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Personalreglement: Wissenswertes zur Einführung oder Änderung eines Personalreglements

Personalreglemente oder Mitarbeiterhandbücher, wie sie teils auch genannt werden, kommen in vielen Unternehmen vor. Zwingend sind sie nicht. Um jedoch Anstellungsbedingungen, welche für alle Mitarbeitenden eines Betriebs gelten, zu vereinheitlichen, macht es durchaus Sinn, ein Personalreglement zu erstellen. Worauf dabei zu achten ist, wird nachfolgend erörtert.

09.05.2022 Von: Leena Kriegers-Tejura
Personalreglement

Vertragsgrundlagen

Zunächst ist festzuhalten, dass ein Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, ein Personalreglement zu führen. Es ist möglich, im Einzelarbeitsvertrag mit jedem Mitarbeiter Punkte zu regeln, die im Personalreglement stehen könnten (z.B. Ferien, Lohnfortzahlung, Feiertage etc.). Es ist auch möglich, einen kurzen Arbeitsvertrag zu verfassen und im Übrigen auf das Obligationenrecht (OR) zu verweisen. In den Art. 319–362 OR finden sich die arbeitsrechtlichen Bestimmungen, welche in einem privatrechtlichen Arbeitsverhältnis zur Anwendung gelangen. Unter Umständen ist für eine bestimmte Branche ein Gesamtarbeitsvertrag oder ein Normalarbeitsvertrag anwendbar, in welchem bereits viele Fragen geregelt werden. In einem solchen Fall sind bereits darin diverse Regelungen zu finden, weshalb ein zusätzliches Personalreglement wohl eher nicht sinnvoll wäre.

Allgemeine Regelungen für alle Arbeitsverhältnisse in einem Betrieb

Diverse Regelungen im Arbeitsverhältnis können für eine Vielzahl der Arbeitnehmer gleichermassen festgelegt werden. Aus diesem Grund ist es denkbar, solche Regeln als allgemein formulierte Bestimmungen in ein Personalreglement zu packen und dieses als integrierenden Bestandteil eines Arbeitsvertrags zu bestimmen. Ziel ist es, beim Abschluss neuer Verträge nur spezifische Fragen wie Funktion, Lohn, Pensum oder die Stellenbeschreibung zu regeln. Dies erlaubt es, den Einzelarbeitsvertrag kurz zu halten und im Übrigen auf das Personalreglement zu verweisen. Somit erfolgt eine gewisse Standardisierung, und der Arbeitgeber kann sicherstellen, dass für alle Arbeitnehmer die gleichen Regelungen gelten.

Zu beachten ist, dass besondere Vereinbarungen eines Einzelarbeitsvertrags dem Personalreglement vorgehen. Dasselbe gilt für die zwingenden Regelungen des OR, wenn die Bestimmungen im Personalreglement zwingendes Recht verletzen.

Wie wird das Personalreglement Vertragsbestandteil?

Damit ein Personalreglement Vertragsbestandteil wird, muss es vom Arbeitnehmer akzeptiert werden. Regelmässig wird im Einzelarbeitsvertag darauf verwiesen und das Personalreglement als integrierender Bestandteil erklärt. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte das Personalreglement dem Arbeitnehmer abgegeben und von diesem verlangt werden, dass er durch Unterzeichnung bestätigt, das Personalreglement gelesen und verstanden zu haben.

Denkbar ist es, dass ein Personalreglement global übernommen wird, d.h., ohne dass es gelesen/verstanden wurde. Bei einer solchen Globalübernahme ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer vor Vertragsabschluss die Möglichkeit hatte, Kenntnis von den Bedingungen zu nehmen. Es reicht, wenn dem Arbeitnehmer das Personalreglement ausgehändigt wird. Bei der Globalübernahme hat die Rechtsprechung entschieden, dass ungewöhnliche Bestimmungen, mit welchen die übernehmende Partei nicht rechnen musste, ungültig sind. Dies ist auch bei Personalreglementen zu beachten. Deshalb ist davon abzuraten, im Arbeitsverhältnis mit Globalübernahmen zu arbeiten. Vielmehr sollte sichergestellt werden, dass die Arbeitnehmer ein Personalreglement gelesen und verstanden haben.

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