Arbeitszeugnis verfassen: Nichts geht über die Wahrheit
lic.iur. Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura ist selbstständige Rechtsanwältin und Partnerin bei Bürgi & Kriegers-Tejura Legal in Zürich. Sie ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Dozentin/Expertin bei Fachhochschulen, Höheren Fachschulen und Erwachsenenbildungsinstituten. Auf Anfrage führt sie auch betriebsinterne Schulungen zu arbeitsrechtlichen Themen durch.
Verfassen des Arbeitszeugnisses
Beim Verfassen des Arbeitszeugnisses für einen austretenden Arbeitnehmer aus der Privatwirtschaft gibt es verschiedene Aspekte, die aus rechtlicher Sicht beachtet werden müssen.
Nachfolgend werden einige Aspekte erörtert, die im Umgang mit Arbeitszeugnissen in der Praxis immer wieder Anlass zu Diskussionen geben. Selbstredend gibt es noch zahlreiche weitere Fragen, die sich im Zusammenhang mit einem Arbeitszeugnis stellen; dieser Artikel kann nur auf die wichtigsten Grundsätze und einige ausgewählte Punkte eingehen.
Das Zeugnis als Führungsinstrument
Um ein professionelles Arbeitszeugnis erstellen zu können, sollte der Werdegang desArbeitnehmers im Unternehmen hinreichendschriftlich dokumentiert werden. Eine aussagekräftige Beurteilung des Arbeitnehmers am Ende seiner Anstellung sollte basierend auf den folgenden Unterlagen möglich sein:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag/Stellenbeschrieb
- Periodische Mitarbeitergespräche (evtl. mitZielvereinbarungen)
- Zwischenzeugnisse
- Aktennotizen mit wesentlichen Ereignissen (bei Bedarf)
- Weiterbildungen, Beförderungen
- Disziplinarmassnahmen
Erfahrungsgemäss fehlen in zahlreichen Firmen manche dieser Unterlagen. Kleinere Firmen führen beispielsweise nicht regelmässig Mitarbeitergespräche durch und halten allfällige Unstimmigkeiten nicht schriftlich fest. Über Jahre hinweg werden entweder keine Zwischenbeurteilungen gemacht oder diese nicht schriftlich dokumentiert. Das erschwert die Erstellung des Arbeitszeugnisses und der Arbeitgeber kann kaum negative Äusserungen in das Arbeitszeugnis aufnehmen, da die entsprechenden Beweismittel fehlen. Deshalb kann der Arbeitnehmer in einem solchem Fall problemlos vor Gericht ein gutes Arbeitszeugnis einfordern.
Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
Der Arbeitnehmer kann von Gesetzes wegen jederzeit vom Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis verlangen, welches sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht (Art. 330a Obligationenrecht). Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis – ein sogenanntes Zwischenzeugnis – verlangen kann, aber auch kurz vor, bei und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Nach überwiegender Auffassung muss der Arbeitnehmer für das Zwischenzeugnis ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen. Daran sind aber keine allzu hohen Anforderungen zu stellen (z.B. Wechsel eines Vorgesetzten,Transfer im Betrieb, Weiterbildung,Stellenwechselabsichten etc.).
Praxistipp: Zwischenzeugnisse sind in der Gegenwart zu formulieren, und zwar auch dann, wenn bereits feststeht, dass das Arbeitsverhältnis enden wird. Ein Hinweis im Zwischenzeugnis auf das nahende Ende des Arbeitsverhältnisses ist grundsätzlich unzulässig.
Ist das Zwischenzeugnis verbindlich?
In der Praxis stellt sich oftmals die Frage, welche Konsequenzen es für das Schlusszeugnis hat, wenn sich der Arbeitnehmer nach der Ausstellung des Zwischenzeugnisses – insbesondere während der Kündigungsfrist – eines Fehlverhaltens schuldig macht. Zwischenzeugnisse sind grundsätzlich verbindlich, d.h. ein Unternehmen, das ein schlechteres Schlusszeugnis ausstellen will als das Zwischenzeugnis, hat diejenigen Tatsachen zu beweisen, die zur schlechteren Bewertung des Arbeitnehmers geführt haben.
