Zeiterfassung: Darauf müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmende achten

Das Arbeitsgesetz regelt für die Arbeitnehmenden der unterstellten Betriebe auch die wöchentliche Höchstarbeitszeit, die Tages- und Abendarbeit, die Überzeitarbeit und die vorgeschriebene Ruhezeit. Das kantonale Arbeitsinspektorat überprüft stichprobeweise oder auf Anzeige hin, ob der Arbeitgeber die gesetzlichen Vorschriften einhält. Diese Regelungen und Kontrollen dienen dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmenden. Die Zeiterfassung hat daher nichts zu tun mit Misstrauen des Arbeitgebers. Gerade durch den heutigen Trend hin zur Flexibilisierung der Arbeitszeit, bei der die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verwischen, auch durch die Möglichkeiten der modernen Technologien, gewinnt dieses Anliegen an Bedeutung.

Gesetzliche Regelungen der Zeiterfassung

Nach dem Arbeitsgesetz und der Weisung des SECO bestehen 3 Kategorien von Arbeitnehmenden:

• Arbeitnehmende mit vollständiger Arbeitszeiterfassungspflicht
• Arbeitnehmende mit vereinfachter Arbeitszeiterfassungspflicht
• Arbeitnehmende ohne Arbeitszeiterfassungspflicht

Die vollständige Zeiterfassung ist grundsätzlich zwingend für alle Arbeitnehmenden, auf welche die Arbeits- und Ruhezeiten des ArG anwendbar sind. Davon kann auch nicht auf Wunsch der Arbeitnehmenden abgesehen werden. Dies betrifft Angestellte sämtlicher privater Unternehmen, mit Ausnahme von landwirtschaftlichen Betrieben, Gärtnereien, Fischereibetriebe und private Haushaltungen. Gemäss Art. 73 Abs. 1 ARGV 1 zu erfassen und gegenüber den Kontrollbehörden ausweisbar sein müssen:

• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen sowie
• die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunden und mehr.

Es muss für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Wie die Arbeitszeit erfasst wird, ist den Betrieben überlassen. Hier sind sowohl (elektronische) Stempeluhr-Lösungen, als auch unbürokratische Möglichkeiten zulässig. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren.

Regelung der Arbeitszeiterfassungspflicht

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassungspflicht gilt für Arbeitnehmende, die nicht Topkader sind, aber dennoch durch den ihnen gewährten grossen Ermessensspielraum in der Bewältigung ihrer Aufgaben die Arbeit weitgehend selber planen können und selbst entscheiden, wann sie arbeiten. Es sind dies Kaderleute mit Weisungsrecht, vollamtliche Projektleiter und Mandatsträger, je mit unterstellten Mitarbeitern und Ergebnisverantwortung. Diese müssen lediglich noch die Summe der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag erfassen. Verzichten solche Arbeitnehmende auf die vollständige Zeiterfassung, muss dies individuell und schriftlich mit dem Arbeitgeber vereinbart werden. In dieser Vereinbarung muss erwähnt sein, wie die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausen einzuhalten sind, dass Nacht- und Sonntagsarbeit grundsätzlich verboten sind (siehe Mustervereinbarung im Anhang). Zudem müssen jeweils Endjahresgespräche mit dem Arbeitgeber durchgeführt und dokumentiert werden, in welchen das Thema der zeitlichen Arbeitsbelastung besprochen wird. Auch hier gibt es keine Vorschriften, in welcher Form die geleisteten Arbeitsstunden dokumentiert werden.    

Keiner Arbeitszeiterfassungspflicht unterliegen Arbeitnehmende, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben, das heisst Topkader mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen und/oder der Möglichkeit, Entscheide von grosser Tragweite massgeblich zu beeinflussen. Die gesetzliche Definition dieser Gruppe von Arbeitnehmenden ist sehr eng gehalten. Auch die Rechtsprechung des Bundesgerichts dazu ist sehr streng.

