23.08.2021

Ausbildungsvereinbarung: Diese Punkte gilt es zu beachten

Aus- und Weiterbildungsvereinbarungen im Arbeitsverhältnis sind eng mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen verzahnt. Der Vertragsfreiheit sind daher Schranken gesetzt. Dies zeigt sich beispielsweise im Verhältnis zwischen Ausbildungs- und Arbeitszeit sowie bei der Entlöhnung und dem Auslagenersatz. Ebenso beschäftigen Fragen, wie die Kostenrückerstattung bei einem Ausbildungsabbruch oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

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Ausbildungsvereinbarung

Aus- und Weiterbildung

Keine entscheidende Rolle spielt die an verschiedenen Stellen getroffene Unterscheidung zwischen Aus- und Weiterbildung (z.B. Art. 3 Weiterbildungsgesetz, WeBiG). Inhalt einer Ausbildungsvereinbarung können sowohl eine Aus- als auch Weiterbildung sein.

Der Unterschied liegt im Wesentlichen darin, dass die Ausbildung zur Berufsausübung befähigen soll, während die Weiterbildung der besseren Berufsausübung dient. Die Parteien einer Ausbildungsvereinbarung treffen diese Unterscheidung regelmässig nicht.

Vorliegend umfasst der Begriff «Ausbildung» auch jenen der Weiterbildung. Von diesem Beitrag ausgenommen sind Lehrverträge, auf welche die nachstehenden Ausführungen keine Anwendung finden.

Ausbildungen sind zu begünstigen

2017 trat das Weiterbildungsgesetz (WeBiG) in Kraft. Durch das WeBiG soll lebenslanges Lernen gefördert werden. Es nimmt sowohl die öffentlichen als auch privaten Arbeitgeber in die Pflicht, indem diese die Weiterbildung ihrer Arbeitnehmenden zu begünstigen haben (Art. 5 Abs. 2 WeBiG). Weiterleitende Konkretisierungen zur Umsetzung der Begünstigungspflicht durch die Arbeitgeber sind dem WeBiG nicht zu entnehmen. Diese finden sich in weiteren Gesetzen insbesondere dem Obligationenrecht aber auch in Gesamtarbeitsverträgen.

Ausbildungszeit und Arbeitszeit

Man stelle sich vor, ein Arbeitnehmer sei bei zwei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt. Für den einen Arbeitgeber muss er nun eine zeitintensive Weiterbildung antreten. Die Arbeitsstunden aus beiden Anstellungen überschreiten zusammen mit der Ausbildungszeit die durch das Arbeitsgesetz festgelegte Höchstarbeitszeit und auch die Ruhezeiten sind gefährdet. Müssen beide Arbeitgeber die Ausbildungszeit als Arbeitszeit beachten? Ja, das müssen sie.

Das Arbeitsgesetz will Arbeitnehmer in ihrer Gesundheit schützen und es tut dies beispielsweise durch wöchentliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Was nach dem Arbeitsgesetz als Arbeitszeit anzurechnen ist, gilt zwingend und kann vertraglich nicht geregelt werden.

Nach Arbeitsgesetz gilt die Ausbildungszeit dann als Arbeitszeit, wenn sie entweder vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder aufgrund der beruflichen Tätigkeit gesetzlich vorgeschrieben ist (vgl. Art. 13 Abs. 4 Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, ArGV 1). Dazu gehört auch die für das Lernen aufgewendete Zeit.

Fällt die Ausbildungszeit in die Nacht oder auf Sonntage, muss streng genommen auch die Bewilligungspflicht geprüft werden. Bestimmte Ausbildungen werden jedoch von der Bewilligungspflicht ausgenommen (vgl. Verordnung des WBF über die Ausnahmen vom Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit während der beruflichen Grundbildung, SR 822.115.4).

Mit der arbeitsvertraglichen Pflicht zur Lohnzahlung hat dies grundsätzlich nichts zu tun. Denkbar ist, dass eine Ausbildungsstunde arbeitsgesetzlich als Arbeitszeit zu berücksichtigen ist, aber gleichzeitig arbeitsvertraglich nicht entlöhnt werden muss. Im obigen Beispiel bedeutet dies, dass zwar beide Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit beachten müssen, aber nur der eine muss die Ausbildungszeit entlöhnen.

Lohn während Ausbildung?

Wann muss der Arbeitgeber die Ausbildungszeit mit Lohn entgelten? Arbeitsleistungen sind zwingend mit Lohn zu vergüten.

Die vom Arbeitnehmer aufgewendete Ausbildungszeit gilt dann als Arbeitsleistung, wenn sie entweder vom Arbeitgeber kraft seines Weisungsrechts angeordnet wurde oder wenn sie für die Ausführung der Arbeitstätigkeit notwendig ist. Es besteht dann auch eine Lohnfortzahlungspflicht, soweit der Arbeitnehmer beispielsweise krankheitshalber an der Ausbildung nicht teilnehmen kann (vgl. Art. 324a OR). Abhängig vom Arbeitsanfall müssen zusätzlich auch Überstunden vergütet und Zuschläge entrichtet werden.

