19.06.2020

Remobilisierung: Management der Erwartungen und Bedürfnisse in der Mitarbeitermobilität im Rahmen der neuen Normalität

Die Experten im Entsendungsmanagement von Crown World Mobility haben kürzlich – angesichts einer beispiellosen globalen Gesundheitskrise – Handlungsempfehlungen für Remobilisierungsaktivitäten veröffentlicht. Es gibt viele Aktivitäten, die Aufmerksamkeit erfordern, auch während der Phase der Reisebeschränkungen. Während sich die Regeln lockern, ist es wichtig, sich entsprechend auf die Remobilisierung vorzubereiten und diese zu bewältigen. Die Situation mit Covid-19 bleibt fliessend, ebenso wie die Prioritäten innerhalb der Global Mobility Branche. Die folgenden fünf Hauptüberlegungen helfen dabei, die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Zukunft der Mobilität internationaler Mitarbeitenden zu unterstützen:

Von: Marco Dilenge  DruckenTeilen 

Marco Dilenge

Marco Dilenge ist Regional Marketing Manager Europe, Middle East, Africa bei Crown World Mobility und deren Mutterunternehmen Crown Worldwide Group.

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Remobilisierung

1. Psychische Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Viele Global Mobility-Teams, ihre HR-Partner und externen Mobilitätspartner arbeiten eng zusammen, um Mitarbeiter und ihre Familien zu unterstützen, die bereits im Einsatz waren - oder kürzlich entsendet wurden bevor die Pandemie begann. Sie erleben derzeit ein besonderes Mass an Stress, Besorgnis und Heimweh. Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre Sachen zusammengepackt, sich von Freunden und Familie verabschiedet und sind in einem neuen Land angekommen, mit einer neuen Kultur und einer neuen Sprache. Möglicherweise haben Sie Kinder, die eine neue Schule besuchen. Wenn Sie einen Partner haben, hat dieser möglicherweise gerade eine Karriere hinter sich gelassen. Wenn Sie Grossfamilien und ältere Eltern haben, sind diese jetzt weiter entfernt und stehen aufgrund der Krise vor ihrem eigenen Stress und ihren eigenen Herausforderungen. Für diejenigen Mitarbeiter, die weniger als sechs Monate nach Beginn ihres Einsatzes oder ihrer Versetzung waren, befanden sie sich wahrscheinlich in der frühen Phase der Anpassung, als die globale Gesundheitskrise begann.

Selbst für gut etablierte entsandte Mitarbeiter gibt es immer noch viele potenzielle emotionale Belastungen. Lokale Gesundheitssysteme sind eventuell überlastet, Visa laufen möglicherweise bald aus, Familienmitglieder sind noch weit entfernt und viele sprechen die Landessprache nicht fliessend oder sogar nicht sicher.

Die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Bestandteil der Sorgfaltspflichtstrategie eines Unternehmens. Ein wichtiger erster Schritt zur Lösung von Problemen mit der psychischen Gesundheit im Global Mobility Programm besteht darin, das Stigma zu beseitigen. Die aktuelle Krise öffnet eine Tür zu diesen Gesprächen, weil ihre Auswirkungen universell sind. Die Förderung von Strategien zum Wohlbefinden der Mitarbeiter kann auch die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz fördern. Viele Unternehmen reagieren auf die Krise, indem sie einen zusätzlichen Schwerpunkt auf Wohlfühlprogramme legen, die Bewegung, Ernährung und Achtsamkeit sowie aktualisierte Varianten der Work-Life-Balance umfassen.

