16.08.2016

Employee Self Services (ESS): Die Zukunft ist mobil

Mobile Lösungen sind auch im HR-Bereich im Kommen: Spesenbelege und Arbeitszeiten lassen sich mittlerweile bequem per Smartphone erfassen und der Employee Self Service (ESS) ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf Personaldaten.

Von: Marc-André Theytaz   Drucken Teilen   Kommentieren  

Marc-André Theytaz

Marc André Theytaz verantwortet bei ABACUS Research mobile Lösungen. Dazu gehören die Smartphone-Apps AbaClik und AbaTrak.


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Der heutige Workflow

Um Arbeitsprozesse effizienter zu organisieren, gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitenden heute nicht nur einen sicheren internen, sondern vermehrt auch einen externen Zugriff auf Firmendaten. Modernste ERP-Systeme sind in der Lage, nahtlos mit Mobilgeräten wie Smartphones und Tablet-Rechnern zu kommunizieren sowie neue und schlankere Prozesse zu realisieren. Zu verdanken ist dies der enormen Leistungskapazitäten der neuen Geräte. Moderne Smartphones sind bedeutend leistungsfähiger als etwa der Cray-Supercomputer, der ab Mitte der 1970er Jahren den Teilchenbeschleuniger des CERN gesteuert hat, oder die High-end-PCs, die in den 90er-Jahren komplexe Grafikaufgaben erledigt haben.  

Der wirklich grosse Unterschied zu den früheren Rechnern liegt jedoch in der Mobilität. Die intelligenten Handys passen in jede Tasche und stehen jederzeit und überall zur Verfügung. Deshalb wechseln immer mehr Anwender zu mobilen Geräten. Wurden vergangenes Jahr weltweit rund 1,4 Milliarden Smartphones abgesetzt, sollen es laut dem aktuellen Ericsson Mobility Report in fünf Jahren 6,1 Milliarden sein. Entsprechend dürften auch die Bedürfnisse nach adäquaten Anwendungen steigen, zumal in einigen Jahren eine völlig neue Generation von Nutzern in die Unternehmen eintreten wird. Jüngere Generationen beziehen heute die IT-Anwendungen für ihren Alltag fast nur noch über Tablets oder Smartphones.

Apps für den Arbeitsalltag

Bereits Ende 2014 etwa hat der Durchschnittsschweizer laut einer Studie von UPC Cablecom bereits rund 40 Apps auf seinem Smartphone geladen. Neben populären Lösungen wie Whatsapp, Facebook, SBB oder Meteo Swiss sind vermehrt mobile Lösungen anzutreffen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehören vermehrt auch Apps für Zugriffe auf betriebswirtschaftliche Unternehmenslösungen. Indem sie die Vorteile der Mobilgeräte und einer ERP-Software optimal miteinander kombinieren, ermöglichen sie in Echtzeit und ohne Medienbrüche Einsichten, Eingaben und den Abgleich von Geschäftsdaten. Nacherfassungen im Büro können dabei vermieden und somit die Effizienz gesteigert werden.

Solche Apps funktionieren Hand in Hand mit den Standardlösungen für die Projektverwaltung, das Service- und Vertragsmanagement, die Finanzen und spezialisierten Branchenlösungen wie etwa jene für den Treuhänder, die Immobilienverwaltung, das Baugewerbe, das Gesundheitswesen oder die öffentliche Verwaltung. Der CEO von ABACUS Research, Claudio Hintermann, geht beispielsweise davon aus, dass die Entwicklung solcher mobiler Lösungen der einzig gangbare Weg ist, um in Zukunft weiterhin erfolgreich Business Software-Lösungen im Schweizer Markt anzubieten.

Es gehört zu fortschrittlichen Strategien, einerseits den Anwendern immer mehr Aufgaben abzunehmen, andererseits diese dort erledigen zu lassen, wo sie anfallen. Erste Resultate solcher Entwicklungen liegen für die Systeme iOS und Android in den App-Stores vor. Dank ihnen lassen sich zum Beispiel Spesenbelege und andere Quittungen fotografieren und umgehend organisieren. Auf Wunsch können diverse Leistungsarten, Projekt- und Arbeitszeiten oder Aktivitäten dazu erfasst werden. Anschliessend lassen sich diese Daten via E-Mail an den Treuhänder, den Vorgesetzten oder den Personalverantwortlichen verschicken und direkt mit Projekten in der Business Software synchronisieren. Dort stehen sie für die Weiterverarbeitung wie etwa in der Lohnbuchhaltung für die Spesenauszahlung zur Verfügung. Zudem gibt es Apps für die automatische Arbeitszeiterfassung. Mithilfe moderner Technologien wie Geofence oder RFID zeichnen sie automatisch auf, wenn jemand seinen Arbeitsplatz betritt oder verlässt.

ESS endlich auch für KMU

Dass Mitarbeitende online eigene personalbezogene Daten selber anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können, war bisher Personalabteilungen von Grossunternehmen vorbehalten. Mittlerweile ist dies dank neuartigen Apps auch für KMU möglich. Mobile Lösungen sorgen dafür, dass Smartphones zu einer Drehscheibe zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden werden, indem sie einen Selbstbedienungsdienst, den sogenannten Employee Self Service (ESS) enthalten, über den Mitarbeitende einen mobilen Zugriff auf eigene Personaldaten in der Business Software und deren Bewirtschaftung auf dem Smartphone erhalten. Auch Adress- und Zivilstandsänderungen sowie Absenzen können darüber gemeldet werden. Im Handumdrehen lassen sich Lohnabrechnungen oder Lohnausweise ebenso wie Unternehmensinformationen und -leitlinien auf die App eines Mitarbeitenden verschicken.  

Auf demselben Kanal können auch Genehmigungsprozesse durch eine mobile Visumskontrolle vereinfacht und beschleunigt werden wie etwa bei der Ferienplanung: Ein Mitarbeitender erfasst die Termine der von ihm geforderten Ferien direkt in der App auf seinem Smartphone, das an das Absenzenmanagement gekoppelt ist. Der Vorgesetzte erhält danach eine Aufforderung zur Freigabe und kann die beantragten Freitage genehmigen. Im Anschluss daran erfolgt die elektronisch konsolidierte und automatisierte Rückmeldung an die Personalabteilung. Allen Beteiligten steht ausserdem jederzeit die Übersicht über den aktuellen Feriensaldo zur Verfügung.

Effizientere HR-Prozesse

Ein solcher Service stelle eine Fortführung und eine gleichzeitige Erweiterung der klassischen Selbstbedienungsidee dar, stellen die Autoren der Diplomarbeit «Self-Service im HRM – Stolpersteine in der Umsetzung» der Fachhochschule Solothurn Nordwestschweiz fest. Damit würden Verwaltungsaufgaben weitgehend automatisiert und delegiert, ohne dass ein «Vermittler» aus der Personalabteilung aktiv werden müsste.  

Diese Entwicklung führt zu einer typischen Win-win-Situation: Laut einer von den Autoren zitierten Studie der Consulting- und IT-Services Firma Cedar würde sich dadurch einerseits die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in Unternehmen mit ESS um 50 Prozent steigern. Andererseits könnten diese Dienste Dank der Vereinheitlichung und der Standardisierung von Personalprozessen, der Automatisierung und Beschleunigung der Personaladministration sowie der Freisetzung nicht mehr benötigter Personalressourcen die Effizienz in den Firmen steigern und Kosten einsparen.

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