Wesentlich ist, dass es den Parteien freisteht, den «Ausbildungslohn» zu vereinbaren und die gesetzlich vorgesehene Überstundenvergütung sowie deren Zuschläge wegzubedingen (nicht jedoch Überzeitentschädigungen nach ArG). Der Lohn kann tiefer sein als der im Arbeitsvertrag vorgesehene.

Nach der Lehre ist es sogar zulässig, den Ausbildungslohn als im übrigen Lohn inbegriffen zu vereinbaren. Nach hier vertretener Ansicht sollte dann aber der Interessenlage Rechnung getragen werden: Steht die Ausbildung im überwiegenden Interesse der Arbeitgeberin, sollte der Grundlohn mindestens derart angemessen sein, dass die Arbeitgeberin nebst der vereinbarten Arbeitsleistung zusätzlich auch die Teilnahme an einer Ausbildung erwarten durfte.

Nicht entlöhnt werden müssen demgegenüber bloss nützliche aber für die Durchführung des Arbeitsvertrags nicht erforderliche Ausbildungen, an denen der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch teilnimmt.

Im Einzelfall können sich Abgrenzungsschwierigkeiten zwischen erforderlichen und bloss nützlichen Ausbildungen ergeben. Es ist dann auf die Arbeitgebersicht abzustellen.

Für gesetzlich vorgeschriebene aber nicht arbeitsplatzspezifische Ausbildungen, trifft die Arbeitgeberin immerhin für eine beschränkte Zeit eine Lohnfortzahlungspflicht für die Zeit, in welcher der Arbeitnehmende seiner Arbeit nicht nachgehen kann (vgl. Art. 324a OR).

Anspruch auf Bildungsurlaub?

Ist die Ausbildung weder notwendig noch von der Arbeitgeberin angeordnet, dann muss sie in der Freizeit erfolgen. In den meisten Fällen überschneidet sich die Ausbildung mit der Arbeitszeit. Der Arbeitnehmer hat in solchen Fällen einen beschränkten Anspruch auf unbezahlten Urlaub (vgl. Art. 329 Abs. 3 OR). Die Gewährung von Freizeit entspricht zudem den Fürsorge- und Förderpflichten des Arbeitgebers (Art. 328 OR und Art. 5 Abs. 2 WeBiG).

Praxisgemäss ist dem Arbeitnehmer bis zu einer Woche unbezahlten Urlaub zu gewähren. Einzelne GAVs sehen ausserdem bezahlten Bildungsurlaub vor (z.B. L-GAV des Gastgewerbes).

Auslagenersatz

Ist die Ausbildung eine Arbeitsleistung, dann hat die Arbeitgeberin die notwendigen Auslagen zu ersetzen (vgl. Art. 372a OR). Kurskosten (Teilnahmegebühren, Kosten für Schulungsunterlagen etc.) sowie z.B. Reise- und Übernachtungskosten müssen von der Arbeitgeberin getragen werden.

Umstritten ist die Pflicht zum Auslagenersatz bei gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungen, da diese auch generell mehr der beruflichen Befähigung dienen könnten (z.B. Weiterbildungen von Ärzten) und nicht zwingend auf die tatsächliche Arbeitstätigkeit gerichtet sind. M.E. sind solche Auslagen zu ersetzen, soweit der Arbeitnehmer für die Arbeitgeberin in eben dem Beruf tätig ist, für den die Weiterbildung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Rückzahlungsvorbehalt

Ein Rückzahlungsvorbehalt muss im Voraus verabredet werden. Die Ausbildungsvereinbarung ist an kein Formerfordernis gebunden. Eine mündliche Vereinbarung genügt grundsätzlich. Von bloss mündlichen Vereinbarungen ist allerdings abzuraten.

Weiter muss die Vereinbarung die Ausbildungskosten sowie Umfang und Zeitpunkt der Rückzahlung präzise festlegen. Die Rückzahlung der Kosten ist nach etablierter Praxis degressiv auszugestalten, so dass der Arbeitnehmer spätestens nach Ablauf von drei Jahren nach Abschluss der Ausbildung von einer Rückzahlung befreit ist. Der Rückzahlungsvorbehalt darf für den Arbeitnehmer zudem kein übermässiges Kündigungshindernis darstellen, weshalb Lohn und Rückforderung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen müssen.

Grenzen der Rückzahlung

Grundsätzlich gilt: Was die Arbeitgeberin freiwillig leistet, kann Gegenstand einer Rückzahlungsklausel sein. Grundsätzlich keine freiwillige Leistung liegt vor, wenn die Ausbildung notwendig war oder angeordnet wurde.