Strategien zur Beruhigung und Unterstützung Ihrer mobilen Mitarbeitenden

  • Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Über- und Unterkommunikation mit Ihren international tätigen Mitarbeitenden, indem Sie je nach individuellen Vorlieben (SMS, E-Mail, Telefonanrufe, Videokonferenzen) mehr als einen Ansatz verwenden. Einige Mitarbeitende geben an, dass mit Ihnen nicht ausreichend kommuniziert wird, andere haben Sorge vor übermässiger Kommunikation.
  • Sensibilisierung des Global Mobility Teams für psychische Gesundheitsprobleme, aber lassen Sie sie wissen, dass sie nicht die Experten sein müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team geschulte Fachkräfte empfehlen und sich darauf verlassen kann, wie sie in einem Mitarbeiterhilfsprogramm (EAP) oder über International SOS (ISOS) zu finden sind.
  • Bereitstellung von Informationen zur psychischen Gesundheit und zum Wohlbefinden aller Mitarbeitenden und ihrer Familien, damit jeder Informationen und Ressourcen zur Verfügung hat, wenn diese benötigt werden. Einige Unternehmen planen Webinare mit Präsentatoren für psychische Gesundheit und Wohlbefinden für ihre Assignees.
  • Entwickeln Sie ein Basisskript für Ihr Global Mobility Team und aktualisieren Sie es, wenn neue Informationen vorliegen, damit Ihr Personal im Auslandseinsatz eine ähnliche Nachricht erhält. Dies stellt sicher, dass es keine grossen Unterschiede gibt, wer während einer Krise welche Botschaft empfängt.

2. Proaktive Gespräche mit Geschäftspartnern

Die Begriffe „Pipeline“ und „Rückstand“ tauchen im Rahmen der Remobilisierungsdiskussion immer häufiger auf. Viele Global Mobility Teams konzentrieren sich auf den wachsenden Personalbedarf, um alle Arten von Aufgaben und Auslandstransfers zu erfüllen, sobald sich die Grenzen wieder öffnen und die Menschen reisen können. Unternehmensleiter prüfen derzeit zurückgestellte Projekte, unterzeichnete Verträge mit Kunden und offene Stellen, die darauf warten, besetzt zu werden. Diese erfordern die Verwendung von kurz- und langfristigen Einsätzen, Neueinstellungen, dauerhaften Transfers, Pendlern und Geschäftsreisenden. Für Mobility Teams ist es wichtig, proaktive Gespräche mit ihren Geschäftspartnern zu führen, um sicherzustellen, dass sie verstehen, dass bei einer Remobilisierung schneller Handlungsbedarf besteht. Autorisierungen können jedoch nicht alle am ersten Tag erfolgen.

Planen Sie regelmässige Gespräche

  • Sensibilisierung für die Herausforderungen eines „Rückstands“ in der Pipeline und Vereinbarung von Möglichkeiten, um, soweit möglich, voranzukommen und die Erwartungen zu verwalten.
  • Bitten Sie die Geschäftspartner, die offenen Stellen zu priorisieren, die besetzt werden müssen, und die erforderlichen Fähigkeiten zu ermitteln.
  • Überprüfen Sie die Mitarbeitenden, die sich derzeit in der Pipeline befinden, und stellen Sie sicher, dass Details erfasst werden, die sich auf die Bereitschaft zum Auslandseinsatz auswirken, einschliesslich Variablen wie Kombinationen von Wohnort, Familiensituationen, Bereitschaft für den Auslandseinsatz und Einwanderungsanforderungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre externen Partner im Vorfeld Ihrer internen Planung mit Geschäftspartnern auf dem Laufenden bleiben.
  • Einige Mobility Teams sprechen bereits davon, zukünftige Aufgaben von Fall zu Fall zu behandeln, da neue Komplexitäten und Variablen das „Go / No Go“ für einen Mitarbeiter bestimmen können.
  • Wenn sich die Pandemie geografisch verschiebt, bewerten Sie die Länder, die sich zu öffnen beginnen, um die Geschäftsbedingungen, die nationalen Richtlinien und die Verfügbarkeit von Umzugs- und Expat-Diensten an betroffenen Standorten zu bestimmen, einschliesslich der Qualität der verfügbaren medizinischen Versorgung, der Umzugslogistik, der Wiedereröffnung von Schulen, der Verfügbarkeit von temporären und permanenten Unterkünften, Preisanpassungen usw.
  • Überlegen Sie, ob die Nutzung von Geschäftsreisen und kurzfristigen Einsätzen möglicherweise vorübergehend verzögert werden muss, falls die Probleme mit der Anreise, potenzielle Quarantäne- und Gesundheitsrisiken in den frühen Phasen der Remobilisierung zu gross werden.
  • Treffen Sie sich mit Projektmanagern, um neue Zeitpläne für bevorstehende Übertragungen festzulegen.
  • Erstellen Sie eine Pipeline für Umzugswellen basierend auf den vielen Variablen, sodass jede Welle eine realistische Anzahl von Autorisierungen enthält. Halten Sie alternative Pläne bereit, falls Anpassungsbedarf besteht.