Unternehmen, die dem ArG unterstehen, sind dafür verantwortlich, dass in ihrem Betrieb die Arbeitszeitvorschriften zwingend eingehalten werden. Entsprechend trifft sie eine umfassende Dokumentationspflicht, was durch das Arbeitsinspektorat stichprobeweise überprüft oder auf Anzeige hin untersucht wird. Werden Verstösse festgestellt oder wird eine Verfügung nicht befolgt, so macht das Arbeitsinspektorat den Fehlbaren darauf aufmerksam und verlangt die Einhaltung der nicht befolgten Vorschrift oder Verfügung. Leistet der Fehlbare dem Verlangen noch immer keine Folge, so erlässt das Arbeitsinspektorat eine entsprechende Verfügung, verbunden mit einer Bussenandrohung. Es kann die zur Herbeiführung des rechtmässigen Zustands erforderlichen Massnahmen treffen (Verwaltungszwang).

Missachtet der Arbeitgeber diese Verfügungen des Arbeitsinspektorats, kann dies von den Strafbehörden unter Umständen als Beweis gewertet werden, dass der Arbeitgeber vorsätzlich den Vorschriften über die Arbeits- und Ruhezeit zuwiderhandelt. Dann droht  Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen. Anzumerken ist hier, dass Bussen über CHF 5'000.—und Geldstrafen einen Eintrag in das Strafregister zur Folgen haben. Speziell zu beachten ist, dass bei juristischen Personen die direkt verantwortlichen natürlichen Personen strafbar sind, nicht das Unternehmen. Damit stehen vor allem HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungsmitglieder besonders in Verantwortung.

Zeiterfassung zum Schutz der Gesundheit

Mit Blick auf den immer stärker werdenden Trend der Flexibilisierung von Arbeitsmodellen und der Arbeitszeit, hin zur „Vertrauensarbeitszeit“ mutet die Pflicht zur Zeiterfassung beinahe als Relikt vergangener Zeiten an – aber nur vordergründig. In Zeiten der sich immer stärker verwischender Grenzen von Arbeit und Freizeit im Informationszeitalter steigen allgegenwärtig das Tempo, die Anforderungen, der Druck gegenüber den Arbeitnehmenden  und damit die Gefahr gesundheitlicher Folgen überhöhter Arbeitslast stetig.

Gerade der Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmenden ist Teil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Nach Art. 328 Abs. 1 OR hat dieser nämlich im Arbeitsverhältnis auf die Gesundheit der Arbeitnehmenden gebührend Rücksicht zu nehmen. Er hat zum Schutz von Leben und Gesundheit der Arbeitnehmenden die notwendigen Massnahmen zu treffen (Abs. 2). Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden nicht überfordern oder überanstrengen, nicht mit Arbeit so belasten darf, dass deren Gesundheit geschädigt oder gefährdet werden könnte. Ruhezeiten sind aber dringend nötig, nicht zuletzt mit Blick auf die stets zunehmenden Stresserkrankungen wie Burn-Out, Herz- Kreislauferkrankungen etc.

Die Arbeitszeitkontrolle macht damit durchaus Sinn, zum Vorteil der Arbeitnehmenden, aber auch zum Vorteil des Arbeitgebers, der ein Interesse an einer beständigen Arbeitsleistung der Arbeitnehmenden hat.

Aus diesen Gründen gilt: überprüfen Sie die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb und nehmen Sie gegebenenfalls die nötigen Anpassungen vor. Nicht nur im Hinblick einer möglichen Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat, sondern vor allem zum Wohle Ihrer Arbeitnehmenden und nicht zuletzt zum Vorteil Ihres Betriebes. Im Zweifel gilt: Eher mehr erfassen als zu wenig. In der Praxis am besten bewährt sich noch immer das klassische „Stempeln“ respektive die elektronische Zeiterfassung bei Beginn respektive bei Beendigung der Arbeit und bei unbezahlten Pausen sowie das Visieren lassen der Monatsauszüge durch die Arbeitnehmenden. Damit können die Arbeitnehmer verlässlich ihre geleisteten Arbeitszeiten kontrollieren und nachweisen und auch der Arbeitgeber kann die zeitliche Belastung seiner Angestellten überblicken und – wenn nötig – Massnahmen ergreifen. Nicht speziell hervorzuheben braucht dabei zu sein, dass sich Falschdeklarationen in keinen Fall lohnen, für den Arbeitgeber nicht, aber auch nicht für die Arbeitnehmenden.