Mit Blick auf Einarbeitungskosten sind sich Lehre und Rechtsprechung einig, dass diese nicht zurückgefordert werden können, weil die Einarbeitung auf die Bedürfnisse der Arbeitgeberin zugeschnitten ist und keinen verwertbaren Vorteil für den Arbeitnehmer mit sich bringt (z.B. Schulung für ein betriebsspezifisches IT-System).

Nun gibt es Konstellationen, in denen eine Ausbildung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist und dem Arbeitnehmer aber gleichzeitig Vorteile verschafft, indem er seine neu erlangten Kenntnisse später bei einer anderen Arbeitgeberin einsetzen kann. In der Regel werden solche Ausbildungen durch die Arbeitgeberin zudem explizit angeordnet. Hier besteht ein Dilemma:

Der Arbeitnehmer muss arbeitsvertraglich an der Ausbildung teilnehmen. Er erbringt somit eine Arbeitsleistung, die zwingend zu entlöhnen ist und deren Auslagen ebenfalls zwingend zu ersetzen sind. Was so als Lohn empfangen und als Auslage geleistet wurde, ist einer Rückzahlungsvereinbarung nicht zugänglich (vgl. Art. 323b Abs. 3 OR und Art. 327a Abs. 3 OR).

Gleichwohl schützt die Praxis Rückzahlungsvorbehalte, soweit der Arbeitnehmer in den Genuss eines Vorteils gelangt, den er auf dem Arbeitsmarkt verwerten kann. Dies ist allerdings nicht unumstritten und es wird vertreten, dass angeordnete oder notwendige Ausbildungskosten zwingende Leistungen sind und folglich nicht rückzahlbar sind.

Setzt die Anstellung hingegen eine Ausbildung voraus und muss diese nachgeholt werden, soll sich der Arbeitnehmer nicht über die Betriebsnotwendigkeit auf ein Rückzahlungsverbot berufen können. Dies gilt auch bei einem betriebsinternen Stellenwechsel.

Eine Rückzahlung mindestens des Lohns muss m.E. auch für eine nach Stellenantritt betriebsnotwendige Ausbildung möglich sein, vorausgesetzt das Interesse des Arbeitnehmers an der Ausbildung ist ungleich grösser als jenes der Arbeitgeberin. Diese Sicht verträgt sich dann auch mit dem Abredeverbot über die Verwendung des Lohns. Die Interessenlage muss jedoch anhand der konkreten Umstände beurteilt werden.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Wird das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der vereinbarten und von der Rückzahlung befreienden Zeitspanne aufgelöst, müssen die konkreten Umstände berücksichtigt werden:

Praxisgemäss trägt jene Partei, die einen begründeten Anlass zur Kündigung setzt, die negativen Folgen aus der Rückzahlungsvereinbarung. Führen z.B. schlechte Arbeitsleistungen zur Kündigung durch die Arbeitgeberin, muss der Arbeitnehmer die Ausbildungskosten zurückzahlen. Umgekehrt ist der Arbeitnehmer von Rückzahlungspflicht befreit, wenn er z.B. aufgrund einer Fürsorgepflichtverletzung kündigt.

Nicht erforderlich ist hingegen ein wichtiger Kündigungsgrund analog zur fristlosen Kündigung.

Die Rückzahlungspflicht fällt zudem dahin, wenn der Arbeitnehmer bei einer Betriebsübernahme den Übergang seines Arbeitsverhältnisses auf den neuen Arbeitgeber ablehnt (dem zustimmend Obergericht Zürich, LA100035, E. 2.c., Urteil vom 4. September 2011).

Abbruch oder Nichtbestehen

Bricht der Arbeitnehmer die Ausbildung ab oder besteht er die Prüfung nicht, ist eine Kostenrückerstattungspflicht zulässig.

Tipps

Es ist ratsam, Ausbildungsvereinbarungen schriftlich zu verfassen. Diese werden idealerweise mit einer Präambel versehen, worin detailliert der Hintergrund und die konkrete Interessenlage dokumentiert wird. Im Streitfall kann diese für die Vertragsauslegung von Bedeutung sein.

Vorsicht geboten ist mit Verweisen auf Reglemente: Vertragsbestandteil bildet stets nur die im Zeitpunkt des Vertragsschlusses massgebliche Fassung. Spätere Reglementsänderungen sind unbeachtlich.

Nebst einer präzisen Auflistung der Ausbildungskosten und Regulierung der Rückerstattung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sollte sich die Arbeitgeberin zudem mit Blick auf das Arbeitsgesetz einen Überblick über den zeitlichen Aufwand der Ausbildung verschaffen. Dazu können z.B. Kursunterlagen wertvolle Hinweise liefern.

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