02.02.2016

Events: Wie Sie mit Veranstaltungen Beziehungen festigen und Ihre Marke mit Leben füllen

Immer mehr Unternehmen initiieren eigene Events. Entscheider wissen: Gute Beziehungen fördern den Geschäftserfolg. Und was unter die Haut geht, bindet emotional. Wie Sie Veranstaltungen mit Strahlkraft konzipieren und mit kluger Kommunikation Mehrwert schaffen, lesen Sie hier.

Von: Susanne Kleiner   Drucken Teilen   Kommentieren  

Susanne Kleiner

Susanne Kleiner, Communications MSc, ist Trainerin (dvct), Coach (dvct), freie PR-Beraterin, Texterin, Journalistin (BJV) und Mediatorin in München. Den Beratungs- und Trainingsschwerpunkt der Diplom-Betriebswirtin (BA) bilden Kommunikation, strategische Öffentlichkeitsarbeit und Persönlichkeitsentwicklung. Sie ist Expertin für Strategie und Kommunikation in Krisen, Konfliktfällen und Veränderungsprozessen.

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Events

Planen Sie rechtzeitig

Ganz gleich, ob Sie zu einem Vortrag, einer Podiumsdiskussion oder zu einer moderierten Veranstaltung mit Branchenexperten bitten. Auch, wenn Sie ein Freizeitevent karitativ ausrichten, gilt: Seien Sie kreativ und finden Sie einen einprägsamen Namen, der Lust auf mehr macht und gleichzeitig Ihre Werte spiegelt. Rufen Sie eine Event-Reihe ins Leben. Aber übernehmen Sie sich nicht. Weniger ist oft mehr. So erreichen Sie Beständigkeit und Wiedererkennung. Fixieren Sie also feste Termine, zum Beispiel den letzten Montag im März oder einen thematischen Frühlingsanfang. So bleiben „Sie“ in Erinnerung. Legen Sie den Ablauf, Programmpunkte, Pausen und das Catering genau fest. Und holen Sie sich professionelle Unterstützung, etwa bei Fotografen oder Servicekräften für den Empfang. Diese organisatorische Infrastruktur erleichtert Ihnen beim nächsten Mal die Arbeit. Verlagern Sie Ihre Events wenigstens teilweise in die eigenen Räume. Die Teilnehmer assoziieren die Location auch danach mit positiven Erlebnissen.

Nutzen Sie die Anziehungskraft von Trendthemen und „Special Guests“

Stellen Sie Themen in das Zentrum Ihrer Veranstaltung, die Menschen bewegen und gleichzeitig Ihre Geschäftswerte abbilden. Spezialisten bedenken besser, dass sie überwiegend vor Laien sprechen. Vermitteln Sie Know-How verständlich und unterhaltsam. Überraschen Sie mit Teilaspekten aus unterschiedlichen Perspektiven, pointieren Sie Ihre Schlüsselbotschaften und wagen Sie es, sich charakterstark zu zeigen. Zuhörer lieben Protagonisten, die sich von der grauen Masse abheben. Engagieren Sie einen „Stargast“, der einen guten Ruf geniesst. So sichern Sie einen positiven Imagetransfer und Ihr Event bekommt einen exklusiven Anstrich. Binden Sie Akteure aus anderen beruflichen Disziplinen mit ein: Neurowissenschaftler, Musiker, Bildende Künstler, Psychologen, Kaufleute oder beispielsweise Leistungssportler. Auch Erfolgsgeschichten mit Kunden eignen sich hervorragend, um die Qualität ihrer Leistung und Kundenbeziehung on top praxisnah zu präsentieren. Sie demonstrieren dadurch, dass Sie dem Tunnelblick Ihrer Branche nicht erliegen, sondern blicken glaubwürdig über den Tellerrand.

