23.09.2014

Mitarbeiterentsendung: So bereiten Sie die Entsendung richtig vor

Was ist zu beachten, damit Mitarbeitende auch im Ausland erfolgreich sind und langfristig dem Unternehmen erhalten bleiben? Fachleute gehen davon aus, dass jede dritte Entsendung scheitert. Bei der Auswahl und Vorbereitung von Mitarbeitenden, welche ins Ausland entsendet werden, sind einige Aspekte bedeutungsvoll. Folgender Beitrag informiert über die Aspekte einer erfolgreichen Mitarbeiterentsendung.

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Mitarbeiterentsendung

Integration und Reintegration

Integration:
Oftmals wechseln Mitarbeitende mit dem Lebenspartner oder einer ganzen Familie in ein Einsatzland. Somit müssen sich alle diese Personen im neuen Umfeld erfolgreich integrieren können. Es zeigt sich, dass gerade die Familie einen grossen Einfluss auf das Gelingen oder Scheitern eines Auslandeinsatzes hat. Zu beachten ist auch, dass heute meist auch die Partner berufstätig sein wollen.

Reintegration:
Wie wichtig die Reintegration im eigenen Unternehmen ist, zeigt die Tatsache, dass verschiedenen Studien zufolge bis zu 30 Prozent aller Expatriates innerhalb eines Jahres nach ihrer Rückkehr kündigen. Oftmals wechseln sie aufgrund ihrer im Ausland erworbenen Kenntnisse zur Konkurrenz und nutzen somit den Auslandaufenthalt als Sprungbrett. Vielen andern kann - so ist zu vermuten - die Firma nicht mehr ausreichend herausfordernde Aufgaben bieten. Es sind deshalb die Mitarbeitenden ins Ausland zu entsenden, bei welchen die Entwicklung globaler Führungsqualitäten auf einem langfristigen, individuellen Karriereplan beruht und bei welchen klar ist, welche Rolle als Keyplayer sie künftig im Unternehmen übernehmen sollen. Die Rückkehr von Mitarbeitenden aus dem Ausland ist somit genau so sorgfältig zu planen wie die Mitarbeiterentsendung selbst.

Die Vorbereitung einer Mitarbeiterentsendung

Die praktische Vorbereitung einer Mitarbeiterentsendung verlangt die Regelung resp. Organisation einer ganzen Palette von Punkten zur Unterstützung der entsandten Person:

  • Besichtigungsreise («Look and See Trip»)
  • Vertragliche Regelung der Mitarbeiterentsendung
  • Visa, Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
  • Haus – oder Wohnungssuche im Ausland
  • Vermietung des Hauses im Heimatland
  • Medizinische Untersuchung und Vorbereitung
  • Geeignete Schule für die Kinder
  • Arbeitsbewilligung und Stelle für den Lebenspartner oder die Lebenspartnerin
  • Sozialversicherungen und Pensionskasse
  • Krankenversicherung und Rücktransportversicherung
  • Versicherung gegen Entführung und Lösegeld-Erpressung
  • Abschluss von Sachversicherungen
  • Auto (Einfuhr, Verzollung, Kauf, Leasing)
  • Bankverbindung
  • Telefon-, Internet-, TV-Anschluss
  • Umzug
  • etc.

Entsendungsvertrag

In einem Entsendungsvertrag sind die Modalitäten der Mitarbeiterentsendung detailliert zu regeln, was späteren Konfliktpunkten und allfälligen Rechtsstreitigkeiten vorbeugt:

  • Generelle Zielsetzung der Entsendung
  • Funktionsbezeichnung
  • Ort der Entsendung
  • Voraussichtliche Dauer der Entsendung, Verlängerungs-, Verkürzungsmöglichkeit
  • Ziele und Arbeitsauftrag
  • Unterstellung im Heimatland und Einsatzland
  • Information und Kommunikation mit dem Stammhaus (Datenzugriff, Telefonkonferenzen, Berichte etc.)
  • Finanzielle Kompetenzen, Entscheidungsbefugnisse, Unterschriftsberechtigung
  • Anstellungsbedingungen (Arbeitszeit, Ferien, Feiertage, Kündigung etc.)
  • Wohnsituation, Umzugsmodalitäten
  • Sprachschulung im Heimatland und im Einsatzland
  • Unterstützung (Stellensuche für Ehepartner/in, Schule etc.)
  • Sozialversicherung (Fortführung der bisherigen Sozialversicherungen, neue Sozialversicherungen)
  • Berufliche Vorsorge (Fortführung, internationale Lösung)
  • Vergütung (Lohn und Abzüge, Kaufkraftausgleich, Zulagen, Auszahlungsmodus wie Salary Split etc.)
  • Steuerliche Konsequenzen, Besteuerungsmethoden, Kostenübernahme
  • Detaillierte Spesenregelung (Wohnungsauflösung, Einstellen von Hausrat, Umzug, Reisekosten, Anschaffungen im Einsatzland, Schulkosten, Fahrzeug, Wohnkosten, Nebenkosten, Kosten für Heimaturlaub/Home Leave, Kosten bei der Rückkehr, Pauschalspesen, Abrechnung, Spesen für Familienmitglieder etc.)
  • Vorbereitung der Mitarbeiterentsendung: Wer ist wofür verantwortlich?
  • Vorgehen bei der Rückkehr.
  • Funktion und Position nach der Rückkehr oder Hinweis auf Letter of Intent.
  • Anwendbares Recht im Streitfall.

Bei der finanziellen Regelung spielen eine ganze Reihe von Faktoren eine Rolle:

  • Lebenshaltungskosten («cost of living») im Aufenthaltsland
  • Inflationsrate im Aufenthaltsland
  • Wechselkurs
  • Besteuerung im Heimatstaat und im Aufenthaltsland
  • Sozialversicherungsregelung und damit verbundene Kosten
  • Länderspezifische Vergütungsstrukturen (z.B. Boni vs. Fixgehalt)
  • Mietkosten im Heimatstaat und im Aufenthaltsland
  • Möglichkeiten von Heimaturlaub
  • Umzugskosten, Kosten für die Einlagerung von Hausrat
  • Kosten für eine geeignete Schule für die Kinder
  • Split der Zahlungen zur Steueroptimierung

In der Regel übernimmt der entsendende Arbeitgeber den grössten Teil der entstehenden Mehrkosten. Die jährlichen Kosten der Mitarbeiterentsendung eines Mitarbeiters mit Kindern betragen erfahrungsgemäss rund das Zweieinhalbfache des Basisgehalts.

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