3. Einwanderungsplanung

Selbst unter normalen Umständen ist die Erlangung von Visa und Arbeitserlaubnissen bei der Planung internationaler Entsendungen von entscheidender Bedeutung. Der Zeitpunkt für die Einreichung von Unterlagen und die Bearbeitung von Anträgen ist nicht immer vorhersehbar. Wenn Sie sich jedoch auf einen Auslandseinsatz vorbereiten, bestimmen die Ausstellung des Visums und der Arbeitspapiere den Zeitpunkt für viele andere Schritte, einschliesslich der Ankunft des Mitarbeitenden am neuen Standort. Man könnte annehmen, dass während dieser Pandemie, während die Grenzen geschlossen sind und Reiseverbote bestehen, der Einwanderungsprozess zum Stillstand kommt, aber das Gegenteil ist der Fall. Immigration Teams aus der Mobility Branche informieren ihre Auftraggeber nahezu täglich über die Entwicklung länderspezifischer Richtlinien, Normen in Bezug auf Reisetätigkeiten innerhalb und ausserhalb der Grenzen sowie über Orte, an denen Regierungen Nachsicht und Verständnis für das Ablaufen von Visa und Genehmigungen zeigen (und auch wo dies nicht der Fall ist). Immigration Spezialisten kennen die Länder und Städte, in denen die Einwanderungs- und Arbeitsbehörden teilweise remote an der Bearbeitung von Anträgen arbeiten. Einige akzeptieren Online-Bewerbungen. Es ist wichtig, dass Unternehmen nach Möglichkeit Massnahmen ergreifen, damit sie nach der Wiedereröffnung der Grenzen und dem vollständigen Betrieb der Konsulate in vielen Fällen Zeit gespart und den Rückstand aufgeholt haben.

Schritte, die Sie mit Immigration Partnern unternehmen können, um den unvermeidlichen Rückstand zu vermeiden

  • Wenden Sie sich an professionelle Immigration Anbieter, damit diese mit der Bewertung der Fälle beginnen und Fallstrategien entwickeln können.
  • Sobald alle mit den Zeitplänen und Fallstrategien einverstanden sind, können HR und Global Mobility die Fälle einleiten, damit das Einwanderungsteam mit der Beschaffung von Unterlagen sowie mit der Vorbereitung und Erstellung von Dokumenten und Anträgen für die Einreichung bei den jeweiligen Arbeits- und Einwanderungsbehörden (soweit möglich) fortfahren kann.
  • Starten Sie die erste Phase des Arbeitserlaubnisverfahrens, z. B. die Einreichung von Petitionen bei den Arbeits- und Einwanderungsbehörden in Ländern, in denen dies zulässig ist.
  • Seien Sie versichert, dass Konsulate ihren Staatsangehörigen weiterhin Unterstützung und einige dringende Dienste leisten, auch wenn sie kein Visum ausstellen.
  • Beachten Sie, dass die Bearbeitungszeiten bei den Arbeits- und Einwanderungsbehörden unter normalen Umständen zwischen sechs Wochen und sechs Monaten liegen können. Der rechtzeitige Beginn dieses Prozesses mitsamt dem Papierkram kann während des Entscheidungsprozesses erheblich Zeit einsparen.

4. Mitarbeitende in der Entsendungspipeline

Mitarbeitende, die bereits weit im Entsendungsprozess waren, erleben wahrscheinlich einen „langen Abschied“. In einigen Fällen waren ihre Haushaltsgüter bereits versandt oder eingelagert worden, und die derzeitigen Arbeitsplätze waren mit Inkrafttreten der Reisebeschränkungen eingestellt worden. Tatsächlich haben diese Mitarbeitenden möglicherweise ihre neuen Rollen angetreten, obwohl sie sich noch an ihrem Heimatort befinden, und befinden sich daher in einem Status als „virtuelle Entsandte“.

Viele zusätzliche Massnahmen können bereits eingeleitet werden, während der Mitarbeitende wartet. Unter normalen Szenarien vor der Abreise besteht ein häufiges Hindernis für Mitarbeitende, welche Unterstützung und Vorbereitung auf einen internationalen Umzug in Anspruch nehmen, darin, dass einfach nicht genügend Zeit zur Verfügung steht. Durch die Umzugspause können einige Mitarbeitende und ihre Familien die Verzögerung nutzen, insbesondere durch Nutzung des zur Verfügung gestellten virtuellen Supports.