Bei Fehlverhalten in der Kündigungsfrist muss geprüft werden, ob es sich dabei um ein relevantes, charakteristisches Verhalten handelt oder um eine einmalige, entschuldbare Entgleisung. Auf jeden Fall darf dem Verhalten während der Kündigungsfrist kein unverhältnismässiges Gewicht beigemessen werden. Selbstverständlich ist es jedoch geboten, den Mitarbeitenden vorgängig zu verwarnen und auf die möglichen Konsequenzen hinzuweisen.
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Inhalt des Arbeitszeugnisses
Eine Arbeitsbestätigung gibt bloss Auskunft über die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die ausgeübte Funktion. Ein Vollzeugnis hingegen soll qualifiziert Auskunft über die Tätigkeit, die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz geben.
Ein Arbeitszeugnis muss mindestens folgende Punkte enthalten:
- Personalien des Arbeitnehmers,
- die Bezeichnung des ausstellenden Arbeitgebers und dessen rechtsgültige Unterschrift samt Ausstellungsdatum,
- Beginn (gemeint ist der tatsächliche Arbeitsbeginn und nicht das Datum des Vertragsschlusses) und das rechtliche Ende des Arbeitsverhältnisses (nicht der letzte Arbeitstag),
- eine Auflistung der tatsächlich ausgeübten Funktionen/Tätigkeiten des Arbeitnehmers und deren Zeitdauer,
- eine aussagekräftige Bewertung der Leistung (Arbeitsqualität und -quantität) des Arbeitnehmers,
- konkrete Aussagen zum Verhalten des Arbeitnehmers.
Praxistipp: Der Beendigungsgrund ist dann notwendiger Bestandteil des Arbeitszeugnisses, wenn es zur Würdigung des Gesamtbildes (z.B. bei einer Kündigung wegen Veruntreuung) beiträgt. Ansonsten darf darauf verzichtet werden, es sei denn, der Arbeitnehmer möchte dies explizit erwähnt haben.
Grundsätze der Zeugniserstellung
Das Arbeitszeugnis muss wahrheitsgetreu, vollständig und klar, aber auch wohlwollend sein. Bei der Zeugniserstellung sind deshalb folgende Grundsätze zu beachten:
- Grundsatz der Wahrheit
Arbeitszeugnisse müssen in erster Linie inhaltlich richtig sein. Die dem Arbeitszeugnis zugrunde liegenden Tatsachen müssen objektiv wahr, d.h. für Dritte überprüfbar und feststellbar sein. Hervorhebungen gewisser Vorkommnisse sind zulässig, soweit sie repräsentativen Charakter haben. - Grundsatz des Wohlwollens
Um das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht zu erschweren, ist der Grundsatz des Wohlwollens zu beachten. Trotzdem muss der Arbeitgeber auch negative Leistungs- und Verhaltensaspekte von besonderer Wichtigkeit (und/oder deren Wiederholung) erwähnen. - Grundsatz der Vollständigkeit
Der Grundsatz der Vollständigkeit bewirkt, dass ein offensichtliches Fehlen von Aussagen über Leistung und Verhalten eines Arbeitnehmers als qualifiziertes Schweigen verstanden wird, d.h., dass der Leser annehmen muss, der Aussteller sei mit der erbrachten Leistung oder mit dem Verhalten nicht zufrieden gewesen. - Grundsatz der Klarheit
Gemäss dem Grundsatz der Klarheit muss ein Arbeitszeugnis allgemein verständlich sein. Entgegen der landläufigen Meinung sind in Zeugnissen zweideutige Formulierungen und Verklausulierungen – auch als «Codierung» bekannt – unzulässig.
Praxistipp: Das Arbeitszeugnis soll das berufliche Fortkommen der Arbeitnehmer fördern, dieses Wohlwollen hat seine Grenzen jedoch in der Wahrheitspflicht. Im Schweizer Arbeitsrecht gilt ausdrücklich: Wahrheit kommt vor Wohlwollen! Somit dürfen auch negative Tatsachen im Arbeitszeugnis Erwähnung finden, soweit sie für die Gesamtbeurteilung notwendig sind.
