05.05.2015

Zeiterfassungssystem: Sichere und effiziente Lösung

Die sicherste Lösung, um die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten, ist ein professionelles Zeiterfassungssystem. Die Rechtssicherheit ist jedoch lediglich ein positiver Nebeneffekt, da ein solches System vor allem viele Erleichterungen mit sich bringt.

Von: Peter Juchli   Drucken Teilen   Kommentieren  

Peter Juchli

Peter Juchli ist Systemberater beim Softwareunternehmen Siaxma, spezialisiert auf das Gebiet der Zeiterfassung.

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Zeiterfassungssystem

Heute arbeiten schätzungsweise zwischen 20 und 40 Prozent der Schweizer Unternehmen mit Zeiterfassungssystemen. Viele Firmen scheuen die Kosten einer Umstellung und setzen weiterhin auf das manuelle Erfassen der Arbeitszeiten. Auch Mitarbeitende sind elektronischen Systemen gegenüber teilweise kritisch eingestellt und fürchten sich vor der permanenten Überwachung. Dabei wird oft übersehen, dass Zeiterfassungssysteme eine Arbeitserleichterung für alle Beteiligten darstellen. Ein konzeptionell gut durchdachtes System hat sich in der Regel in kürzester Zeit amortisiert.

Weniger Aufwand für das HR

Ein Zeiterfassungssystem entlastet in erster Linie die Personalabteilung. Die Arbeitszeiten müssen nicht mehr mühsam zusammengetragen und abgetippt werden, vielmehr beschränken sich die Aufgaben auf Korrektur- und Administrationsfunktionen. Bei umfangreicheren Systemen finden die Mutationen der Zeiterfassung und die Verwaltung von Abwesenheiten, welche das Personalwesen nicht tangieren müssen, auf einer anderen Hierarchieebene statt. Somit können Aufgaben an Vorgesetzte und Mitarbeitende delegiert werden, was zu einer zusätzlichen Entlastung des HR führt.

Über die administrativen Vorteile hinaus sorgt ein Zeiterfassungssystem für mehr Transparenz für alle Beteiligten, da Fehler und Missverständnisse stark reduziert werden. Die Vermeidung von permanenten Rückfragen, Unstimmigkeiten oder unterschiedlichen Interpretationen sorgt für Klarheit und verhindert Streitigkeiten.

Viele Vorteile für Mitarbeitende

Die Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen ist somit lediglich ein positiver Nebeneffekt eines Zeiterfassungssystems. Die alleinige gesetzliche Argumentation kann tendenziell eher zur Ablehnung führen und das Vertrauen in Zeiterfassungssysteme mindern. Die manchmal anfangs bestehende Skepsis der Mitarbeitenden in Bezug auf die Kontrolle schwindet schnell, wenn die Mitarbeitenden die Vorteile erkennen. Deshalb ist es bei der Einführung wichtig, die Vorteile an die Mitarbeitenden zu kommunizieren.

Die Mitarbeitenden profitieren von einem gerechten Verfahren in Bezug auf effektiv geleistete Arbeitszeit. Ein unantastbares Festhalten von Überstunden und Überzeiten, besonders was die zuschlagspflichtigen Zeitzonen betrifft, schützt die Mitarbeitenden. Zudem fällt das lästige Notieren und Berechnen der Arbeitszeiten weg. Die Mitarbeitenden erkennen meist sehr rasch, wie bequem dieser Prozess vonstatten geht. Darüber hinaus wird dadurch der bewusste Umgang mit der Arbeitszeit und der Arbeitsleistung gefördert. So kann ein modernes Zeiterfassungssystem dazu beitragen die Selbsteinschätzung und Eigenverantwortung zu sensibilisieren.

Ein Zeiterfassungssystem bringt auch für die Vorgesetzten viele Vorteile mit sich. Die Planung und Koordinierung der Abwesenheiten, Ferien, Überstundenkompensation wird erleichtert, weil die aufwendige Vermittlung zwischen Mitarbeitern und Personalwesen entfällt. So profitiert letztlich das ganze Unternehmen. Es verfügt über ein ergänzendes Führungsinstrument dank übersichtlicher statistischer Auswertungen. Zudem erleichtert ein Zeiterfassungssystem die Umsetzung von flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Trotz all dieser Vorteile ist der Initialaufwand bei der Einführung des Zeiterfassungssystems nicht zu unterschätzen. Als Durchschnittswert für die Implementierung darf ein halbes Jahr als realistisch betrachtet werden. Der frühzeitige Miteinbezug der Mitarbeitenden in diesen Prozess ist ein wichtiger Faktor und verkürzt die Einführungsphase. Zudem müssen Vorgesetzte gut geschult werden.

Simple Bedienung fördert Akzeptanz

Ein zeitgemässes Zeiterfassungssystem beinhaltet eine einfach zu bedienende, übersichtliche Software, welche trotz Funktionsvielfalt ohne überfrachtete Masken auskommt. Je einfacher und verständlicher das System ist, desto höher die Akzeptanz der Benutzer. Die Benutzeroberfläche sollte einladend und freundlich wirken. Der Datenträger für die Registrierung am Zeiterfassungsterminal ist in der Regel ein Badge oder ein Schlüsselanhänger. Für die reine Zeiterfassung kann ein einfaches RFID-Verfahren angewendet werden. Sollte ein Ausweis jedoch auch für andere Anwendungen, wie eine Zutrittskontrolle, zum Einsatz kommen, lohnt sich eine weitsichtige Planung. Neben der Zutrittskontrolle spielt auch der bargeldlose Zahlungsverkehr eine immer wichtigere Rolle. Durch den Einsatz von Biometrie kann unter Umständen ganz auf einen Datenträger verzichtet werden. In der Schweiz herrscht gegenüber biometrische Varianten jedoch immer noch eine gewisse Skepsis.

Webterminals auf dem Vormarsch

Eine Webapplikation birgt den grossen Vorteil, dass die Software nur auf dem Server installiert ist. Die Bedienung erfolgt somit über einen Internet-Browser, wodurch Teilinstallationen auf Clients entfallen, welche erhöhte Administrationsaufgaben zur Folge haben können. Im Grunde genommen kann durch die Verwendung von Webterminals auf Zeiterfassungsstationen verzichtet werden, da das Ein- und Ausstempeln auch über einen Button auf dem PC oder dem Smartphone getätigt werden kann.

Mit der rasanten Entwicklung des Cloudund Hosting-Marktes haben diese Technologien auch bei Zeiterfassungssystemen Einzug gehalten. Die Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Lösung ist eine Frage des Sicherheitsanspruchs und der Unternehmensgrösse. Hinzu kommen die eigene IT-Infrastruktur und nicht zuletzt die persönliche Einstellung zu externem Webhosting. Bei erhöhten Anforderungen – wie etwa bei Schnittstellen zu Drittsystemen – können Cloud-Lösungen meist noch nicht mithalten. Bei geringeren Bedürfnissen und nicht allzu hoher Mitarbeiterzahl machen solche Systeme durchaus Sinn. Auf jeden Fall gilt hier ein sorgfältiges Abwägen unter Berücksichtigung der eigenen Umgebungsbedingungen.

Quelle: Dieser Beitrag ist eine gekürzte Fassung eines Artikels, der im April 2015 in der HR-Fachzeitschrift personalSCHWEIZ erschienen ist.  

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