Virtueller High-Touch-Support

  • Interkulturelle Schulungen vor der Abreise werden von den meisten Anbietern praktisch angeboten. Es ist gut zu wissen, dass Strategien zum Wohlergehen von Mitarbeitenden und deren Familie, zur Anpassung und zum Umgang mit dem Stress eines Umzugs ebenfalls gängige Module in einem interkulturellen Schulungsprogramm sind. Es besteht die Möglichkeit, den neuen Standort, die Kultur, das Gesundheitssystem, das tägliche Leben und die Infrastruktur der Expat-Community im Voraus kennenzulernen. Dies kann dazu beitragen, die Unsicherheit und den Stress während des Wartens zu verringern.
  • Das Sprachtraining wird seit vielen Jahren in einem virtuellen Format angeboten und ist ein bewährter Bestandteil für eine sorgfältige Vorbereitung seitens der entsandten Mitarbeitenden.
  • Partnerunterstützung ist ein Service, der Begleitpartnern in Fällen von Paaren mit doppelter Karriere zunehmend zur Verfügung steht - Mitarbeitenden, deren Ehepartner / Partner eine Karriere hat, die wegen des internationalen Einsatzes oder Transfers unterbrochen oder unterbrochen wird. Dies ist ein weiteres Beispiel für eine Art von Support, die häufig erst mit der Ankunft am neuen Standort beginnt. Es gibt jedoch keinen Grund, warum Coaching und Support nicht im Voraus beginnen können, um sich vor der Ankunft einen Überblick über die Möglichkeiten auf dem lokalen Arbeitsmarkt zu verschaffen. Dieser proaktive Schritt kann auch die Angst vor dem Jobwechsel für den begleitenden Partner lindern.
  • Virtuelle Besichtigungen des zu transportierenden Hausrats waren bereits vor Covid-19 als Option verfügbar und bieten eine hervorragende Gelegenheit für Mitarbeitende, sich auf den Umzugstag vorzubereiten und ihre Güter entsprechend verpacken lassen möchten.

5. Global Mobility Teams

Für die vielen Global Mobility-Teams, die mit ihren Stakeholdern kommunizieren und sie unterstützen, während sie sich auf die Remobilisierung vorbereiten, ist es auch wichtig, sich auf ihre eigenen Teammitglieder, den Teamprozess und auf sich selbst zu konzentrieren. Es gibt auch eine Reihe von Änderungen und Neuausrichtungen, die für Mobility Programme, Richtlinien und Strategien berücksichtigt werden können. "Business as usual" wird anders sein.

