17.08.2015

IT-Governance: Relevanz für börsenkotierte Unternehmen oder auch sinnvoll für KMU’s?

Wissen Sie wieviel IT- und Projektinvestitionskosten Sie jährlich aktivieren und abschreiben? Kennen Sie Ihr aktuelles Projektportfolio und deren Investitions- und Folgekosten? Diese Zahlen zeigen Ihnen auf, dass gescheiterte IT-Projekte und deren Abschreibungen auch kleinere und mittlere Unternehmen existenziell gefährden können. Nur zu gern verlässt sich der Verwaltungsrat mangels IT-Know-How auf die IT-Spezialisten und die Geschäftsführung. Sowohl das Gesamtprojektportfolio als auch die IT-Investitionskosten müssen durch das VR-Gremium kontrolliert und gesteuert werden. Mit der IT-Governance werden diese Aspekte unterstützt.

Von: Doris Beck   Drucken Teilen   Kommentieren  

Doris Beck

Doris Beck ist Eigentümerin der Financial Architectures AG. Seit 2001 unterstützt sie Unternehmen in der Strategieberatung, dem Managementconsulting, übernimmt Projektverantwortung für Change-Projekte und ist als Verwaltungsrätin tätig. Vor ihrer selbstständigen Tätigkeit war sie während 14 Jahren für die Führung von IT-Einheiten verantwortlich und verfügt über einen Abschluss als ‚Executive MBA-HSG in Business Engineering‘.

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IT-Governance

Kennen Sie folgenden Sachverhalt?

Ein strategisch wichtiges Projekt mit vielen Umsetzungsaktivitäten in der IT wird bis kurz vor Einführung als ‚on track‘ rapportiert. Kurz vor Einführungstermin folgt der Antrag an den VR zur Verschiebung mit neuen Terminen und zusätzlichen Projektkosten. Bestenfalls wird eine Analyse mitgeliefert, weshalb der neue Terminplan mit den nun zu bewilligenden Kosten auch wirklich umsetzbar ist. Der Verwaltungsrat diskutiert den Antrag und prüft mögliche Ausstiegsszenarien. Es gibt lange Diskussionen, Schuldzuweisungen und letztlich bleibt ein ungutes Gefühl gegenüber der Geschäftsleitung und ihren Erklärungen. Da das Projekt von strategischer Bedeutung ist, bereits hohe Kosten verursacht hat und die Zeit drängt, bleibt Ihnen als Verwaltungsrat aber wohl nichts anderes übrig als dieses Nachtragsbudget und den neuen Terminplan zu genehmigen.

Dieses Beispiel zeigt, dass es sich lohnt zu analysieren, wo im Unternehmen IT- Kompetenzen vorhanden sind und wo diese organisatorisch angegliedert sind.

IT-Kompetenzen im Unternehmen

Der IT-Verantwortliche und seine Einheit sind je nach Unternehmensgrösse unterschiedlichen Geschäftsleitungsmitgliedern unterstellt. Aufgrund der hohen Investitionskosten in IT und Projekte ist die Informatikeinheit oft dem CFO unterstellt. Hat das Unternehmen einen COO-Bereich wird die IT vielfach diesem zugeteilt. Bei diesen Angliederungen ist entscheidend, ob sowohl ausreichendes IT-Know-How als auch Projektmanagement Erfahrung beim CFO respektive COO vorhanden sind um für den IT-Verantwortlichen ein adäquater Diskussionspartner zu sein. Sind diese Kompetenzen nicht ausreichend vorhanden und hat die Informatik eine strategisch tragende Rolle im Unternehmen, ist das entsprechende Know-How in der Position eines CIO’s zu etablieren. Andernfalls ist die direkte Unterstellung der IT beim CEO die beste Lösung, da dies die Wichtigkeit der Informatik wiederspiegelt und der Informationsverlust vom IT-Verantwortlichen bis zum Verwaltungsrat am geringsten ist.

