01.10.2014

Überstunden Verjährung: Ein Fall aus der Praxis

Diffuse Entschädigungs-Regelungen für aufgelaufene Ferien- und Überstunden-Guthaben können für «Troubles» sorgen: Wenn ein austretender Mitarbeiter eine «saftige Forderung» in fünfstelliger Höhe präsentiert, weil er während Jahren – bemerkt oder unbemerkt – Überstunden geleistet hat, können daraus Komplikationen entstehen. Besonders dann, wenn die aufgestauten Saldi mehr als fünf Jahre zurückliegen und eine Überstunden Verjährung vorliegt. Nicht selten enden solche unerfreulichen Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht, manchmal sogar vor dem Bundesgericht. Dies gilt es zu vermeiden – durch klare Regelungen.

Von: Alex Müller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Alex Müller

Alex Müller war nach längeren Auslandaufenthalten als Personalverantwortlicher bei einer grösseren Bank und später als HR-Leiter einer psychiatrischen Universitätsklinik tätig, wo er reiche Erfahrungen in allen Sparten des Personalmanagements sammeln konnte. Heute arbeitet er als freier Fachautor und Publizist sowie als selbstständiger Berater von Führungskräften, mit Schwerpunkt Out-/Newplacement.

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Überstunden Verjährung

Heute möchte ich den Fokus auf die Problematik rund um die Überstunden Verjährung legen und Ihnen – stark verkürzt und aus Diskretionsgründen etwas verändert – aus meiner Beratertätigkeit für Neuorientierungen (Outplacements) kurz von einem Fall berichten, wo es ebenfalls um nicht abgegoltene Überstunden und nicht bezogene Ferientage ging. Erschwerend dazu kam, dass es um teils bereits um eine Überstunden Verjährung ging.

Arbeitsrechtliche Forderungen – darunter fallen auch geleistete Überstunden – verjähren gemäss OR, Art. 128, Ziff. 3 nach fünf Jahren seit ihrer Entstehung. Es liegt somit im Interesse der Unternehmen als auch der Mitarbeitenden, über eine längere Zeitspanne aufgelaufene Überstunden- und Feriensaldi rechtzeitig abzubauen bzw. abzurechnen; je länger die Guthaben aufgestockt werden, desto schwieriger wird eine spätere Kompensation, besonders im Fall einer Kündigung.

Die Verantwortung der Unternehmen

Zur Bewältigung eines ausserordentlichen Auftragseingangs und eines entsprechend höheren Arbeitsanfalls kann die Anordnung von Überzeit sinnvoll oder sogar nötig sein, immer mit dem Ziel, bei abflachender Konjunktur die Zeitguthaben wieder abzubauen. Anders verhält es sich, wenn einzelne Mitarbeitende – auch Vorgesetzte – sich selbst Überzeit «verordnen», weil sie chronisch überlastet sind. Hier sind die Chefs gefordert, um herauszufinden, wo die Quelle der chronischen Mehrarbeit liegt. Ist es der Mitarbeitende selbst, der alles an sich reisst, um seinen Status im Unternehmen gegen interne Konkurrenz zu festigen? Oder handelt es sich um einen waschechten Workaholiker, der sogar auf Ferien verzichtet und lieber ein Burnout in Kauf nimmt als seine (vielleicht zu kompetente) Stellvertreterin in seine Aufgaben einzuweihen? Oder ist es vielleicht ein pflichtbewusster und motivierter Mitarbeiter, dem zu viel aufgebürdet wurde und der sich nicht getraut, nach Unterstützung zu verlangen und sich durch chronische Überstunden völlig verausgabt?
Wie auch immer: In all diesem Fällen sind Sie als Personalverantwortliche, als Abteilungsleitende oder als Geschäftsführer in die Verantwortung eingebunden.

Möglichkeiten des Abbaus angesammelter Überstunden

Standortbestimmung/Qualifikationsgespräch mit der/dem Mitarbeitenden: Ursachenforschung

  • Arbeitsanalyse: Wo und wie fällt die Mehrarbeit an?
  • Innert welcher Frist wurde die chronische Überzeit gemeldet?
  • Hat die/der Vorgesetzte Unterstützung angeboten? Warum nicht?
  • Sofortlösung: Kompensation der angesammelten Überzeit durch Bezug entsprechender Ferien-/Freitage oder durch finanzielle Abgeltung
  • Änderung des Stellenprofils: bessere Arbeitsverteilung
  • Mehr Wertschätzung für die Arbeit des/der Mitarbeitenden
  • Bei fachlichen Lücken des Mitarbeiters: Gezielte Weiterbildung
  • Bei ungenügender Leistung und fehlendem Willen zur Verbesserung: Kündigung des Anstellungsverhältnisses

Es ist wichtig, die Ursachen für eine unverhältnismässige Anhäufung von Mehrarbeit nicht ausschliesslich beim «Überzeit-Täter» zu suchen, sondern auch bei der Arbeitsorganisation oder – warum nicht? - bei den Führungspersonen!