Bleiben Sie stark und entdecken Sie neue Arbeitsweisen

  • Checken Sie miteinander ein und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre virtuelle Home Office Situation mit der aller anderen identisch ist. Während die Verwendung von Videos in Besprechungen durch ein Team zur Norm wird, denken Sie daran, dass es Tage und Momente geben wird, in denen sich Ihre Kollegen nicht kamerabereit fühlen, und das ist in Ordnung. Nehmen Sie gute Absichten an und geben Sie Menschen, die einen schlechten Tag oder einen schlechten Moment haben, die Möglichkeit, es erneut zu versuchen, sich zu entschuldigen oder einfach weiterzumachen.
  • Schaffen Sie neue Wege, um als virtuelles Team zu motivieren, zu gratulieren, zu feiern und Feedback zu geben. Fragen Sie bei den Teammitgliedern nach, wie es ihnen geht und nicht nur, was sie tun.
  • Dies ist möglicherweise ein guter Zeitpunkt, um die Tools, Richtlinien und die Infrastruktur Ihres aktuellen Mobility Programms zu bewerten. Eine Reihe von Unternehmen verbessern ihre Kommunikationsinstrumente, überprüfen und verbessern Richtlinien, ändern Prioritäten und Richtlinien, um ihrer aktuellen Situation gerecht zu werden. Beispiele hierfür sind die aufkommenden „temporären virtuellen Assignees“, die noch in ihrem Heimatland mit den Aufgaben beginnen, und die Einführung von „virtuellen Entsendungsrichtlinien”.
  • Wählen Sie eine Verbesserung im Bereich EX («Experience» - Mitarbeitererfahrung), Sorgfaltspflicht oder Diversity Mobility aus, um einsatzbereit zu sein.
  • Bereiten Sie sich angesichts der Krise auf mögliche Kostenanpassungen des Programms vor. Hat sich etwas geändert? Global Mobility Teams müssen die Erwartungen mit Geschäftspartnern verwalten.
  • Besprechen Sie mit der sich abzeichnenden Priorität der Sorgfaltspflicht und der Sicherheit der Mitarbeiter mögliche Änderungen bestehender Richtlinien in Bezug auf die Verwendung von Airbnb-Optionen und die Strategie zur Auswahl von DIY-Mitarbeitern im Vergleich zu geprüften Lieferketten, die hohe Standards gewährleisten.
  • Es gibt bestimmte typische Elemente einer Mobility Politik, die überprüft und nach der Krise aktualisiert werden müssen, darunter:
  • Medizinische Untersuchungen vor der Zuweisung, die heute in 75% der Richtlinien enthalten sind (gemäss der 2019 Studie von Crown World Mobility zu langfristigen Entsendungen). Bestehende Erkrankungen, die in der Vergangenheit weniger besorgniserregend waren, könnten heute mehr Bedeutung für die Entscheidung eines Mitarbeitenden haben, einen Entsendungsauftrag anzunehmen. Es kann ein Bewusstsein für neue Anforderungen an die medizinische Dokumentation für die Einwanderung entstehen.
  • Das Element, das persönliche Angelegenheiten abdeckt, wird heute nur in 17% der Richtlinien behandelt, ist jedoch ein Beispiel für eine kostenlose Möglichkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden zu helfen, Aktivitäten vor der Zuweisung zu verstehen, die es ihnen ermöglichen, beruhigter abzureisen und die Mitarbeiter zu ermutigen Testamente, Versicherungen und Rechtsdokumente in Ordnung zu bringen.
  • Der Krankenversicherungsschutz in der Police muss möglicherweise im Rahmen der Entscheidungsinformationen eines Mitarbeiters weitere Details zu medizinischen Programmen und Prozessen am Entsendungsort enthalten.
  • Viele Unternehmen haben in dieser Zeit weniger Personal beschäftigt. Überlegen Sie, wie sich dies auf Ihr eigenes Team sowie auf die globale Belegschaft ausgewirkt hat, die Ihr Team unterstützt. Muss der Personalabbau mit dem Talent-Team in Ihrer Organisation besprochen werden, um herauszufinden, wo Mobilität eine Möglichkeit ist, Personallücken zu schliessen?
  • Kommunizieren Sie regelmässig und helfen Sie dabei, realistische Erwartungen mit Ihren Mobility Partnern zu setzen. Diese Krise wirkt sich in vielerlei Hinsicht auf die Global Mobility Branche aus. Es gibt viele Unternehmen, Lieferanten und Partner, die hart daran arbeiten, ihr Geschäft am Laufen zu halten, die sich verändernden Kundenbedürfnisse zu erfüllen und ihre Mitarbeitenden sicher und gesund zu halten. Je mehr sie über Ihre Pläne wissen, desto besser können sie realistische Geschäftsstrategien entwickeln, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Wir sitzen alle im selben Boot!

Fazit

Niemand hat eine Kristallkugel mit genauen Daten und es gibt noch viele Unbekannte, aber der Rückprall kommt! Global Mobility nutzt die Zeit während dieser globalen Krise, um die international mobilen Mitarbeitenden zu unterstützen und sich proaktiv auf die Remobilisierung mit ihren zahlreichen Interessengruppen vorzubereiten. Während einige Unternehmen zweimal überlegen, ob sie kurze internationale Geschäftsreisen für Mitarbeitende sofort wieder aufnehmen sollen, gibt es nach dem Erfolg einer virtuellen Verbindung keine Anzeichen dafür, dass dies die Verwendung von kurz- und langfristigen Einsätzen und dauerhaften Transfers ersetzen wird. Es könnten viele Massnahmen ergriffen werden, um den aktuellen Bedarf zu decken und sich auf die Remobilisierung vorzubereiten. Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt, um mehr (statt weniger) zu kommunizieren und mit Empathie und Freundlichkeit zu führen. Es wird eine neue Normalität geben, und in einigen Fällen werden wir eine verbesserte, effizientere und besser vorbereitete Normalität finden.

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