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Moderne Arbeitszeiterfassung: Zeit ist Geld

Eine moderne Arbeitszeiterfassungslösung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben und damit für ein Unternehmen ein notwendiges Übel. Sie bringt auch interessante Vorteile. Bei der Wahl einer passenden Lösung muss der Arbeitgeber rechtliche und organisatorische Vorgaben berücksichtigen. Hier einige praktische Tipps.

03.07.2020 Von: WEKA Redaktionsteam
Moderne Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz verlangt eine Arbeitszeiterfassung. Trotzdem wird die Arbeitszeit vielfach weder effizient noch mobil erfasst. Gesetzlich wird die Arbeitszeit wie folgt definiert: «Als Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat; der Weg zu und von der Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit.»

Pausen dienen dazu, sich zu verpflegen und zu erholen. Deshalb sind die Pausen um die Mitte der Arbeitszeit anzusetzen (z.B. von 12.00 bis 13.00 Uhr). Darf der Arbeitnehmer während der Pause den Arbeitsplatz nicht verlassen – etwa weil er den Telefondienst oder Empfang sicherstellen muss –, gilt die Pause als Arbeitszeit.

Überstunden vs. Überzeit

Überstunden sind Arbeiten, die die vertraglich festgelegte oder übliche Arbeitszeit übersteigen und dringend notwendig sind. Sie müssen zumutbar sein und können nur mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers mit Freizeit kompensiert werden. Eine schriftliche Wegbedingung der Kompensation ist möglich.

Dagegen definiert sich Überzeit als Überschreitung der Höchstarbeitszeit gemäss Arbeitsgesetz (ArG). Auch diese Mehrzeit muss notwendig und zumutbar sein. Überzeit kann im Einverständnis mit dem Arbeitnehmer kompensiert werden. Allerdings lässt sich deren Entschädigung nicht wegbedingen. Der Arbeitgeber muss die Überzeit überwachen und frühzeitig reagieren.

In der Verantwortung des Arbeitgebers

Die Arbeitszeiterfassung wird als Pflicht für die meisten Mitarbeitenden beschrieben. Doch dass dies auch wirklich geschieht, liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Die folgenden Informationen sind zu erfassen:

  • Personalien der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt des Arbeitnehmers
  • Dauer und Lage der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, Überzeit (von/bis)
  • Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
  • Ruhe- oder Ersatzruhetage, sofern diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
  • gesetzlich geschuldete Lohn- und/oder Zeitzuschläge

Personen mit höherer leitender Tätigkeit lassen sich von der Arbeitszeiterfassung ausschliessen. Diese Arbeitskräfte verfügen über weitreichende Entscheidungsbefugnisse oder wirken nachhaltig auf das Unternehmen ein. Sie werden den selbstständigen Unternehmern gleichgestellt, weshalb ein Schutz durch das öffentliche Recht entfällt. Nicht ausgeschlossen sind hingegen die Vorschriften zum Gesundheitsschutz.

Schwerpunkte bei einer Arbeitgeberkontrolle

Gemäss Seco prüft dieses bei einer Kontrolle vorwiegend die folgenden Punkte:

  • grundsätzliche Informationen zur Arbeitszeit und deren Lage
  • Überzeit inkl. Kompensation oder Zuschlag
  • Einhaltung der gesetzlichen Mindestpausen
  • bewilligungspflichtige Arbeitszeiten (Nacht-, Sonntags-, Feiertagsarbeit)

Softwarelösungen für die moderne Arbeitszeiterfassung

Eine moderne Arbeitszeiterfassung ermöglicht dem Unternehmen, ineffiziente Prozesse zu optimieren oder zu standardisieren. Art und Ausprägung der erhältlichen Lösungen variieren:

  • integrierte Portallösung: Personalstammdaten, Absenzenmanagement, Bewilligungsprozesse für Arbeitszeit und Zulagen, Spesenerfassung, In- und Out-Zeiterfassung, Self-Service für Angestellte und Management sowie grafische Auswertungen für Vorgesetzte
  • mobile Lösung: Arbeitszeiterfassung und Spesenerfassung mit dem Smartphone
  • integrierte Lösung: Integration in die Lohnbuchhaltung mit Auszahlung von Spesen und Stunden, Bewertungen von Mehrzeiten und Ferienguthaben, Personaleinsatzplanung
  • gesetzeskonforme Lösung: differenziert zwischen Überstunden und Überzeit, kontrolliert die maximalen Arbeitszeiten und Einhaltung der Pausen, GAV-konform, optional zusätzliche Zeitkonti für Spezialfälle
  • automatisierende Lösung: Stempel mit Terminal oder Smartphone, Erinnerung für Einreichung von Arztzeugnissen oder Bagatellunfallscheinen

Antworten gesucht

Vor der Implementierung einer neuen Software braucht der Arbeitgeber Antworten auf Grundsatzfragen wie diese: Ist ein aktuelles Arbeitszeitreglement vorhanden? Sind darin Arbeiten im Homeoffice, Überstunden und Überzeit definiert? Wer muss die Arbeitszeit erfassen? Wer nicht? Wie sollen die Mitarbeiter die Arbeitszeit erfassen? Gibt es Spezialfälle? Wie sind zuschlagsberechtigte Arbeiten geregelt? Wer kontrolliert die Zeiterfassung? Wie wird das dokumentiert? Wie werden Sollzeiten der Teilzeitmitarbeitenden definiert? Welche Statistiken und Auswertungen werden mit der Zeiterfassung benötigt?

Sind die erwähnten Punkte einmal geklärt, müssen auch die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die erforderlichen Reglemente stimmen. Zum Beispiel werden mit einem Zeiterfassungssystem Daten gesammelt, die als besonders schützenswert gelten (etwa Krankheits- und Unfalltage, Arztbesuche oder Arztzeugnisse). Also ist auch dem Datenschutz Rechnung zu tragen.

Wird für die Einführung einer neuen Zeiterfassungslösung ein externer Partner beigezogen, sollte dieser nicht nur technisch, sondern auch arbeitsrechtlich versiert sein. Auf jeden Fall empfehlen wir, für ein solches Projekt genügend Zeit einzuplanen und systematisch vorzugehen. Wer eine neue Zeiterfassung einführt, braucht selber ausreichend Zeit, dies wird anhand einer Abbildung dargestellt.

Durch eine moderne Arbeitszeiterfassungslösung nimmt der Arbeitgeber nicht nur seine gesetzliche Verantwortung wahr, sondern kann auch den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Vor der Wahl der richtigen Lösung braucht er Klarheit darüber, wie er eine Reihe von arbeitsrechtlichen Vorgaben erfüllt. Für die Einführung lohnt sich ein Vorgehen in Schritten – mit genügend Zeit und mit dem passenden internen oder externen Knowhow.

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