‘.

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IT-Governance-Ausschuss

Neue Herausforderungen an die Unternehmensführung

Die Digitalisierung, das Internet, der Kostendruck und die sich wandelnden Kundenansprüche stellen neue Herausforderungen an die Unternehmensführung. Im Zuge des rasanten technologischen Wandels und der verschärften Marktsituation sind gescheiterte Strategieprojekte oft Existenz bedrohend. Zum einen geht wertvolle Zeit verloren um das Unternehmen weiterzuentwickeln, welche die Konkurrenz derzeit nutzt und sich den erhofften Wettbewerbsvorteil verschafft. Zum anderen belasten diese Fehlinvestitionen und deren Abschreibungen das Budget und die noch verbleibende Investitionskraft des Unternehmens. Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden die Verantwortlichkeiten überprüft und schnelle Lösungen notwendig. Der IT-Governance-Ausschuss kann hier von Beginn weg die notwendige Entlastung für das Verwaltungsratsgremium bringen, in dem die regelmässige Überwachung von Strategieprojekten vom Ausschuss durchgeführt wird.

Eine weitere Aufgabe kann auch des Führen der digitalen Transformation sein, beispielsweise die Klärung der Frage “Wie erkenne ich das Potenzial und die Risiken für unser bestehendes Businessmodell?“ Wer sonst hinterfragt die Wertschöpfungskette auf Digitalisierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen und wer generiert neue Ideen und Innovationen? In den meisten Unternehmen werden in der operativen Führung sehr wohl Zukunftsszenarien diskutiert und Trends verfolgt. Veränderungen erfolgen jedoch vielfach nur im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses des bestehenden Geschäftsmodells. Spätestens im Strategieprozess ist es jedoch die Aufgabe des Verwaltungsrates, das Businessmodell nachhaltig auszugestalten um dem Unternehmen die Zukunft zu sichern. Dazu gehört es auch, das Augenmerk auf unangenehme Entwicklungen und deren Analyse zu legen.

Wie kann nun ein solcher IT-Governance-Ausschuss ausgestaltet werden? Und wie fliessen Erkenntnisse und Ergebnisse ins operative Geschäft zurück?

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ausgestaltungsformen eines IT-Governance-Ausschusses. Einerseits kann ein ad-hoc-Ausschuss gebildet werden, um strategische Fragen zu klären. Beispielsweise kann hier die Abstimmung der IT-Strategie mit den Bereichsstrategien und der Unternehmensstrategie erfolgen. Bei Bedarf kann dieses Gremium auch als sogenannter Think Tank verwendet werden, um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, mögliche Trends zu diskutieren und Innovationspotenziale für das eigene Unternehmen zu erkennen. Wichtig ist es, dieses Gremium richtig zusammen zu setzen und je nach Bearbeitungsthema geeignete interne und externe Personen einzubinden. Für Innovationen kann es beispielsweise sinnvoll sein, Technologieführer der Branche, die Forschung oder einen Implementationspartner einzubinden. Der IT-Governance-Ausschuss ist idealerweise durch ein Verwaltungsratsmitglied geführt oder mit ein bis zwei ständigen Mitgliedern aus dem Verwaltungsrat besetzt. Dem Gremium sind klare Zielsetzungen vorzugeben und es ist mit den notwendigen Kompetenzen und finanziellen Mitteln auszustatten. Die Resultate fliessen via Verwaltungsrat und Geschäftsleitung in den Budgetprozess und die Organisation zurück.

Andererseits kann es zielführend sein, zusätzlich einen ständigen IT-Governance-Ausschuss für die laufende Überwachung eines unternehmensweiten Projektportfolios im Hinblick auf Meilensteine und Budgets einzusetzen. Mit dieser Erfahrung verfügt dieses Gremium über das Know-How, die unternehmenskritischen Strategieprojekte im Sinne eines Projektreviews zu überwachen oder das Projektcontrolling zu übernehmen. Als ständiges Gremium kann der IT-Governance-Ausschuss auch die Überwachung oder Festlegung der Kriterien für strategisch relevante Beschaffungen und Ausschreibungen übernehmen. Aber auch Rahmenbedingungen für die Servicequalität gegenüber dem Kunden können in diesem Ausschuss verifiziert und überwacht werden. Dieser Ausschuss wird von einem Verwaltungsrat geführt und die notwendigen internen und externen Stellen werden eingebunden. Die Rapportierung der Ergebnisse erfolgt durch den zuständigen Verwaltungsrat ins Verwaltungsratsgremium. Dadurch wird sichergestellt, dass die VR-Sitzungen effizient durchgeführt und bei Bedarf korrigierende Massnahmen zur Steuerung frühzeitig getroffen werden.

Zur Implementierung eines erfolgreichen IT-Governance-Ausschusses ist es notwendig, sich über passende Strukturen, Prozesse und mögliche Methoden einen Überblick zu verschaffen und die für das Unternehmen passende Form der Ausgestaltung zu definieren.

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