Überstunden Verjährung - Ein Fall aus der Praxis

Anlässlich eines Explorationsgesprächs im Rahmen meiner Beratungstätigkeit für Neuorientierungen/Outplacements berichtete mir ein Elektroingenieur FH folgendes: Seit mehr als sieben Jahren leiste er in unregelmässigen Abständen beträchtliche Überstunden, teils wegen Personalknappheit, teils wegen organisatorischer Unzulänglichkeiten innerhalb des Unternehmens. So habe man ihm schon lange versprochen, einen zusätzlichen Arbeitskollegen zu seiner Entlastung einzustellen, doch bis heute sei nichts geschehen. Er habe den bestimmten Eindruck, man wolle auf seine Kosten eine Stelle einsparen. Nun habe er endgültig «die Nase voll» und deshalb die Kündigung eingereicht. In seinem Beruf sei es nicht allzu schwierig, wieder eine Beschäftigung zu finden, denn es herrsche ein Mangel an Elektroingenieuren. Doch auf die ihm zustehende Entschädigung für seit langem aufgestaute Überstunden wolle er keinesfalls verzichten, umso weniger als er diese «fein säuberlich» und schriftlich festgehalten habe (allerdings ohne Visum des Arbeitgebers). Lieber gehe er vor das Arbeitsgericht, um seiner nach seinem Dafürhalten völlig berechtigten Forderung Nachdruck zu verleihen für die Überstunden Verjährung.

Die Krux einer unklaren Überstunden-Regelung

Die Krux an dieser Geschichte lag an der Überstunden-Abrechnung, die sich über mehrere Jahre (!!) erstreckte. Hier schieden sich die Geister. Der Arbeitgeber bescheinigte seinem bisherigen Mitarbeiter gute Leistungen, war aber nicht bereit, länger als fünf Jahre zurückliegende Mehrarbeit zu entschädigen. Auf meinen Anruf hin und meinem Hinweis auf die Kontroll- und Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers willigte der Personalleiter schliesslich ein, wenigstens die Hälfte der mehr als fünf Jahre zurückliegenden Mehrarbeit in Form von Zeit zu entschädigen. Dieser Kompromissvorschlag wurde auch von meinem Klienten akzeptiert. Damit konnte der Gang bezüglich Überstunden Verjährung vors Arbeitsgericht oder eine höhere Instanz mit ungewissem Ausgang vermieden werden.

…und die Moral der Geschichte

Eigentlich ist es nicht die Moral dieser Geschichte, sondern es sind die richtigen Konsequenzen, die daraus gezogen werden müssen. Beide Seiten haben im vorliegenden Fall grob fahrlässig gehandelt. Die Verantwortlichen des Unternehmens – darin natürlich eingeschlossen in erster Linie der Personalleiter – haben es unterlassen, klare Regelungen für Mitarbeitende und Kaderfunktionen im Umgang mit Überstunden aufzustellen. Damit haben sie dem Wildwuchs Tür und Tor geöffnet. Das Positive dabei: In der beinahe eingeklagten Firma wird die Schaffung eines einfachen, verständlichen und verbindlichen Leitfadens sofort an die Hand genommen, um künftig ähnliche Auseinandersetzungen mit unabsehbaren Folgen zu vermeiden.
Doch auch der Ingenieur, der sich bei mir Rat einholte, hat Fehler begangen. Er hat seine offenbar übermässige Arbeitsbelastung viel zu spät kommuniziert. Dabei hat er es unterlassen, auf die fehlenden personellen Ressourcen aufmerksam zu machen und Abhilfe zu verlangen. Stattdessen hat er sich offensichtlich darauf konzentriert, seinen Überzeitsaldo anzuhäufen. Ein sinnvolles Zeitmanagement sieht anders aus.

Fazit: Eine klare Regelung der Mehrarbeit lohnt sich sowohl für die Unternehmen (Gesamtverantwortung) als auch für jeden einzelnen Mitarbeitenden (Selbstverantwortung) um eine Überstunden Verjährung zu vermeiden.

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