Erwähnung von Krankheiten
Die Frage, ob Krankheiten im Arbeitszeugnis zu erwähnen sind, sorgt in der Praxis häufig für Unsicherheiten. Das Bundesgericht (BGE 136 III 510) hat zu dieser Frage wie folgt argumentiert: Eine Krankheit ist nur dann zu erwähnen, wenn sie «einen erheblichen Einfluss auf Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers hat oder die Eignung zur Erfüllung der bisherigen Aufgabe infrage stellt und damit einen sachlichen Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses bildet.» Im erwähnten Bundesgerichtsentscheid war der Arbeitnehmer über ein Jahr lang arbeitsunfähig, bei Vertragsende noch immer arbeitsunfähig und eine Genesung war nicht absehbar. Unter diesen Umständen war der Arbeitgeber gemäss Bundesgericht gehalten, die Krankheit in einem qualifizierten Arbeitszeugnis zu erwähnen.
Ferner sind laut Bundesgericht längere Arbeitsunterbrüche in einem qualifizierten Arbeitszeugnis dann zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Vertragsdauer erheblich ins Gewicht fallen und daher ohne Erwähnung ein falscher Eindruck mit Bezug auf die erworbenen Berufserfahrungen entsteht. Massgebend ist immer der Einzelfall. Im Entscheid BGE 144 II 345 führte das Bundesgericht was folgt aus:
«Fällt die Dauer der Absenzen im Verhältnis zur Anstellungsdauer erheblich ins Gewicht, müssen sie im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Sind also Arbeitsunterbrüche zu erwähnen, weil andernfalls ein falsches Bild über die erworbene Berufserfahrung entstünde, dann gebieten es der Grundsatz der Vollständigkeit und das Gebot der Klarheit des Arbeitszeugnisses, auch die Gründe für die Abwesenheit (Krankheit, Mutterschaftsurlaub etc.) aufzuführen (E.5.3)."
Anspruch auf Berichtigung
Arbeitnehmer, die mit dem Arbeitszeugnis nicht zufrieden sind, können beim Gericht eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses klagen. In seiner Klage hat der Arbeitnehmer zu beantragen, welche Aussage des Arbeitszeugnisses abgeändert und wie diese Textpassage neu formuliert werden soll. Der Arbeitnehmer muss die Tatsachen beweisen, welche eine Änderung rechtfertigen sollen.
Im Entscheid (BGer 4A_270/2014 vom 18. September 2014) hielt das Bundesgericht fest, es genüge nicht, wenn der Arbeitnehmer fordere, das Arbeitszeugnis soll wie folgt formuliert werden: «Dont le contenu est conforme à la vérité.», was so viel bedeutet wie das Zeugnis müsse der Wahrheit entsprechen. Eine solch generelle Forderung genügt nicht in einem Zeugnisprozess, vielmehr ist vom Arbeitnehmer ein eigener Vorschlag zu präsentieren und mit der Klage einzureichen.
Der Arbeitgeber hat im Prozess Mitwirkungspflichten. Weigert sich der Arbeitgeber seinerseits, die geschilderten Sachverhalte zu belegen, kann das Gericht dies als Beweis dafür nehmen, dass die Position des Arbeitnehmers korrekt ist.
Anspruchsvolle Gratwanderung
Wie deutlich wurde, muss der Arbeitgeber beim Verfassen von Zeugnissen verschiedenste Grundsätze beachten. Die grösste Herausforderung dürfte es sein, das Arbeitszeugnis einerseits wohlwollend zu formulieren, dabei aber das Wahrheitsgebot nicht ausser Acht zu lassen. Stellt der Arbeitgeber aufgrund der Wahrheitspflicht ein negatives Arbeitszeugnis aus, kommt es nicht selten vor, dass ein Arbeitnehmer ein solches Arbeitszeugnis anficht und vor Gericht eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses verlangt. Dieses Spannungsfeld gilt es letztlich wohl auszuhalten, wollen wir nicht den bereits jetzt in vielen Rekrutierungsprozessen gehörten Satz zur Regel machen: «Arbeitszeugnisse sind eh nichts wert.»
