Buchungsfälle der Quellensteuer: Das Wichtigste in Kürze
Remo Rutschi
Remo Rutschi hat mehrjährige Erfahrung als Treuhänder in verschiedenen Unternehmen. Seit 2004 ist er in der Rutschi + Partner AG tätig und begleitet diverse Gesellschaften im KMU - Bereich als Treuhand- oder als Revisionsstelle.
Revidiertes Quellensteuergesetz
Am 1. Januar 2021 trat die totalrevidierte Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über die Quellensteuer bei der direkten Bundessteuer sowie das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV über die Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern in Kraft. In diesem Zusammenhang gab es wesentliche Anpassungen. In diesem Kreisschreiben, wird im Detail das Konzept der "Quasi-Ansässigkeit" besprochen. Auch finden Sie über die "Internationalen Wochenaufenthaltern" und über die "faktischen Arbeitgeberschaft" wichtige Informationen. Die Bestimmungen im Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV kommen in allen Kantonen zur Anwendung. Teilweise präzisieren die einzelnen Kantone mittlerweile gewisse Ausführungen im erwähnten Kreisschreiben.
Je nach Situation mussten Sie zwecks Bestimmung des Quellensteuertarif bzw. Berechnung des satzbestimmenden Einkommens teilweise sensible Angaben der Mitarbeitenden beschaffen und geschützt ablegen. Dies bedingte in der Regel eine Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden, damit diese ihre Mitwirkungspflichten erkannten und erfüllten. Nun gilt es, diese zusätzlichen Daten aktuell zu halten und allfällige Änderungen (z.B. Zivilstand, Partnerschaft, Konkubinat, Konfession, Unterstützungspflicht, usw.) bei den Mitarbeitenden zu erfassen.
Wer ist von der Quellensteuer betroffen?
Es arbeiten Mitarbeitende im Unternehmen, deren Einkünfte der Quellensteuer unterliegen. Davon sind grundsätzlich folgende Personen betroffen:
- Für ausländische Mitarbeitende, die weder die Niederlassungsbewilligung C haben noch mit einer Person verheiratet sind, welche die Niederlassungsbewilligung C oder das Schweizer Bürgerrecht besitzt, und für einen Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz erwerbstätig sind;
- Für Mitarbeitende mit Ansässigkeit im Ausland, die als Grenzgänger, Wochenaufenthalter oder im Rahmen des internationalen Verkehrs für einen Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz erwerbstätig sind
Die Quellensteuer ist eine Sicherungssteuer, die den Mitarbeitenden direkte vom Bruttolohn bzw. Einkommen abgezogen wird. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die geschuldete Steuer an die Steuerbehörde abzuliefern und wird somit zum Steuerschuldner. Die Quellensteuertarife sind kantonal unterschiedlich und sollten regelmässig überprüft und im Lohnabrechnungssystem gegebenenfalls aktualisiert werden.
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Welche Posten sind mit der Quellensteuer abzurechnen?
Grundsätzlich sind sämtliche Lohnbestandteile inkl.:
- Lohn, Gratifikation, Boni, Mehrstunden etc.
- Familienzulagen
- Wegentschädigungen für den Arbeitsweg, regelmässige Essensentschädigungen
- Naturallohn (Essen zu den AHV-Ansätzen, Wohnung, Privatanteil Geschäftsauto)
- Lohnfortzahlung
- Pauschalspesen (soweit kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden)
mit der Quellensteuer abzurechnen. Eine Ausnahme bildet der Auslagenersatz (Spesen) und kleine Geschenke.
Die Auffassung, dass nur der AHV-pflichtige Lohn gemäss AHV-Merkblatt 2.01 mit der Quellensteuer abzurechnen wäre, ist somit falsch. Daher sind sämtliche Lohnarten zu prüfen und festzulegen, ob diese mit der Quellensteuer abzurechnen sind.
Da das Unternehmen Steuerschuldner ist und für eine korrekte Berechnung verantwortlich ist, liegt es in Ihrem Interessen, diese Zuweisung regelmässig zu überprüfen (mindestens 1x pro Jahr). Hier entstehen teilweise erhebliche Nachzahlungen, welche nicht mehr auf die Mitarbeitenden überwälzt werden können, da diese bereits ausgetreten oder nicht mehr auffindbar sind.
Buchungsfälle der Quellensteuer und Deklaration im Lohnausweis
Buchungsfälle der Quellensteuer in der Lohnabrechnung sind im Fremdkapital der Gesellschaft auszuweisen. Nachdem die Quellensteuer an das zuständigen Steueramt gemeldet wurde, erhält das Unternehmen eine Rechnung, um die in Abzug gebracht Quellensteuer zu überweisen. In der Regel gewährt das Steueramt dem Steuerschuldner einen Abschlag (Bezugsprovision) auf der Steuerrechnung.
Die Vorgänge lösen folgende Buchungsfälle der Quellensteuer aus:
Abzug der Quellensteuer gemäss Lohnabrechnung
Soll: Verbindlichkeiten Personal (Abrechnungskonto Löhne)
Haben: Kontokorrent Quellensteuer
Das Konto Quellensteuer ist den „übrigen kurzfristigen Verbindlichkeiten“ zuzuweisen.
Verbuchung der Bezugsprovision
Soll: Kontokorrent Quellensteuer
Haben: Quellensteuer
Das Konto Quellensteuer ist im Sozialversicherungsaufwand als Minusaktivkonto auszuweisen.
Die Bezugsprovisionen sind pro Kanton unterschiedlich. Daher führt die unvollständige Verbuchung von Bezugsprovisionen oft zu Abstimmungsdifferenzen im Zusammenhang mit dem Saldonachweis per Ende des Geschäftsjahres.
In Ziffer 12 des Lohnausweises ist der vom Bruttolohn in Abzug gebrachte Quellensteuerbetrag anzugeben. Der Totalbetrag muss mit den Abzügen in den Lohnabrechnungen übereinstimmen und darf nicht um die Bezugsprovision gekürzt werden.