Gestalten Sie Gästelisten und Einladungen mit Bedacht

Sie sollten nicht nur Kunden, Stammkunden und Geschäftspartner einladen. Öffnen Sie auch möglichen „Traum“-Kunden oder neuen Geschäftspartnern die Tür. Ein Event ermöglicht es, unkompliziert in Kontakt zu treten. Und: Sie erhöhen mit dem Mix der Gäste die Chance, von Fürsprechern zu profitieren: Was liegt Kunden und (Noch-)Nicht-Kunden näher als die Unterhaltung zu beginnen mit: „Sind Sie Kunde dieses Unternehmens? Kommen Sie öfter zu diesen Veranstaltungen?“ Ganz wichtig: Laden Sie auch ausgewählte Pressevertreter ein. Und gestalten Sie Ihre Kommunikationsmittel professionell im Corporate Design. Beachten Sie: Wer direkt erkennt, wo und wie er sich anmelden kann, sagt rascher zu. Antwortkarten sind immer noch gängig, jedoch nicht unbedingt erforderlich. „Save the date“-Mails oder Karten können manchmal sinnvoll sein und werden zehn Wochen vorher verschickt. Kündigen Sie einen „Stargast“ oder ein heisses Thema verlockend an. Bleiben die Anmeldungen dennoch hinter den Erwartungen zurück, schicken Sie zwei Wochen vor dem Tag X einen Reminder per Mail. Und: Schreiben Sie fünf bis zehn Mal mehr Adressaten an als Sie Gäste unterbringen. So dürfen Sie sich sehr wahrscheinlich über ein volles Haus freuen.

Bieten Sie Mehrwert und pflegen Sie einen passenden „Ton“

Teilnehmer von Vortragsveranstaltungen schätzen Fachartikel, Präsentationen als Handout oder Broschüren, die sie direkt mitnehmen oder im Nachgang per Post erhalten („Schön, dass Sie unserer Einladung gefolgt sind“). Der adäquate „Ton“ ist erfolgsentscheidend, auch beim Essen und Trinken. Schriftstücke, der Veranstaltungsort und auch der gastronomische Service sind dann harmonisch, wenn sie zu Ihnen und Ihren Gästen passen. Überkandidelt braucht niemand. Berichten Sie anschaulich über Ihre Events und Themen in journalistischer Qualität und nutzen Sie die Vielfalt der Darstellungsformen. Die eigene Website, Social-Media-Kanäle, Newsletter oder Mitarbeiter- und Kundenzeitschriften sind hervorragende Multiplikationskanäle. Und „streuen“ Sie die Informationen mit Köpfchen: Kooperieren Sie mit Ihren Gastrednern oder Talk-Gästen auch in Sachen Online-Kommunikation. Sprechen Sie schon vor der Veranstaltung an, wie Sie deren Online-Medien, Blogs, soziale Netzwerke, Websites oder Kundenbriefe „bespielen“ und gegenseitig aufeinander verlinken. So erzielen Sie Reichweite und „motivieren“ die Suchmaschinen.

Begeistern Sie Ihr Team dafür, Markenbotschafter zu sein

Ihre Kunden sollen Neues erfahren, hervorragenden Rednern lauschen oder einfach etwas Tolles erleben. Sie sollen sich gut fühlen und wunderbar amüsieren. Briefen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen systematisch. Legen Sie die Teilnehmerliste offen und besprechen Sie Wissenswertes zu Ihren Gästen. Klären Sie überdies, ob es heikle Themen gibt, die es bei gewissen Menschen zu vermeiden gilt. Regen Sie an, dass jeder Mitarbeiter, seine Schlüsselkunden persönlich einlädt. Und motivieren Sie Ihr Team, Personen einander bekannt zu machen, die geschäftlich oder privat gut zu einander passen. So bauen Sie Brücken und zeigen sich charmant. Denken Sie über eine individualisierte Telefonaktion nach, damit sich Ihre Leute für die Teilnahme bedanken - und geschickt an den einen oder anderen aussichtsreichen Gesprächspunkt anknüpfen können.

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