Verantwortung im Verwaltungsrat

Bei einer optimalen Ausgestaltung der Unternehmensorganisation auf Geschäftsleitungsebene stellt sich nun auch die Frage nach der entsprechenden IT-Kompetenz auf Verwaltungsratsebene. Um IT-Strategie, IT-Budget und Projektanträge genehmigen, kontrollieren und steuern zu können braucht es entsprechendes Know-How, Methoden und Verfahren, welche unter dem Begriff IT-Governance im Verwaltungsrat zusammengefasst werden können.

„Das Verständnis im VR für IT-Themen bildet die Basis für den Aufbau der IT-Governance als Teil der Corporate Governance.“

Der Begriff IT-Governance

Im Zuge der Umsetzung von Corporate Governance haben sich viele Unternehmen bereits mit unternehmensinternen Regulierungen von Entscheidungsprozessen, Organisationsstrukturen, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten, IKS (internes Kontrollsystem) und Riskmanagement befasst. In all diesen Bereichen werden jedoch die Aspekte der Informatik vernachlässigt. Mit der IT-Governance werden diese Aspekte unterstützt und mit den notwendigen Methoden und Verfahren in der Corporate Governance verankert.

Gemäss OR Art. 716a Ziffer 5 hat der Verwaltungsrat die Pflicht, die mit der Geschäftsführung betrauten Personen zu überwachen. Gemäss Ziffer 3 ist der Verwaltungsrat zudem für die Finanzkontrolle und die Finanzplanung zuständig. Somit liegt die Finanzhoheit für die Freigabe des jährlichen Budgets und die geplanten Investitionen beim Verwaltungsrat. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, ist es unabdingbar, dass die dem Verwaltungsrat vorgelegten IT- und Projektanträge sorgfältig diskutiert und kritisch hinterfragt werden. Dies ist nur mit entsprechendem Know-How möglich, wodurch die Zusammensetzung des Verwaltungsrats von zentraler Bedeutung wird.

„Dem Verwaltungsrat sollen Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten angehören, damit eine eigenständige Willensbildung im kritischen Gedankenaustausch mit der Geschäftsleitung gewährleistet ist.“ Auszug aus dem Swiss Code of best Practice of Corporate Governance, II b) 12. Absatz 2

Durch die zunehmende Komplexität und den rasanten Wandel der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen wird in jüngster Zeit vermehrt eine personenunabhängige und unternehmensspezifische Kompetenzenmatrix für die Zusammensetzung des Verwaltungsratsgremiums erstellt. Ziel ist es, dass nebst den persönlichen Kompetenzen wie strategischer Weitblick, Sozialkompetenz, Netzwerk und Identifikation auch alle wichtigen Wissens- und Erfahrungsbereiche abgedeckt werden. Hier werden heute vor allem Branchen-, Finanz-, Revisions- und Legalkompetenz berücksichtigt. Nur in seltenen Fällen finden Sie IT-Kompetenz als Anforderung. Blickt man auf die Entwicklung der Zusammensetzung der Verwaltungsräte zurück, wurde der Fokus in der Vergangenheit auf die Finanzkompetenz für die Budget- und Kostenkontrolle gelegt. Im Zuge der Internationalisierung und der steigenden regulatorischen Anforderungen wurden vermehrt Revisions- und Legalkenntnisse im Verwaltungsrat etabliert. Aufgrund der rasanten technologischen Entwicklung während den letzten Jahren, ist in jeder Branche die IT ein zentrales Element der Unternehmensentwicklung geworden. Folglich ist es unabdingbar, dass diesem Umstand auch in der Zusammensetzung des Verwaltungsratsgremiums Rechnung getragen werden muss. Nur mit der richtigen Zusammensetzung des Verwaltungsrates kann dieser seine Verantwortung wahrnehmen und notwendige Impulse für die Weiterentwicklung des Unternehmens liefern.

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